Nie każdy pracodawca musi ustalić plan urlopów

W zakładzie pracy urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, co wynika z art. 163 par. 1 k.p. Ustala go pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Odrębności urlopu na żądanie

W planie urlopu nie uwzględnia się urlopu na żądanie określonego w art. 167² k.p. Przysługuje on na żądanie pracownika w wymiarze nie większym niż 4 dni urlopu w roku kalendarzowym. To, że w planie urlopów nie uwzględnia się wspomnianego wyżej urlopu, jest uzasadnione tym, że to pracownik decyduje, w jakim dniu zachodzi potrzeba wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o jego udzielenie. Urlop ten jest bowiem udzielany w celu załatwienia pilnych spraw osobistych i innych spraw pracownika, czego rzecz jasna nie dałoby się określić w planie urlopów, sporządzanym z dużym wyprzedzeniem. Według bowiem przepisów kodeksu pracy pracownik zgłasza żądanie udzielenia tego urlopu najpóźniej w dniu jego ewentualnego rozpoczęcia (art. 167² k.p.).

Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, na jego wniosek i mając na uwadze zapewnienie normalnego toku pracy w zakładzie.

Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia mu urlopu wypoczynkowego. Jest jednak związany takim wnioskiem pochodzącym od pracownicy, która urodziła lub ma urodzić dziecko i chciałaby skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, co podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 20 sierpnia 2001 r., (I PKN 590/00, OSNP 2003/14/336).

Powyższe oznacza, że na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Dotyczy to także pracownika ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego lub ojcowskiego a także osób korzystających z tzw. urlopów adopcyjnych (art. 182³, art. 183 k.p.).

Okres obowiązywania planu

Pracodawca może sporządzić plan urlopu na dowolnie wybrany okres, ponieważ przepisy kodeksu pracy milczą na temat tej kwestii. Oznacza to, że pracodawca może sporządzić plan urlopu np. na kwartał, na pół roku lub na rok. Ważne jest jedynie, aby pracodawca skonsultował odpowiednio wcześniej sporządzenie planu z pracownikami, na podstawie ich wniosków urlopowych, tak aby plan urlopów był podany do wiadomości pracowników przed rozpoczęciem okresu, jakiego dotyczy. [przykład 1]

Pracodawca nie jest także związany obowiązkiem sporządzenia jednego planu urlopu dla wszystkich zatrudnionych u siebie pracowników - może bowiem sporządzić oddzielne plany urlopów dla pracowników poszczególnych oddziałów czy działów w firmie.

Jeśli okaże się, że plan urlopów nie został jeszcze ustalony, a rozpoczął się okres, którego plan dotyczy, pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu.

Składanie wniosków urlopowych

W praktyce wiele wątpliwości budzi kwestia, czy w razie sporządzenia planu urlopów konieczne jest złożenie przez pracownika wniosku urlopowego. Odpowiedzi na to pytanie nie sprzyja także rozbieżne orzecznictwo sądów w tym zakresie. W uchwale z 6 marca 1980 r., (V PZP 7/79, OSNC 1980/7-8/132), wydanej w składzie siedmiu sędziów Sąd Najwyższy orzekł, że nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy.

W uzasadnieniu uchwały z 6 marca 1980 r. Sąd Najwyższy orzekł, że za takim stanowiskiem stoi istota planu urlopów. Nie ma on jedynie roli organizatorskiej.

Przesunięcie terminu urlopu nastąpić może tylko w szczególnych sytuacjach. Wskazuje to na wiążące strony znaczenie planu urlopów. Jeżeli więc przed rozpoczęciem określonego w planie terminu urlopu zakład pracy nie zawiadomi pracownika o przesunięciu terminu urlopu, podwładny ma prawo rozpocząć i wykorzystać urlop w zaplanowanym terminie. Zdaniem Sądu Najwyższego nie można uznać, że dopiero odrębne zawiadomienie przez zakład pracy pracownika o terminie urlopu stanowi podstawę do wykorzystania przez pracownika urlopu w ustalonym terminie. Zastrzeżenie w art. 163 par. 2 k.p. dotyczące obowiązku zawiadomienia pracownika o terminie urlopu ma to tylko znaczenie, że pracownik nie może być zaskoczony tym terminem. Odnosi się to zarówno do sytuacji, gdy termin urlopu został określony w planie urlopów, jak też gdy zaplanowany termin rozpoczęcia urlopu został przesunięty lub gdy plan urlopów nie został sporządzony.

Z kolei w wyroku z 5 września 1979 r. (I PRN 82/79, LEX nr 14505) Sąd Najwyższy orzekł, że plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał. Praktycznie zakład pracy wyraża swoją wolę w tym przedmiocie - najczęściej - wydając pracownikowi kartę urlopową.

Odnosząc się do tych rozbieżnych stanowisk, należy stwierdzić, że aby uniknąć wątpliwości, czy pracownik musi składać wniosek urlopowy przy ustalonym planie urlopów, pracodawca powinien rozstrzygnąć w tym przedmiocie w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy.

W niektórych sytuacjach pracodawca może skierować pracownika na urlop, niezależnie od sporządzonego planu urlopów. Chodzi tu o wykorzystanie zaległego urlopu w razie wypowiedzenia umowy o pracę lub w razie gdy pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu.

Plan urlopu powinien obejmować także pracowników, którzy po urlopie wychowawczym lub bezpłatnym będą wracać do pracy. Natomiast nie trzeba uwzględniać np. w rocznym planie urlopów pracowników, którzy będą przebywać cały rok np. na urlopie wychowawczym. [przykład 2]

Pracodawca jest zobowiązany, po sporządzeniu planu urlopów, podać go do wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy, co wynika z art. 163 par. 2 k.p.

Plan urlopów jest wiążący od momentu jego ogłoszenia w zakładzie pracy. [przykład 3]

Możliwość zmiany terminu

Po sporządzeniu i ogłoszeniu planu urlopów może się zdarzyć, że dochodzi do zmiany terminu urlopu.

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Jeżeli podwładny nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a przede wszystkim z powodu:

● czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,

● odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

● powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,

● urlopu macierzyńskiego,

pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

● w zakładzie pracy nie działa zakładowa organizacja związkowa,

● zakładowa organizacja związkowa wyrazi zgodę na odstąpienie pracodawcy od sporządzenia planu urlopów

Pracodawca chce sporządzić roczny plan urlopu. Powinien go ustalić najpóźniej do 31 grudnia, ponieważ już od 1 stycznia pracownicy mają prawo skorzystania z urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca zatrudnił pracownika, który podjął swoją pierwszą pracę. Zawarł z nim umowę na czas określony. Zgodnie z art. 153 k.p. pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Jeżeli pracownik jest zatrudniony na umowę na czas określony, w planie urlopów pracodawca powinien uwzględnić urlop w wymiarze proporcjonalnym do czasu umowy na czas określony.

Pracodawca opracował plan urlopów i przesłał go swoim podwładnym drogą elektroniczną (na służbowe skrzynki e-mailowe). Pracodawca postąpił prawidłowo -umożliwił każdemu z nich zapoznanie się z jego treścią, co jest równoznaczne z zawiadomieniem pracownika o terminie urlopu.

Aneta Mościcka

ekspert z zakresu prawa pracy

Art. 163, art. 164, art. 165, art. 167² ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).