Na koniec roku pracodawca musi zweryfikować wyliczenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Pracodawca ma obowiązek dokonać odpisów zgodnie z planowaną w danym roku kalendarzowym przeciętną liczbą zatrudnionych. Powinien więc ustalić krąg osób zatrudnionych, które należy brać pod uwagę, i przeliczyć niepełne etaty na liczbę pełnych etatów (w warunkach normalnych oraz szczególnych warunkach lub przy pracach o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych). Pod koniec roku (najpóźniej do 31 grudnia) musi on zweryfikować planowaną liczbę i urealnić odpis poprzez jego korektę do faktycznej przeciętnej liczby obejmującej pracowników w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy za dany rok kalendarzowy.

Zasada przyjmowania średniorocznego zatrudnienia do naliczenia corocznego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dotyczy wszystkich pracodawców tworzących ten fundusz, wymienionych w art. 3 ustawy o ZFŚS. Wyjątkiem od tej zasady są publiczne szkoły wyższe oraz pracodawcy zatrudniający nauczycieli objętych przepisami Karty nauczyciela, na których odpis na fundusz nalicza się według odrębnych zasad.

Pracownicy uwzględniani

W przeciętnej liczbie zatrudnionych pracodawcy mają obowiązek uwzględniania jedynie pracowników. Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 k.p.). Ustawowe zatrudnienie ma charakter pracowniczy, a ustawowa definicja kręgu osób uprawnionych do korzystania z funduszu nie obejmuje osób zatrudnionych na podstawie innych podstaw zatrudnienia niż pracownicze, z tego względu nie ujmuje się w przeciętnym zatrudnieniu osób zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej oraz wykonujących pracę nakładczą. Pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy trzeba wykazywać w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

Przeciętne zatrudnienie w roku oblicza się, sumując przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i podzieleniu tej sumy przez 12. Dla zachowania zasady współmierności odpisów w roku kalendarzowym metoda ta powinna być stosowana także w przypadku, gdy pracodawca funkcjonuje niepełny rok kalendarzowy (nowy lub likwidowany pracodawca) lub nalicza odpis za niepełny rok kalendarzowy (odstępuje od naliczania odpisu w trakcie roku kalendarzowego w drodze układu zbiorowego pracy lub w regulaminie wynagradzania).

Podstawę naliczania odpisu, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS, stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). W rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i innych spółdzielniach zajmujących się produkcją rolną podstawę tę stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia funduszu, skorygowana zgodnie ze stanem w dniu 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.

Obliczanie planowanej liczby zatrudnionych

Odpis podstawowy na fundusz oblicza się więc w odniesieniu do przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, a nie w stosunku do liczby pracowników zatrudnionych na początku roku. Pracodawca musi dokonać założenia co do średniej liczby zatrudnionych osób. Później według niej obliczy wysokość odpisu podstawowego. Obliczenie przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych przeprowadza się w następujący sposób. Po pierwsze należy dokonać przeliczenia osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na osoby zatrudnione na pełen etat, później trzeba zsumować liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i tak otrzymaną liczbę podzielić przez 12. [przykład 1]

Sposób przeliczania liczby pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na zatrudnionych na pełny etat jest następujący. Liczbę godzin pracy w tygodniu pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy podzielić przez liczbę godzin pracownika zatrudnionego na pełny etat, a potem otrzymany współczynnik należy pomnożyć przez liczbę osób pracujących w danym wymiarze czasu pracy. Przeliczenia osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na pełne etaty dokonuje się według liczby godzin pracy ustalonych w umowie o pracę w stosunku do obowiązującej normy. Wynikiem przeliczania niepełnoetatowców na pełne etaty może być liczba z kilkoma miejscami po przecinku. Przepis nie określa, czy i na jakich zasadach dopuszczalne są zaokrąglenia, w przypadku gdy wynik wyżej opisanych przeliczeń będzie miał więcej niż 2 miejsca po przecinku. Zazwyczaj przyjęte jest zaokrąglanie wyniku do 2 miejsc po przecinku, chociaż nie ma takiego obowiązku.

Faktyczna liczba zatrudnionych

Przy obliczaniu przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) pracodawca może posługiwać się znaną i rzetelną ewidencją kadrową. Powinien policzyć więc osoby zatrudnione w poszczególnych miesiącach i przeliczyć na pełne etaty. Posługuje się przy tym jedną z trzech metod statystycznych: uproszczoną, średnią chronologiczną lub arytmetyczną. Następnie sumuje liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymany wynik dzieli przez 12. Odpisy powinny zostać naliczone na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. W przypadku gdy zaplanowana liczba zatrudnionych była niższa niż stan zatrudnienia w rzeczywistości, na 31 grudnia należy dokonać uzupełnienia odpisu, a także uzupełnienia środków przekazywanych na wyodrębniony rachunek bankowy.

Natomiast jeśli na koniec roku kalendarzowego faktyczna liczba zatrudnionych była niższa od planowanej, to należy dokonać korekty. Praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. [przykład 2]

Obliczanie odpisu

ZFŚS tworzy się: z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych, ze zwiększeń. Wysokość podstawowych odpisów na ZFŚS w 2011 roku jest następująca:

● na jednego pracownika (37,5 proc. podstawy naliczania) - 1093,93 zł,

● na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych (50 proc. podstawy naliczania) - 1458,57 zł,

● na jednego młodocianego: w pierwszym roku nauki - 145,86 zł, w drugim roku nauki - 175,03 zł, w trzecim roku nauki - 204,20 zł.

Wysokość odpisu podstawowego 37,5 proc. może być zwiększona o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (czyli do 43,75 proc. podstawy wymiaru) na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Odpis taki w 2011 r. wyniesie 1276,25 zł (43,75 proc. podstawy naliczania). Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki. W 2011 r. jest to kwota 182,32 zł. Zwiększenie funduszu na emerytów ma charakter fakultatywny i nie podlega korekcie. Pracodawca, podejmując decyzję o dokonaniu tego zwiększenia, powinien przyjąć liczbę osób mających status emeryta przez cały 2011 rok - tzn. stan na dzień 1 stycznia.

Od 4 kwietnia 2011 r. wprowadzona została zmiana w ustawie o ZFŚS. Zgodnie z nową zasadą pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc., pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego. W 2011 roku jest to kwota 218,79 zł.

Co grozi pracodawcy

Jednym z błędów, jaki popełniają pracodawcy w wyliczeniach należnego odpisu, jest brak korekty na koniec roku podstawy naliczania odpisu do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Pracodawca lub osoba będąca w imieniu pracodawcy odpowiedzialna za wykonanie przepisów ustawy o ZFŚS, która nie wykonuje jej przepisów albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny. Grzywnę wymierza się w wysokości od 20 do 5000 zł - art. 24 kodeksu wykroczeń.

styczeń - 40, luty - 42, marzec - 40, kwiecień - 40, maj - 41, czerwiec - 43, lipiec - 44,

sierpień - 45, wrzesień - 43, październik - 43, listopad - 43, grudzień - 42.

Łączna liczba zatrudnionych w ciągu roku wyniosła 506 pełnych etatów, a średnioroczna liczba zatrudnionych wyniosła 42,166. Planowana przeciętna liczba zatrudnionych była niższa od faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, dlatego na koniec roku pracodawca musi zwiększyć podstawę naliczania odpisów i w efekcie kwotę odpisu.

● 70 pracowników w normalnych warunkach, w pełnym wymiarze czasu pracy,

● 10 pełnoetatowców - wykonujących prace w szczególnych warunkach w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych,

● w celu przygotowania zawodowego młodocianego w I roku nauki.

Pracodawca ustalił wysokość odpisu podstawowego na każdą z tych osób na 2011 r.:

● pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach - 70 x 1093,93 zł = 76 575,10 zł

● pracownicy zatrudnieni w szczególnych warunkach - 10 x 1458,57 zł = 14 585,70 zł

● młodociany w I roku nauki - 145,86 zł

Roczny odpis podstawowy na fundusz wynosi:

76 575,10 + 14 585,70 + 145,86 = 91 306,66 zł

W ciągu roku w stosunku do przeciętnej planowanej na początku roku liczby zatrudnionych nastąpiły zmiany: 1 października 2011 r. nawiązano stosunek pracy z 3 nowymi pracownikami w pełnym wymiarze czasu pracy.

● pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach:

Styczeń - wrzesień tzn. 9 mies. x 70 = 630

Październik - grudzień 3 mies. x 73 = 219

Średnio w ciągu roku 849 : 12 = 70,75 etatów x 1093,93 zł = 77 395,55 zł

● pracownicy zatrudnieni w szczególnych warunkach: nie uległ zmianie - 14 585,70 zł

● młodociany w I roku nauki: nie uległ zmianie - 145,86 zł

Razem: 92 127,11 zł - rzeczywista kwota rocznego naliczenia odpisów na ZFŚS w 2011 roku

Oznacza to, że na rachunek ZFŚS przekazano za mało środków. Pracodawca powinien dokonać ich korekty in plus w kwocie 92 127,11 zł - 91 306,66 zł = 820,45 zł. Powstałą niedopłatę należy przekazać na rachunek funduszu do końca roku.

1 Ustalamy ponownie przeciętne stany zatrudnienia w poszczególnych miesiącach w całym roku, przeliczając niepełnozatrudnionych na pełne etaty.

2 Liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach trzeba zsumować i podzielić przez 12.

3 Uzyskane kwoty należy porównać z danymi szacunkowymi przyjętymi na początku roku.

4 W przypadku gdy zaplanowana liczba zatrudnionych była niższa niż stan zatrudnienia w rzeczywistości, na 31 grudnia należy dokonać uzupełnienia odpisu, a także uzupełnienia środków przekazywanych na wyodrębniony rachunek bankowy.

5 Jeśli na koniec roku kalendarzowego zaplanowana liczba zatrudnionych była wyższa od rzeczywistej, to należy dokonać korekty i wycofać środki na rachunek firmy. Praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku ZFŚS.

6 Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.

Magdalena Sobczak

magdalena.sobczak@infor.pl

Art. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349).