Pracodawca nie może udostępniać pracownikom zbiorczej listy płac

Zdaniem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych taka praktyka jest niedozwolona, gdyż może naruszać przepisy, zarówno prawa pracy, jak i kodeksu cywilnego.

Przekazywanie pracownikowi odcinka listy płac zawierającego wszystkie składniki jego wynagrodzenia z reguły następuje w miejscu pracy do rąk własnych pracownika. Jednak odbiór takiego odcinka z jednoczesnym pokwitowaniem tego faktu na zbiorczej liście płac sporządzanej przez pracodawcę, na której znajdują się nazwiska wszystkich pracowników łącznie z wysokością przysługującego im wynagrodzenia, w tym z przyznanymi przez pracodawcę nagrodami, umożliwia wgląd pracowników do informacji o wysokości wynagrodzeń pozostałych zatrudnionych. Informacje takie mają charakter danych osobowych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych i wobec tego podlegają wszystkim rygorom określonym jej przepisami.

Ustawa o ochronie danych osobowych zezwala na przetwarzanie danych osobowych, pod warunkiem że ich administrator (w tym przypadku pracodawca) spełni określone warunki, a więc m.in. będzie pozyskiwał i wykorzystywał dane pracowników na podstawie przepisów prawa, a zwłaszcza k.p. oraz w sposób zgodny ze wszystkimi zasadami ochrony danych osobowych.

Ustawa o ochronie danych osobowych zobowiązuje administratora danych do takiego postępowania z danymi osobowymi, aby były one bezpieczne. W tym celu powinien on zastosować takie środki organizacyjne i techniczne, które zapewnią, by dostępu do nich nie miały osoby nieupoważnione.

W związku z tym umożliwianie pracownikom wglądu do zbiorczej listy płac zawierającej informacje o wysokości wynagrodzenia innych zatrudnionych może stanowić naruszenie wyżej wspomnianej ustawy.

Ponadto informację o wynagrodzeniu można zaliczyć do dóbr osobistych pracownika chronionych przepisami kodeksu cywilnego. Potwierdził to m.in. Sąd Najwyższy, który w uchwale z 16 lipca 1993 r. (I PZP 28/93, OSNC 1994/1/2) stwierdził, że: ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 kodeksu cywilnego.

Zatem opisane postępowanie pracodawcy może także naruszać przepisy k.c., dotyczące ochrony dóbr osobistych.