Jak rozliczyć krajową podróż służbową pracownika, który miał zapewnione częściowe wyżywienie

Warunki i zasady rozliczania pracowniczych krajowych wyjazdów służbowych wynikają z przepisów rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późń. zm. - dalej: rozporządzenie).

Pracownikowi delegowanemu w podróż służbową przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów czy innych wydatków uzgodnionych z pracodawcą. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Następuje na podstawie złożonych przez pracownika rachunków potwierdzających poniesione przez niego wydatki. Pracownik nie musi dokumentować prawa do diet i wydatków objętych ryczałtami.

Dieta jest świadczeniem przeznaczonym na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie odbywania takiej podróży przez pracownika i wynosi 23 zł za dobę podróży.

Wśród warunków i zasad przyznawania i wypłaty diet pracownikom z tytułu podróży służbowych istnieją jednak pewne wyjątki. Diety nie przysługują pracownikowi, który:

● został delegowany do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu,

● przebywał w podróży, która trwała co najmniej 10 dni i wykorzystał przysługujące mu prawo do przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości stałego lub czasowego pobytu na koszt pracodawcy,

● miał zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Przez całodzienne wyżywienie rozumie się zapewnione pracownikowi co najmniej trzy posiłki dziennie. Dopiero takie zagwarantowanie pracownikowi całodziennego wyżywienia zwalnia pracodawcę z obowiązku wypłacenia mu diety z tytułu podróży służbowej.

Pracownik będzie miał prawo do diety w każdym przypadku, w którym podróż będzie trwała co najmniej 8 godzin i pracodawca nie zapewni mu całodziennego wyżywienia (a jedynie jeden lub dwa posiłki dziennie). Zgodnie z wyrokiem SN z 11 października 2005 r. (I PK 67/05, OSNP 2006/17-18/268) miejscowość, w której pracodawca udostępnił pracownikowi lokal mieszkalny i w której pracownik faktycznie przebywał, choćby bez zamiaru stałego tam pobytu, bez względu na dopełnienie obowiązku meldunkowego, jest miejscowością czasowego pobytu pracownika.

Podczas podróży pracownik może być również wspomagany zaliczką lub ryczałtem, wypłaconymi przez pracodawcę. Pracodawca, który decyduje się na wypłacanie pracownikowi ryczałtu, liczy się z tym, iż faktyczne wydatki pracownika poniesione podczas delegacji mogą być niższe niż otrzymany ryczałt, ale nawet wówczas pracownik nie ma obowiązku zwrotu różnicy.

Dokładnie rozliczana jest natomiast zaliczka. Wypłata pracownikowi zaliczki przed wyjazdem w podróż służbową wymaga udokumentowania poniesionych w trakcie podróży wydatków. Tak samo rachunki przedkłada pracodawcy pracownik, który zaliczki nie otrzymał, ale przysługuje mu zwrot poszczególnych kosztów podróży. Nie zawsze jednak przedłożenie rachunków jest możliwe. W takim przypadku pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Takie oświadczenie bez poparcia rachunkami (fakturami) wystarczy do rozliczenia podróży.

Poza świadczeniami finansowymi z tytułu podróży służbowych pracodawca obowiązany jest również rozliczyć czas pracy pracownika podczas odbytej delegacji. Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 k.p.). W przypadku pracownika zatrudnionego w podstawowym systemie czasu pracy, czyli świadczącego pracę od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie, pracą w godzinach nadliczbowych będzie praca wykonywana ponad 8. godzinę w danym dniu pracy lub praca wykonywana w dniu wolnym od pracy dla tego pracownika wynikającym z obowiązującego go rozkładu czasu pracy.

Czas dojazdu do miejsca wykonywania pracy nie może zostać doliczony do czasu pracy, gdyż za czas pracy uznaje się czas pozostawania do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Podobnie czas powrotu z podróży służbowej nie jest wliczany do czasu pracy pracownika, a tym samym za czas takiej podróży nie przysługuje pracownikowi wynagrodzenie. Wyjątkiem od powyższej zasady jest sytuacja, gdy pracownik odbywa podróż w normalnym czasie pracy. Oznacza to, że podróż do miejsca wykonywania pracy odbywana jest w godzinach pracy pracownika, wynikających z obowiązującego go rozkładu czasu pracy, jest ona wówczas czasem pracy tego pracownika, za który otrzymuje on wynagrodzenie. Zasada ta dotyczy również podróży powrotnej.

Pracownik, którego podróż trwała co najmniej 8 godzin i nie spełnia warunków określonych w par. 4 ust. 3 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, ma prawo do diety.

Należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży służbowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu przez pracownika zadania. Przy tych wyliczeniach nie rozróżniamy czasu pracy pracownika i czasu jego dojazdów, liczy się tylko moment wyjazdu i powrotu do pracy lub miejsca zamieszkania pracownika. Doba podróży służbowej będzie liczona jako 24 godziny od godziny wyjazdu pracownika w delegację.

Pracownik, którego podróż służbowa trwała przykładowo 3 doby i 7 godzin, otrzyma 3 pełne diety. Podróż w czwartej dobie trwała krócej niż 8 godzin, a więc za ten czas dieta nie przysługuje.

Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży, która rozliczana jest na podstawie przedłożonych przez pracownika rachunków. W przypadku wydatków mniejszych niż wypłacona pracownikowi zaliczka, pracownik zwraca przełożonemu kwotę różnicy. Przy większych wydatkach pracodawca dokonuje zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów. Pracownik, który zaliczki nie otrzymał, rozliczany jest również na podstawie przedłożonych pracodawcy rachunków potwierdzających dokonane przez niego wydatki.

Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości:

● 100 proc. wynagrodzenia - za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,

● 50 proc. wynagrodzenia - za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony powyżej.

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy - z Warszawy został oddelegowany na szkolenie do Łodzi. Wyjechał pociągiem z Warszawy 17 października o godzinie 9.00, a powrócił 20 października o godzinie 17.00. Pracownik pierwszego dnia prowadził szkolenie od godz. 12.00 do 16.00, drugiego dnia zajęcia trwały od 8.00 do 16.00, trzeciego od 10.00 do 18.00, a ostatniego dnia od 8.00 do 15.00. Podwładny miał zapewnione zakwaterowanie i dwa posiłki dziennie. Na materiały szkoleniowe otrzymał zaliczkę w wysokości 300 zł, a kwota z rachunków wynosi 258 zł.

Rozliczamy podróż służbową pracownika:

Pracownik przebywał w podróży służbowej trzy pełne doby, od godziny 9.00 17 października do 9.00 godziny 20 października, co stanowi trzy pełne doby, oraz 8 godzin (od 9.00 do 17.00 - 20 października). Za czas tej podróży powinien zatem otrzymać 3 diety w pełnej wysokości, czyli po 23 zł oraz połowę diety w wysokości 11,50 zł. za niepełną czwartą dobę.

W sumie pracownik powinien otrzymać dietę w wysokości:

3 x 23 zł = 69 zł

1/2 x 23 zł = 11,50 zł

69 zł + 11,50 zł = 80,50 zł

Kwota udzielonej zaliczki na materiały szkoleniowe była wyższa niż faktyczne koszty poniesione przez pracownika na ten cel.

300 zł - 258 zł = 42 zł.

Pracownikowi z zaliczki pozostała zatem kwota 42 zł. Pracodawca nie musi domagać się zwrotu pozostałej części zaliczki i może uwzględnić ją przy rozliczaniu pozostałych kosztów. Pracownik miał zapewnione zakwaterowanie i częściowe wyżywienie. Nie otrzymał natomiast pokrycia kosztów podróży do Łodzi oraz podróży powrotnej. Zwrot kosztów przejazdów obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Nasz pracownik podróżował pociągiem, co zostało potwierdzone złożonymi u pracodawcy biletami kolejowymi w obie strony, na łączną kwotę 69 zł. Dodatkowo pracownik przedłożył pracodawcy również bilety komunikacji miejskiej na kwotę 20 zł. Razem koszty z tytułu przejazdów pracownika wynoszą 69 zł + 20 zł = 89 zł. Pracodawca może od tej kwoty odjąć kwotę pozostałą pracownikowi z udzielonej mu zaliczki, czyli: 89 zł - 42 zł = 47 zł. Pracownik tytułem zwrotu kosztów powinien otrzymać od pracodawcy 47 zł.

W związku z tym, iż pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy, do czasu pracy tego pracownika zaliczany będzie czas podróży przypadający pomiędzy godzinami jego planowej pracy, a zatem pomiędzy 8.00 a 16.00. Oznacza to zatem, że czas podróży powrotnej przypadający po godzinie 16.00 nie będzie wliczany do czasu pracy tego pracownika. Czas tych przejazdów nie jest bowiem czasem pracy pracownika. Dlatego też pracownik ten nie otrzyma z tego tytułu wynagrodzenia za pracę. Inaczej będzie natomiast z czasem wykonywania pracy przez pracownika podczas jego delegacji.

Trzeciego dnia podróży służbowej pracownik wykonywał pracę od 10.00 do 18.00. Tym samym 19 października pracownik ten pracował 2 godziny ponad obowiązujący go rozkład czasu pracy. Godziny takiej pracy będą zatem pracą w godzinach nadliczbowych, za które przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. Za dwie godziny pracy nadliczbowej w normalnym dniu pracy tego pracownika ma on prawo do normalnego wynagrodzenie za pracę wraz z dodatkiem 50 proc. wynagrodzenia za każdą godzinę nadliczbową.

Wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczania dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych obejmuje wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania - 60 proc. wynagrodzenia.

Podróż służbowa trwająca krócej niż doba

● od 8 do 12 godzin ● przysługuje 1/2 diety (11,50 zł)

● ponad 12 godzin ● przysługuje dieta w pełnej wysokości (23 zł)

Podróż służbowa trwająca dłużej niż dobę - za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości (23 zł), a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

● do 8 godzin ● przysługuje 1/2 diety (11,50 zł)

● ponad 8 godzin ● przysługuje dieta w pełnej wysokości (23 zł)

@RY1@i02/2011/209/i02.2011.209.217000400.804.jpg@RY2@

Magdalena Kasprzak

Magdalena Kasprzak

ekspert z zakresu prawa pracy

Art. 151 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).