Do 31 maja 2010 r. trzeba przekazać odpisy na rachunek funduszu świadczeń socjalnych

Kwotę odpisu pracodawca ustala na podstawie planowanego zatrudnienia w całym 2010 r. Wysokość odpisu to odpowiedni procent przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej za II półrocze 2009 roku. Pełną kwotę, czyli 100 proc. środków na konto zfśś, pracodawca przekazuje do końca września danego roku. Natomiast na koniec roku, tzn. do 31 grudnia, pracodawca ma obowiązek dokonać korekty wcześniejszego wyliczenia stosownie do faktycznego, średniorocznego zatrudnienia.

Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w 2009 r. wyniosło 2716,71 zł, a w drugim półroczu roku poprzedniego - 2794,25 zł. Podstawę ustalania kwotowych wskaźników na fundusz stanowi kwota wyższa z tych dwóch podanych. Zatem podstawa naliczenia odpisu w 2010 r. wynosi 2794,25 zł.

Nie ma prawnych przeszkód, aby całość (100 proc.) środków wraz z naliczeniem odpisu przekazać od razu np. do końca maja na rachunek zfśs lub monitorować na bieżąco zmiany w stanie zatrudnienia i odpowiednio dostosowywać wartość środków pieniężnych na rachunku zfśs. W tym drugim przypadku pracodawca musi pamiętać o zachowaniu ustawowych terminów na dokonanie odpisu - graniczny termin ustawowy to 30 września. W końcu roku, tzn. do 31 grudnia, pracodawca dokonuje korekty przekazanych środków pieniężnych - w ślad za obowiązkiem wykazania faktycznego (wykonanego) średniorocznego zatrudnienia.

Naliczając odpis na zfśs w 2010 r. pracodawcy zatrudniający pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze, pracowników zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej oraz wykonujących pracę nakładczą (tzw. chałupników) przy naliczaniu odpisu powinni uwzględnić ubiegłoroczne zmiany w przepisach.

W praktyce, w wyniku wprowadzonych zmian, u niektórych pracodawców może ulec zmniejszeniu krąg osób uwzględnianych w przeciętnym zatrudnieniu stanowiącym podstawę dokonania odpisu na fundusz, a tym samym kwota środków pieniężnych przeznaczanych przez pracodawcę na prowadzenie działalności socjalnej. Zmiany wprowadziła nowelizacja art. 5 ust. 3 oraz ust. 7 ustawy o zfśs, która obowiązuje od 15 stycznia poprzedniego roku oraz wydania nowego rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zfśs.

Od 15 stycznia 2009 r. podwyższony - 50 proc. wskaźnik odpisu na fundusz na pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze, może być bowiem od tego dnia stosowany jedynie w stosunku do pracowników, którzy wykonują takie prace w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych. Chodzi tutaj o rodzaje prac, których wykonywanie po 31 grudnia 2008 r. uprawnia do wcześniejszego przechodzenia na emeryturę pomostową. Określa je załącznik nr 1 i nr 2 do ustawy o emeryturach pomostowych.

Jednocześnie do prac w szczególnych warunkach upra-wniających do emerytury z tytułu pracy w szczególnych warunkach, a więc także do naliczania podwyższonego odpisu na zfśs, należy zaliczyć prace górnicze wymienione w art. 50c ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Do definicji tych prac bowiem bezpośrednio odwołuje się art. 11 ustawy o emeryturach pomostowych, przewidujący prawo do emerytury pomostowej dla pracowników wykonujących prace górnicze. Prace te są zatem niewątpliwie pracami w szczególnych warunkach.

Pracodawcy prowadzący samodzielną gospodarkę finansową mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz albo zrezygnować z tworzenia funduszu - w drodze układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania (art. 4 ustawy o zfśs). Takie rozwiązanie zapewnia dostosowanie wysokości posiadanych przez pracodawcę środków zarówno do potrzeb załogi, jak i możliwości finansowych firmy.

Pracodawcy, u których określona grupa pracowników od 15 stycznia 2009 r. utraciła status pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze i może nie być uwzględniana w przeciętnym zatrudnieniu w celu naliczania zwiększonego odpisu, mogą wprowadzić podwyższony odpis w drodze zmiany układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, np. ustalając wskaźnik odpisu w wysokości 40 proc przeciętnego wynagrodzenia w stosunku do wszystkich pracowników.

Zakładowe odpisy na zfśs, niższe bądź wyższe od ustawowych, są uznawane za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu przepisów podatkowych (art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Dlatego też prawidłowe naliczenie odpisu jest warunkiem niezbędnym do uznania dokonywanych przez pracodawcę z tego tytułu wpłat na rachunek bankowy funduszu za tzw. koszt uzasadniony.

Pamiętać jednakże należy, iż zarówno zmiana układu zbiorowego pracy, jak i regulaminu wynagradzania wymaga zgody zakładowych organizacji związkowych, a gdy one nie działają - reprezentanta załogi (w przypadku regulaminu wynagradzania).

W ostatnim czasie z możliwości obniżenia wydatków na zfśś korzystają pracodawcy, którzy borykają się z problemami, będącymi skutkiem aktualnego kryzysu ekonomicznego i muszą obniżać koszty działalności firmy.

Pracodawcy zfśs tworzą z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej, planowanej na początku roku, średniorocznej liczby zatrudnionych u pracodawcy w przeliczeniu na pełne etaty, skorygowanej w końcu roku - do faktycznego (wykonanego) średniorocznego zatrudnienia.

Obowiązek tworzenia zfśs mają:

● pracodawcy prowadzący samodzielną gospodarkę finansową (w formie spółek, przedsiębiorstw, samodzielnych zakładów opieki zdrowotnej, spółdzielni, stowarzyszeń, itp.), zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania nie zrezygnowali z tworzenia funduszu,

● jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych - bez względu na liczbę pracowników (od 1 stycznia 2011 r. będą to jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe - zmiana art. 3 ust. 2 ustawy o zfśs została wprowadzona art. 20 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych),

● pracodawcy prowadzący samodzielną gospodarkę finansową i zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy nie wypłacają świadczeń urlopowych i zdecydowali o tworzeniu funduszu.

Zasad naliczania odpisu podstawowego na ogólnych zasadach nie stosuje się:

● do nauczycieli objętych przepisami ustawy - Karta nauczyciela - (odpis na tę grupę zawodową jest naliczany na podstawie art. 53 Karty nauczyciela),

● do pracowników publicznych szkół wyższych (wysokość odpisu określa art. 157 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym).

Nowe rozporządzenie w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych utrzymuje wprawdzie taką samą jak wcześniej metodykę ustalania przeciętnego zatrudnienia, jednak zawiera nowe rozwiązania, które w szczególności dotyczą zakresu podmiotowego rozporządzenia, tzn. osób uwzględnianych w przeciętnej liczbie zatrudnionych.

Nowe rozporządzenie przewiduje:

● utrzymanie dotychczasowej zasady obliczania przeciętnego zatrudnienia w roku, polegającej na zsumowaniu przeciętnych liczb zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i podzieleniu tej sumy przez 12.

Dla zachowania zasady współmierności odpisów w roku kalendarzowym metoda ta powinna także być stosowana w przypadku gdy pracodawca funkcjonuje niepełny rok kalendarzowy (nowy lub likwidowany pracodawca) lub nalicza odpis na niepełny rok kalendarzowy (odstępuje od naliczania odpisu w trakcie roku kalendarzowego w drodze układu zbiorowego pracy lub w regulaminie wynagradzania). Ten problem nie był uregulowany w poprzednim rozporządzeniu.

● w przeciętnym zatrudnieniu w celu naliczania odpisu na zfśs uwzględnia się pracowników w rozumieniu art. 2 kodeksu pracy, czyli wszystkie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę (na czas nieokreślony, na czas określony, na zastępstwo, na okres próbny, na czas wykonania określonej pracy), powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

Przyjęta zasada nie wyłącza pracowników przebywających na urlopach, w tym macierzyńskim, wychowawczym, bezpłatnym. Należy więc w przeciętnym zatrudnieniu uwzględnić wszystkich pracowników, z którymi nie rozwiązano stosunku pracy. Pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wykazuje się w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

Ustawowe zatrudnienie ma charakter pracowniczy oraz ustawowa definicja kręgu osób uprawnionych do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie obejmuje osób zatrudnionych na podstawie innych podstaw zatrudnienia niż pracownicze, dlatego nowe przepisy nie ujmują w przeciętnym zatrudnieniu osób zatrudnionych na podstawie umów agencyjnych oraz wykonujących pracę nakładczą. We wcześniejszym rozporządzeniu do liczby osób zatrudnionych byli wliczani nakładcy oraz osoby wykonujący pracę na podstawie umów agencyjnych.

● w przypadku odpisu na członków spółdzielni podstawę naliczenia odpisu powinna stanowić liczba członków spółdzielni na dzień naliczania odpisu, skorygowana zgodnie ze stanem w dniu 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.

Wynika to z art. 21a ustawy o zfśs, który przewiduje możliwość stosowania ustawy do członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną, jeżeli walne zgromadzenie spółdzielni tak zdecyduje, utrzymuje się dotychczasowy sposób ustalania liczby członków spółdzielni, na których jest naliczany odpis.

● w porównaniu ze stanem dotychczasowym, rozporządzenie nie określa kręgu osób wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, w stosunku do których stosuje się podwyższony - 50 proc. wskaźnik odpisu.

Regulacja ta, zgodnie z art. 44 pkt 1 ustawy o emeryturach pomostowych, została przeniesiona bezpośrednio do art. 5 ust. 3 ustawy o zfśs. Bezpośrednim skutkiem powiązania podwyższonego odpisu na zfśs z nowymi wykazami prac w szczególnych warunkach i prac o szczególnym charakterze, zawartymi w załącznikach nr 1 i nr 2 do ustawy o emeryturach pomostowych u wielu pracodawców zatrudniających pracowników wykonujących te prace jest zmniejszenie odpisu na fundusz. Wynika to ze zmniejszenia liczby rodzajów tych prac w przepisach o emeryturach pomostowych. Dokonując naliczenia odpisu podstawowego na tych pracowników, należy więc w końcu roku uwzględnić nowe wykazy stanowisk pracy, na których w danym zakładzie jest wykonywana praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu ustawy o emeryturach pomostowych. Pracodawcy mieli obowiązek przygotować specjalne, zakładowe wykazy tych prac do celów emerytalnych do końca 2009 r.

Na początku każdego roku pracodawca ustala planowaną na dany rok przeciętną liczbę zatrudnionych, którą w końcu roku (najpóźniej do 31 grudnia) powinien skorygować do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych za dany rok kalendarzowy.

Jeżeli np. na początku roku pracodawca wie, że będzie rozszerzać swoją działalność i w związku z tym planuje zatrudnić nowych pracowników, lub przeciwnie - w danym roku przeprowadzi redukcje zatrudnienia, to planując przeciętną liczbę zatrudnionych na dany rok, pracodawca powinien te dodatkowe okoliczności uwzględnić.

Przy zmniejszeniu liczby pracowników (pracownicy odchodzą z firmy z różnych powodów - przechodzą na emerytury, świadczenia przedemerytalne, są przekazywani do innych pracodawców, zwalniani z przyczyn dotyczących pracodawcy lub sami rozwiązują stosunek pracy) może się bowiem okazać, że na początku roku naliczono wyższą kwotę odpisu niż wynikałoby to ze zmian w stanie zatrudnienia w ciągu roku. Pracodawca może mieć wówczas kłopoty z obowiązkową korektą środków zfśs na koniec roku, jeżeli np. środki te wydał już w trakcie roku kalendarzowego na świadczenia socjalne.

Pracodawca przed naliczeniem wysokości odpisów powinien prawidłowo obliczyć przeciętny stan zatrudnienia w poszczególnych miesiącach. Następnie wynik zsumować i podzielić na 12. W taki sam sposób należy skorygować wykonanie średniorocznego zatrudnienia na koniec roku.

Pracodawca oblicza przewidywane, przeciętne stany zatrudnienia w poszczególnych miesiącach 2010 roku, przeliczając osoby niepełnozatrudnione na pełne etaty. Przy wyliczeniach można posługiwać się metodami statystycznymi: arytmetyczną, chronologiczną lub uproszczoną.

Wybór metody zależy od pracodawcy. Przy planowaniu na początku roku przeciętnego zatrudnienia pracodawca w miarę możliwości powinien uwzględnić ewentualne zmiany w zatrudnieniu w ciągu roku zarówno in plus lub in minus. Takie przewidywalne zmiany, które pracodawca powinien brać pod uwagę na początku roku, jest np. podział zakładu, połączenie z innym pracodawcą czy planowane zwolnienia grupowe.

Niepełnoetatowców należy "przeliczyć" na pełne etaty, czyli wykazać, jaką część pełnego etatu w rozumieniu kodeksu pracy oni zajmują. To w praktyce oznacza, że odpis na fundusz jest naliczany na przeciętną liczbę pełnych etatów, a nie na poszczególne osoby (tzw. stan ewidencyjny).

Przepisy rozporządzenia nie określają szczególnego sposobu obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach do celów naliczenia odpisu na zfśs. Rozporządzenie określa jedynie, że przy obliczaniu przeciętnej średniorocznej liczby osób zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.

Przy ustalaniu przeciętnej miesięcznej liczby osób zatrudnionych pracodawcy mogą posiłkować się metodami określonymi w załączniku do rozporządzenia w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych w programie badań statystyki publicznej na rok 2009.

Zgodnie z objaśnieniami do formularza Z - 06 (Dział 1. Zatrudnienie i wynagrodzenia) przeciętne zatrudnienie należy obliczać jako sumę przeciętnego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach podzieloną przez 12 - bez względu na to, czy zakład funkcjonował cały rok, czy też nie lub naliczał odpis na niepełny rok kalendarzowy (np. rezygnacja z naliczania odpisu w trakcie roku kalendarzowego).

Metodę obliczania przeciętnego zatrudnienia w miesiącu należy dostosować do sytuacji kadrowej w jednostce. I tak w przypadku dużej płynności kadr lub dużej liczby urlopów bezpłatnych należałoby stosować metodę średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu. Natomiast przy stabilnej sytuacji kadrowej przeciętne zatrudnienie w miesiącu można obliczyć metodą uproszczoną, tj. na podstawie sumy dwóch stanów dziennych (w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca podzielonej przez dwa lub metodą średniej chronologicznej, obliczanej na podstawie połowy stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15 dniu miesiąca podzielonej przez dwa.

Pracodawca w przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia pracowników. Oznacza to, że ustalając przeciętne zatrudnienie do celów socjalnych pracodawca powinien uwzględniać wszystkie osoby mające status pracownika w rozumieniu art. 2 kodeksu pracy, a zatem osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę (na czas nieokreślony, na czas określony, na okres próbny, na czas wykonania określonej pracy, na zastępstwo), powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

W przypadku rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną, jeżeli walne zgromadzenie spółdzielni postanowi stosować przepisy ustawy o zfśs do członków spółdzielni (art. 21a ustawy o zfśs). Podstawę naliczania odpisu na fundusz stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia za zfśs, skorygowana zgodnie ze stanem na 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.

Do liczby zatrudnionych nie należy wliczać pracowników tymczasowych, dla których dany pracodawca jest jedynie użytkownikiem.

@RY1@i02/2010/097/i02.2010.097.168.0010.001.jpg@RY2@

Wysokość odpisów na zfśs w 2010 r.

@RY1@i02/2010/097/i02.2010.097.168.0010.002.jpg@RY2@

Przykład: Korekta roczna naliczonego odpisu

Pracodawca zaplanował, że w 2010 r. średniomiesięcznie będzie zatrudniać 115 pracowników, w tym:

● 75 pracowników w normalnych warunkach w pełnym wymiarze czasu pracy i 10 pracowników na pół etatu - co w sumie daje 80 pełnych etatów (pe) [75 pe + (10 x 1/2 etatu)],

● 25 pełnoetatowców - wykonujących pracę w szczególnych warunkach pracy według załącznika nr 1 do ustawy o emeryturach pomostowych,

● 10 pracowników legitymujących się umiarkowanym stopniem niepełnosprawności na 1/2 etatu - czyli 5 etatów (10 x 1/2 etatu),

● 5 pracowników młodocianych w drugim roku nauki, których nie przelicza się na pełne etaty i nie uwzględnia się w przeciętnym zatrudnieniu.

Ponadto pracodawca dokonuje zwiększenia funduszu na 10 byłych pracowników zakładu, będących emerytami.

na podstawie powyższych danych wstępne naliczenie odpisu na zfśs w 2010 roku przedstawia się następująco:

● zatrudnieni w normalnych warunkach:

● wykonujący prace w szczególnych warunkach:

● osoby o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności:

(pracodawca skorzystał z możliwości zwiększenia odpisu na każdą osobę niepełnosprawną o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia stanowiącego podstawę naliczenia odpisu na 2010 rok)

● młodociani:

● byli pracownicy będący emerytami:

Kwota wstępnego naliczenia funduszu na cały rok, to po zsumowaniu powyższych wyliczeń - 128 325,75 zł

Do 31 maja 2010 r. na konto zfśs powinno trafić co najmniej 75 proc. odpisu naliczenia (tzn. 96 244, 31 zł).

Jadwiga Stefaniak

dgp@infor.pl

specjalista prawa pracy

Art. 2 pkt 2, art.3, art. 5, art. 6, art. 7, art. 12 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 168 ze zm.) - uchylone z dniem 17 marca 2009 r.

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349) - obowiązujące od 18 marca 2009 r.

Obwieszczenie prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 19 lutego 2010 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2009 r. i w drugim półroczu 2009 r. (MP nr 10, poz. 104).

Załącznik nr 1 i nr 2 do ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656).

Art. 50c ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 z późń. zm.).

Art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Art. 23 ust. 1 pkt 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307).

Art. 20 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1221).

Art. 53 ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela - t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 118, poz. 1112 z późn. zm.).

Art. 157 ustawy z 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. nr 164, poz. 1365 z późn. zm.).

Załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 5 maja 2009 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych w programie badań statystyki publicznej na rok 2009 (Dz.U. nr 85, poz. 717 z późn. zm.).