Dla celów dowodowych umowę warto zawrzeć na piśmie

Ustawa o związkach zawodowych, nakładając na pracodawcę obowiązek wyposażenia rzeczowego związku, w najmniejszy nawet sposób nie precyzuje jego zakresu. Wszystkie szczegóły określające sposób udostępnienia pomieszczeń oraz środków technicznych powinny zostać określone w umowie zawartej pomiędzy pracodawcą i zakładową organizacją związkową.

Nie budzi sporów fakt, że umowa taka ma charakter cywilnoprawny. Zawarcie jej następuje na zasadzie swobody umów. Postanowienia umowne mogą zostać określone w sposób dowolny. Jedynym warunkiem jest to, aby umowa nie była sprzeczna z prawem, zasadami współżycia społecznego bądź nie zmierzała do obejścia prawa, co czyniłoby ją nieważną w świetle przepisów kodeksu cywilnego.

Liczba pomieszczeń i środków technicznych udostępnionych organizacji związkowej powinna być ustalona w sposób uwzględniający potrzeby danej organizacji związkowej wynikające przede wszystkim z jej liczebności.

Umowa może przybrać charakter jednej z umów nazwanych przewidzianych w kodeksie cywilnym. Nie ma też przeszkód, aby udostępnienie pomieszczeń i urządzeń odbyło się na podstawie umowy nienazwanej skonstruowanej w całości przez związek zawodowy i pracodawcę.

Chociaż przepisy prawa nie przewidują żadnej szczególnej formy dla takiej umowy, to dla celów dowodowych powinna ona zostać zawarta na piśmie. Umowa ustna nie będzie zatem nieważna, ale w przypadku zaistnienia konfliktu na tle wykonania jej zapisów strony będą miały istotne trudności w wykazaniu swych twierdzeń przed sądem.

Ustawa nie wymaga, aby udostępnienie pomieszczeń i urządzeń było bezpłatne. Jeżeli pomieszczenia zostają udostępnione związkowcom nieodpłatnie, najczęściej odbywa się to na podstawie umowy użyczenia. Strony są jednak uprawnione do modyfikacji w umowie pewnych zapisów kodeksowych, np. poprzez określenie swoistych obowiązków czy terminów przy wypowiedzeniu umowy, czy zmiany zakresu odpowiedzialności za szkody wyrządzone pracodawcy w czasie zajmowania pomieszczenia.

Odpłatne udostępnienie pomieszczeń obywa się najczęściej na podstawie typowych umów najmu. Również w tym zakresie strony konstruować mogą umowy nienazwane regulujące pewne kwestie odmiennie niż czyni to kodeks cywilny.

Korzystanie z pomieszczeń wiąże się zawsze z ponoszeniem pewnych kosztów eksploatacyjnych. Istotne jest zatem, aby w umowie w sposób precyzyjny określono zakres ponoszenia tych kosztów przez zakładową organizację związkową. Dotyczyć to może opłat za energię elektryczną, wodę, gaz. Również w tej sprawie strony mogą swoje obowiązki uregulować w sposób całkowicie dowolny, poczynając od całkowitej nieodpłatności za te media, poprzez zapłatę uzgodnionego przez strony ryczałtu, do rozliczenia w oparciu o liczniki wskazujące na zużycie energii czy wody w pomieszczeniach związkowych.

Pożądane byłoby również wskazanie, kto jest odpowiedzialny za ewentualny remont zajmowanych pomieszczeń po okresie ich użytkowania, czy wskazanie określenie podmiotu odpowiedzialnego za usuwanie awarii następujących w zajmowanych przez związek pomieszczeniach.

Również sposób i zakres udostępnienia przez pracodawcę urządzeń technicznych związkowi zawodowemu określa się w drodze umowy. Zwykle będzie to ta sama umowa, która określa warunki udostępnienia pomieszczeń. Nie można jednak wykluczyć zawarcia odrębnych umów w tym zakresie.

Identycznie, jak ma to miejsce w przypadku udostępnienia pomieszczeń, także przy udostępnieniu środków technicznych strony mogą określić samodzielnie jego warunki. Najczęściej przyjmuje się, że środki techniczne, które powinien udostępnić związkowi zawodowemu pracodawca, to telefon, fax, kserokopiarka. W zależności od postanowień danej umowy udostępnienie może następować poprzez umożliwienie korzystania ze środków technicznych, z których korzysta również pracodawca, lub poprzez przekazanie pewnych urządzeń do stałej dyspozycji zakładowej organizacji związkowej.

Zasadą jest, że pracodawca nie ma obowiązku ponoszenia kosztów abonamentów telefonicznych, internetowych czy kosztów związanych z wykonywaniem działalności związkowej. Finansowanie tego rodzaju kosztów strony mogą przewidzieć w umowie, choć może to już budzić wątpliwości, ponieważ w konkretnych okolicznościach dopuszczalne byłoby zakwalifikowanie takich działań jako finansowania związku zawodowego przez pracodawcę, co jest zakazane przez art. 2 ust. 2 konwencji MOP nr 98.

U niewielkiego pracodawcy powstała zakładowa organizacja związkowa. Biuro jego przedsiębiorstwa wyposażone było wyłącznie w jedną kserokopiarkę, telefon stacjonarny i komputer. Pracodawca i zakładowa organizacja związkowa uzgodnili, że może ona korzystać z telefonu stacjonarnego, gdy zachodzi taka potrzeba, zaś z kserokopiarki i komputera przez jedną godzinę w tygodniu.

Zakładowa organizacja związkowa proponuje pracodawcy, aby udostępnił jej telewizor, ekspres do kawy oraz lodówkę. Pracodawca powinien nie wyrażać zgody na przekazanie tych przedmiotów, ponieważ korzystanie z nich nie ma związku z wykonywaniem działalności związkowej.

Rafał Krawczyk

gp@infor.pl

Art. 33 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn.zm.)