Wpłaty należy udokumentować

Pracodawca, który ustalił, że dotyczy go obowiązek wpłat, musi zarejestrować się w PFRON.

W tym celu powinien wypełnić deklarację DEK-Z (jeżeli jest zobowiązany do wpłat na podstawie art. 21, art. 23, art. 31 ust. 3 lub art. 33 ust. 4a lub 7 i 7a u.r.z.o.n.) albo informację INF-1-Z (jeżeli jest zwolniony z wpłat na podstawie art. 21 ust. 1, 2a, 2b lub 2e u.r.z.o.n.). Dokumenty te pełnią rolę dokumentu zarówno zgłoszeniowego, jak i aktualizacyjnego (w przypadku zmiany danych ewidencyjnych).

Ostemplowane i podpisane dokumenty zgłoszeniowe wraz z ewentualnymi pełnomocnictwami należy przesłać na adres centrali PFRON, wskazany w części informacyjnej tych dokumentów. Do dokumentów zgłoszeniowych DEK-Z i INF-1-Z należy dołączyć potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie posiadanych dokumentów stwierdzających dane ewidencyjne, tj. odpowiednio: wypisu z KRS, zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, uchwały o utworzeniu jednostki, akt założycielski jednostki, zaświadczenie REGON oraz decyzja o nadaniu NIP.

Na podstawie przesłanych dokumentów pracodawcy zostaje nadany numer w rejestrze PFRON. Rejestracja ta umożliwi także zarejestrowanie się w systemie e-pfron, służącym do przesyłania deklaracji i informacji. Szersze informacje na temat rejestracji i obsługi tego programu można znaleźć na stronie: www.pfron.org.pl i www.e-pfron.pl

Dokumenty zgłoszeniowe wraz z informacją o nadaniu numeru w rejestrze PFRON należy przechowywać do czasu przedawnienia się zobowiązania z tytułu wpłaty zadeklarowanej w ostatniej złożonej deklaracji, w której wykorzystano dane rejestracyjne lub numer w rejestrze PFRON.

Zasadniczo terminy uiszczania poszczególnych wpłat na PFRON są tożsame z terminami składania deklaracji dotyczących tych wpłat. Przypadają one na 20. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące obowiązek wpłat (jest to także termin złożenia informacji INF-1 przez pracodawców zwolnionych z wpłat, o których mowa w art. 21 u.r.z.o.n.), a więc 20. dnia miesiąca następującego po miesięcznym okresie sprawozdawczym, w którym:

● pracodawca osiągał niższe przeciętne miesięczne wskaźniki zatrudnienia osób niepełnosprawnych od wymaganych (w przypadku wpłat, o których mowa w art. 21 u.r.z.o.n.),

● ZPCh skorzystał ze zwolnienia (wpłaty z art. 31 u.r.z.o.n. i art. 38 u.p.d.f. - por. wyrok NSA z 27 lutego 1996 r., SA/Po 1556/95, LEX nr 26773),

● ZPChr utracił taki status, był w likwidacji, upadłości albo został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej (wpłaty z art. 33 ust. 7 i 7a u.r.z.o.n.),

● ujawniono niezgodne z ustawą przeznaczenie środków zakładowego funduszu rehabilitacji lub niedotrzymanie terminu wpłaty środków ZFRON na rachunek bankowy tego funduszu (wpłaty z art. 33 ust. 4a u.r.z.o.n.).

Inaczej jest w przypadku wpłat, o których mowa w art. 23 u.r.z.o.n. Termin uiszczenia tych wpłat przypada w dniu rozwiązania umowy o pracę z niepełnosprawnym pracownikiem, dla którego terminowo nie zaadaptowano środowiska pracy. Deklarację DEK-W można natomiast złożyć później, tj. w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozwiązania umowy o pracę z tym pracownikiem.

Dokumentowanie terminowości złożenia dokumentów może odbywać się za pomocą systemu e-pfron albo poprzez przechowywanie odpowiednio potwierdzonych lub opisanych kopii tych dokumentów.

W celu wykazania terminowości uiszczania wpłat niezbędne jest przechowywanie dowodów wpłat lub możliwość wygenerowania elektronicznego potwierdzenia transakcji (w okresie, w którym dane zobowiązania z tytułu wpłat nie uległy jeszcze przedawnieniu).

Pracodawca powinien także wykazać, że składał właściwy dokument dotyczący wpłat. Oznacza to konieczność przechowywania dokumentów potwierdzających, że należał do określonej grupy pracodawców. Poniższa tabela prezentuje rodzaje obowiązków sprawozdawczych dla poszczególnych pracodawców.

Do najistotniejszych danych przekazywanych do PFRON należą te o stanie zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Wykazuje się je w deklaracjach DEK-I-0, DEK-I-a, DEK-I-b i DEK-II oraz w informacjach INF-1.

Dane dotyczące stanu zatrudnienia ogółem w deklaracjach DEK-I-0, DEK-I-a i DEK-I-b oraz w informacjach INF-1 ustala się na podstawie art. 21 ust. 1 i 5 u.r.z.o.n. Natomiast zatrudnienie wykazywane w DEK-II dodatkowo uwzględnia niepełnosprawnych wykonawców pracy nakładczej, o których mowa w art. 28 ust. 3 u.r.z.o.n.

Dane dotyczące osób niepełnosprawnych obejmują wyłącznie osoby, których niepełnosprawność została potwierdzona orzeczeniem o niepełnosprawności (art. 4a u.r.z.o.n.) albo orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności (art. 3 u.r.z.o.n.) bądź orzeczeniem traktowanym na równi z takim orzeczeniem (art. 5 lub art. 62 u.r.z.o.n.).

Poniższa tabela wskazuje, w jaki sposób należy interpretować poszczególne rodzaje orzeczeń traktowanych na równi z orzeczeniami o stopniu niepełnosprawności.

Katalog dokumentów potwierdzających niepełnosprawność w rozumieniu u.r.z.o.n. jest zamknięty.

O ile decyzje rentowe są wydawane odpowiednio po wydaniu przez lekarza orzecznika ZUS orzeczeń, o których mowa w art. 5 u.r.z.o.n., to same nie potwierdzają niepełnosprawności w rozumieniu tej ustawy. Natomiast wyroki dotyczące decyzji rentowych mogą modyfikować skutki prawne orzeczeń lekarza orzecznika ZUS (np. gdy orzekł on zdolność do pracy danej osoby, a sąd orzekł, że przysługuje jej renta z tytułu całkowitej niezdolności do pracy). Wówczas niepełnosprawność dokumentują łącznie orzeczenie lekarza orzecznika ZUS (o którym mowa w art. 5 u.r.z.o.n.) i wyrok sądu. Na równi z orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności należy traktować wyrok sądu pracy i ubezpieczeń społecznych wydany w wyniku rozpatrzenia odwołania od orzeczenia wojewódzkiego zespołu ds. orzekania o niepełnosprawności.

Maksymalne ramy czasowe potwierdzanej niepełnosprawności określa orzeczenie. Analiza przedstawionego pracodawcy orzeczenia pozwala na ustalenie statusu osoby niepełnosprawnej nie tylko na przyszłość (do daty wygaśnięcia orzeczenia), ale także w okresie wstecznym wskazanym w orzeczeniu - m.in. ze skutkami dotyczącymi realizacji szczególnych potrzeb tych osób, już jako osób niepełnosprawnych. Organ orzekający wskazuje bowiem także, od kiedy datuje się np. niepełnosprawność, stopień niepełnosprawności lub niezdolność do pracy.

Z tego względu obecnie dopuszczalne są np. następujące sposoby ustalania okresu wliczania pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych. W przypadku pierwszego orzeczenia przedstawionego pracodawcy pracownika należy wliczać do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, począwszy od dnia, w którym stosuje się wobec niego normy czasu pracy określone w art. 15 ustawy (por. wyrok WSA z 9 września 2005 r., III SA/Wa 910/05, LEX nr 192110) lub - zgodnie z ostatnio przyjętą linią orzecznictwa - od dnia wskazanego w orzeczeniu (por. wyroki NSA z 19 czerwca 2009 r., II FSK 286/08 i z 26 lutego 2010 r., II FSK 1633/08). Natomiast w przypadku kolejnego orzeczenia przedstawionego pracodawcy pracownika należy wliczać do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, począwszy od dnia wskazanego w orzeczeniu.

Szczególne schorzenia wpływające na obniżenie ustawowego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych (art. 21 ust. 4 u.r.z.o.n.) mogą być przyczyną niepełnosprawności lub współwystępować z nią.

Można je dokumentować orzeczeniem potwierdzającym niepełnosprawność w rozumieniu u.r.z.o.n., jeśli z symbolu przyczyny niepełnosprawności (w przypadku orzeczeń o stopniu niepełnosprawności: U, E, O), uzasadnienia orzeczenia lub wskazań wynika bezspornie, że wystąpiły te schorzenia.

Takim dokumentem może być także zaświadczenie lekarza właściwej specjalności korespondującej z rodzajem schorzenia, poświadczające, że u danego pracownika stwierdzono jedno ze szczególnych schorzeń. Zaświadczenia należy przechowywać w aktach wraz z kopią orzeczenia dokumentującego niepełnosprawność.

Przy określaniu czasowych ram wliczania osób o szczególnych schorzeniach do odpowiedniego stanu zatrudnienia należy postępować analogicznie jak przy dokumentowaniu niepełnosprawności.

@RY1@i02/2010/087/i02.2010.087.168.0008.001.jpg@RY2@

Obowiązki nałożone na pracodawców

Luiza Klimkiewicz

specjalista do spraw pomocy publicznej

Lege Artis Konsulting

Art. 3, art. 4a, art. 5 art. 14, art. 23, art. 31, art. 33, art. 49, art. 62 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 14, poz. 92 z późn. zm.).

Par. 1 rozporządzenia ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej z 29 maja 2003 r. w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (Dz.U. nr 104, poz. 969).

Par. 1-2 rozporządzenia ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej z 6 czerwca 2003 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz (Dz.U. nr 105, poz. 989).