Pracownik musi wyrazić zgodę na zmianę warunków umowy

Pracownik ma prawo oczekiwać, że będzie wykonywał pracę na warunkach uzgodnionych z pracodawcą i określonych w umowie o pracę. W trakcie zatrudnienia warunki te mogą zostać jednak zmienione na zasadach wyznaczonych przepisami kodeksu pracy. Pracodawca musi mieć bowiem możliwość reagowania na sytuacje zachodzące w jego firmie. W celu modyfikacji warunków umownych pracodawca może zatem zastosować wypowiedzenie zmieniające warunki pracy lub płacy albo zawrzeć z pracownikiem porozumienie zmieniające. Odstępstwem od tej zasady jest możliwość czasowego powierzenia pracownikowi innej pracy.

Warunki określone w umowie o pracę mogą więc zostać zmodyfikowane w drodze porozumienia pracownika i pracodawcy. Porozumienie zmieniające nie jest instytucją wprost uregulowaną w kodeksie pracy, lecz pojęciem wypracowanym przez naukę i praktykę. Przyjmuje się, że skoro ustawodawca dopuszcza rozwiązanie umowy o pracę za zgodnym oświadczeniem woli obu stron, to nie ma przeszkód, aby w tym trybie zmienić uzgodnienia zawarte w umowie o pracę.

Zmiana warunków umowy w drodze porozumienia stron jest najprostszym i najdogodniejszym dla stron stosunku pracy sposobem modyfikacji umowy o pracę. Nie jest bowiem obwarowana żadnymi formalnościami, a ponadto minimalizuje możliwość powstania konfliktu między stronami.

Porozumienie stron to bowiem zgoda pracownika i pracodawcy na ukształtowanie ich wzajemnych relacji w określony sposób. W przypadku porozumienia zmieniającego celem jest modyfikacja treści umowy o pracę.

Do porozumienia zmieniającego dochodzi z reguły, gdy pracodawca proponuje pracownikowi nowe warunki pracy lub płacy, ale jednocześnie nie składa oświadczenia o wypowiedzeniu dotychczasowych warunków zatrudnienia. Podobnie jest z ofertą rozwiązania umowy o pracę w tym trybie. W obu przypadkach niezbędna jest zgoda drugiej strony. Jeżeli pracownik nie oświadczy, że zgadza się na zmienione warunki pracy lub płacy, porozumienie nie zostanie zawarte.

Podstawową zaletą porozumienia zmieniającego jest możliwość wprowadzenia zmian do umowy o pracę, bez konieczności stosowania procedury wypowiadania warunków umowy o pracę określonej w przepisach kodeksu pracy. Jest to szczególnie ważne, gdy sytuacja w firmie wymaga szybkiej reakcji, a oczekiwanie na upływ okresu wypowiedzenia mógłby zniweczyć plany. W takiej sytuacji korzystne dla pracodawcy jest zawarcie z pracownikiem porozumienia zmieniającego. Nie można jednak wykluczyć sytuacji, w której to pracownik będzie zainteresowany szybką zmianą warunków umowy o pracę (np. z uwagi na sytuację rodzinną).

Z uwagi na fakt, że w przypadku porozumienia zmieniającego pracodawca zwolniony jest z obowiązku przestrzegania procedury określonej w kodeksie pracy dla wypowiedzenia zmieniającego, ma również większą swobodę w modyfikowaniu warunków umownych. Porozumienie stron zmieniające warunki płacy nie podlega bowiem ocenie według reguł określonych w art. 42 par. 2 k.p. (wyrok SN z 8 kwietnia 1998 r., I PKN 29/98; OSNAPiUS 1999/7-8/242).

W praktyce najważniejsze jest to, że w przypadku porozumienia zmieniającego strony nie są związane okresem wypowiedzenia i mogą dowolnie ustalić datę wejścia w życie nowych warunków. Ponadto w drodze porozumienia zmieniającego można do umowy o pracę wprowadzić każdą zmianę (tj. w granicach wynikających z przepisów prawa pracy), także niekorzystną dla pracownika.

Kodeks pracy nie reguluje procedury dokonywania zmian umowy o pracę w drodze porozumienia zmieniającego. Wymaga jedynie, aby zmiana warunków umowy o pracę następowała na piśmie. Dlatego strony powinny zawrzeć porozumienie zmieniające w formie pisemnej. Jednak niezachowanie formy pisemnej nie powoduje nieważności umowy o pracę albo nieważności dokonanych przez strony zmian jej treści (wyrok SN z 9 czerwca 2008 r., II PK 330/2007, OSNP 2009/21-22/278).

Ponadto nie można wykluczyć dorozumianej zmiany treści umowy o pracę. W zakresie oświadczeń woli do stosunków pracy mają bowiem zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego. W myśl art. 60 k.c., z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (zob.: wyrok SN z 19 marca 2002 r., I PKN 209/2001, OSNP 2004/5/79; wyrok SN z 13 października 1999 r., I PKN 303/99, OSNAPiUS 2001/4/117).

W orzecznictwie SN ta kwestia podnoszona jest z reguły w odniesieniu do nawiązywania stosunku pracy. Przyjmuje się, że zgodne oświadczenie woli pracownika i pracodawcy może być wyrażone nie tylko w formie pisemnej, ale również w sposób dorozumiany, wynikający z zachowania stron. Dorozumiane zawarcie umowy o pracę następuje, gdy pracodawca dopuszcza pracownika do wykonania pracy i płaci mu wynagrodzenie (wyrok SN z 6 października 2004 r., I PK 488/2003, OSNP 2005/10/145; wyrok SN z 5 listopada 2003 r. I PK 633/2002, OSNP 2004/20/346).

Jednak takiej sytuacji nie można również wykluczyć w przypadku zmiany warunków wynikających z umowy o pracę. Przyjmuje się bowiem, że w zależności od ustaleń faktycznych wypłacenie pracownikowi przez pracodawcę wynagrodzenia wyższego niż określone w umowie o pracę może stanowić dorozumianą zmianę umowy albo zapłatę za pracę w godzinach nadliczbowych (zob. wyrok SN z 4 kwietnia 2007 r., III PK 2/2007; OSNP 2008/9-10/127).

Porozumienie zmieniające ma szerokie zastosowanie w praktyce. W przypadku tego trybu nie ma bowiem znaczenia podział zmian na korzystne i niekorzystne dla pracownika. W ten sposób można zmienić warunki pracy lub płacy na niekorzyść pracownika. W tym przypadku wystarczy jego zgoda. Porozumieniem można również posłużyć się w celu wprowadzenia korzystnych zmian. Z reguły wprowadzenie takich modyfikacji nie wzbudza konfliktów, ale gdy zmiany są istotne, wymagają akceptacji pracownika.

W praktyce w celu wprowadzenia zmian korzystnych dla pracownika pracodawca posługuje się z reguły tzw. nowym angażem (zwanym również potocznie awansem płacowym lub zawodowym). Pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie o swojej decyzji (np. o podwyżce wynagrodzenia). Natomiast pracownik przyjmuje nowe warunki, składając swój podpis na tym piśmie. W orzecznictwie SN traktowane jest to jako dorozumiana akceptacja przez pracownika zmiany warunków umowy o pracę.

Pracownik nie musi przyjąć propozycji pracodawcy dotyczącej zmiany treści umowy o pracę. W orzecznictwie SN wskazuje się różne przyczyny, z powodu których może nie być zainteresowany korzystną zmianą (np. podwyżka płacy może powodować wyższy podatek, utratę prawa lub obniżenie świadczenia pobieranego z ubezpieczenia społecznego, nie być na rękę pracownikowi ze względów ambicjonalnych). W przypadku braku akceptacji pracownika pracodawca musi skorzystać z wypowiedzenia zmieniającego i zachować wszystkie niezbędne wymagania określone dla tego trybu w przepisach prawa pracy.

W konsekwencji należy przyjąć, że korzystna zmiana warunków umowy o pracę powinna być przez pracownika zaakceptowana. W orzecznictwie SN wyrażany jest pogląd, iż zmiana warunków wynagradzania na korzyść pracownika, polegająca na przyznaniu mu wyższego wynagrodzenia, wymaga dla swej skuteczności jego wyraźnej lub dorozumianej zgody (zob. wyrok SN z 21 października 2003 r., I PK 512/2002; OSNP 2004/22/380).

Pracodawca zamierza powierzyć pracownikowi zatrudnionemu jako referent w dziale księgowości stanowisko kierownika kadr, z którym wiąże się wyższe wynagrodzenie i dodatek funkcyjny. W celu wprowadzenia tej zmiany pracodawca powinien dokonać wypowiedzenia zmieniającego lub zawrzeć z pracownikiem porozumienie zmieniające. Planowana jest bowiem zmiana podstawowych warunków określonych w umowie o pracę (tj. rodzaju wykonywanej pracy oraz wysokości wynagrodzenia). Nawet gdy zmiana w ogólnym rozrachunku jest korzystna dla pracownika, tj. stanowi dla niego awans zawodowy i płacowy, pracodawca powinien uzyskać akceptację pracownika. Pracownik może bowiem nie być zainteresowany nowym stanowiskiem pracy, które wprawdzie wiąże się z wyższym wynagrodzeniem i dodatkową gratyfikacją w postaci dodatku funkcyjnego, ale na ogół oznacza również większy zakres obowiązków i odpowiedzialności.

Pracodawca uruchomił nowy oddział usytuowany w miejscowości oddalonej kilkanaście kilometrów od siedziby firmy. W tym celu zatrudnił kilku nowych pracowników, ale chciałby ich wesprzeć osobą z doświadczeniem w branży. W związku z tym zaproponował jednemu z pracowników zatrudnionemu dotychczas w siedzibie firmy na stanowisku kasjerskim zmianę stanowiska pracy i miejsca wykonywania pracy. Chciałby mu powierzyć obowiązki doradcy klienta w nowym oddziale, który znajduje się bliżej jego miejsca zamieszkania niż siedziba firmy. Pracownik jest zatrudniony u pracodawcy prawie cztery lata, a pracodawca chciałby, aby pracę na nowym stanowisku podjął od 1 kwietnia 2010 r. Nie ma przeszkód, aby pracodawca, uzyskując zgodę pracownika na zmianę warunków pracy określonych w umowie o pracę, wprowadził je w życie w dogodnym dla siebie terminie, a więc z pominięciem okresu wypowiedzenia. Jeżeli jednak pracownik nie wyrazi zgody na proponowane zmiany w umowie o pracę, pracodawca będzie musiał uruchomić procedurę wypowiedzenia z konsekwencją czekania na upływ okresu wypowiedzenia, który w opisanej sytuacji wyniesie trzy miesiące.

Danuta Klucz

ekspert z zakresu prawa pracy

Art. 29 par. 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 60 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).