Przed zastosowaniem kary porządkowej należy wysłuchać pracownika

Zasadą jest, że pracownicza odpowiedzialność porządkowa obejmuje czyny naruszające organizację i porządek pracy, przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisy przeciwpożarowe. Zgodnie bowiem z art. 108 k.p. za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracodawca może stosować karę upomnienia lub nagany.

Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy - pracodawca może również stosować karę pieniężną.

Z powyższego wynika, że dopuszczalność stosowania kary upomnienia lub nagany została ukształtowana szerzej niż dopuszczalność stosowania kary pieniężnej. Możliwość zastosowania kary pieniężnej została bowiem ograniczona tylko do naruszeń przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych i do ściśle określonych, poważnych naruszeń porządku pracy, polegających na opuszczeniu pracy bez usprawiedliwienia, stawieniu się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywaniu alkoholu w czasie pracy. Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być przy tym wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika (obliczanego według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop), a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 par. 1 pkt 1-3 k.p. Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca musi pamiętać, że za jedno przekroczenie pracownik może być ukarany tylko jedną z kar wymienionych w art. 108 k.p. Nie jest możliwe kumulatywne stosowanie kar (np. niemajątkowej w postaci upomnienia lub nagany z karą pieniężną). Naruszenie przez jednorazowe zachowanie pracownika kilku obowiązków nie daje pracodawcy możliwości zastosowania więcej niż jednaj kary porządkowej. Okoliczności te mogą natomiast wpływać na rodzaj zastosowanej kary (lub wymiar kary pieniężnej).

Informacje o karach stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników powinien zawierać regulamin pracy (o ile pracodawca ma obowiązek opracowania takiego regulaminu).

Pracodawca musi pamiętać, że regulamin nie może jednak zawierać odstępstw od - określonych w kodeksie pracy - reguł odpowiedzialności porządkowej na niekorzyść pracowników (np. poprzez wprowadzenie dodatkowych - nieprzewidzianych w kodeksie - kar porządkowych lub skracanie terminu do wniesienia przez pracownika sprzeciwu od zastosowanej kary).

W regulaminie pracy w zakresie regulacji dotyczących ładu i porządku w procesie świadczenia pracy wprowadzono obowiązek noszenia przez pracowników w czasie pracy odpowiednich strojów wraz z identyfikatorami. Wskazano również, że naruszenie tego obowiązku rodzić może odpowiedzialność pracownika. Taka treść regulaminu pracy nie narusza przepisów kodeksu pracy.

Prawo stosowania kar porządkowych przewidzianych w kodeksie pracy mają wszyscy pracodawcy, niezależnie od ich formy organizacyjno-

prawnej czy struktury własności.

Stosowanie kar porządkowych przez pracodawcę odbywa się na zasadzie fakultatywności. Wystąpienie określonych przesłanek uprawnia pracodawcę jedynie do ukarania pracownika. Pracodawca ma pełną swobodę odstąpienia od ukarania. Rezygnacja z zastosowania kary porządkowej nie podlega jakiejkolwiek prawnej reglamentacji.

Przepisy kodeksu pracy regulujące stosowanie kar porządkowych wobec pracowników mają charakter bezwzględnie obowiązujących, ale tylko w jednym kierunku (na korzyść pracownika). Dlatego w umowie o pracę, układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy istnieje możliwość zastosowania odstępstw od reguł odpowiedzialności porządkowej pracowników zawartych w kodeksie pracy, pod warunkiem że nie są one mniej korzystne dla pracownika od ustawowych przepisów prawa pracy. Wniosek taki wynika z wyroku SN z 27 marca 2000 r. (I PKN 564/99, OSNP 2001/16/514), w którym wskazano, że przewidziany w art. 112 par. 1 k.p. powszechny tryb odwoławczy od zastosowanej kary porządkowej może być ukształtowany korzystniej dla pracowników w pozakodeksowych źródłach prawa pracy.

W obowiązującym regulaminie pracy pracodawca wprowadził regulacje, zgodnie z którą obniżono - w stosunku do przepisów kodeksu pracy - maksymalną wysokość kary pieniężnej stosowanej przez pracodawcę. Takie postanowienie regulaminu pracy jako korzystniejsze dla pracowników jest ważne i obowiązujące pracodawcę.

W praktyce zdarza się, że pracodawcy gromadzą w aktach osobowych różnego rodzaju notatki lub pisma ostrzegawcze dotyczące niewłaściwych - zdaniem pracodawcy - zachowań pracownika. W tym zakresie wypowiedział się SN w wyroku z 23 listopada 2010 r. (I PK 105/10, LEX nr 686795) wskazując, że wydane na podstawie art. 298 [1] k.p. rozporządzenie z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm., dalej rozporządzenie) określa wyraźnie, jakie dokumenty gromadzi się w aktach osobowych. Nie ma pośród tych dokumentów pism ostrzegawczych czy innego rodzaju wytknięć naruszenia obowiązków (por. par. 6 rozporządzenia).

Sporządzanie takich pism czy notatek należy uznać za praktykę niedopuszczalną. Prowadzi ona bowiem do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych.

Od pisma ostrzegawczego pracownik nie może się przecież odwołać i zakwestionować ujętych w nim zarzutów.

Warto zaznaczyć, że w razie naruszenia przez pracownika obowiązków pracodawca ma do dyspozycji zarówno kary porządkowe, jak i możliwość stosowania innych środków oddziaływania na pracownika np. w postaci pozbawienia lub zmniejszenia premii zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania. Możliwość taką dało skreślenie art. 113¹ k.p., który wyrażał tzw. zakaz podwójnego karania pracowników. Przewidywał on bowiem, iż pracownik, wobec którego zastosowano karę porządkową (upomnienie, naganę lub karę pieniężną), nie może być pozbawiony dodatkowo tych uprawnień wynikających z przepisów prawa pracy, które są uzależnione od nienaruszenia obowiązków pracowniczych w zakresie uzasadniającym odpowiedzialność porządkową.

Przepisy kodeksu pracy nie wprowadzają kolejności stosowania kar porządkowych.

Każdorazowo o rodzaju zastosowanej kary decyduje pracodawca. Powinien jednak wziąć pod uwagę wszelkie okoliczności zdarzenia, w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy (art. 111 k.p.).

Pracodawca powinien rozważyć takie okoliczności, jak dotychczasowy staż pracy danego pracownika, zajmowane przez niego stanowisko, okresowe oceny pracownika, opinie przełożonych, dotychczasowy przebieg pracy, ewentualne nagrody i wyróżnienia.

Z przepisów kodeksu pracy wynika, że pracownicza odpowiedzialność porządkowa zachodzi wówczas, gdy spełnione są łącznie dwie przesłanki:

● ma miejsce bezprawne zachowanie pracownika, (nie wykonał lub wykonał nienależycie swoje obowiązki związane z przestrzeganiem porządku i regulaminu obowiązującego u danego pracodawcy oraz z przestrzeganiem przepisów bhp i przeciwpożarowych),

● zachodzi wina umyślna lub nieumyślna pracownika.

Zakres obowiązków pracowniczych jest obszerny - zawarty nie tylko w kodeksie pracy, ale także w regulaminach pracy lub układach zbiorowych pracy oraz przepisach wykonawczych, jak np. w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, (Dz. U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.).

Pracownicza odpowiedzialność porządkowa opiera się na zasadzie winy. Należy przez nią rozumieć naganną decyzję człowieka odnoszącą się do podjętego przez niego bezprawnego czynu.

Wina wiąże się z niewłaściwością zachowania odnoszącą się do momentu przewidywania i momentu woli.

Z działaniem (lub zaniechaniem) zawinionym mamy do czynienia wtedy, gdy możemy postawić danej osobie zarzut, iż podjęła i wykonała niewłaściwą decyzję, a w określonych sytuacjach, że nie wykonała tego, co należało, choć mogła i powinna to uczynić.

Dokonanie oceny zachowania pracownika pod kątem powyższych elementów wymaga więc przyjęcia określonego miernika staranności, czyli wzorca, z którym należy zestawiać zachowanie się danej osoby, by móc je ocenić jako nienależyte. W tym przypadku będzie to wzorzec pracownika należycie (sumiennie i starannie) wykonującego swoje obowiązki i dbającego o dobro (w tym o mienie) pracodawcy. Można w tym zakresie korzystać z pojęcia winy funkcjonującego w prawie karnym. Rozróżnia się tam winę umyślną i nieumyślną. Z art. 9 par. 1 i 2 k.k. wynika, że o umyślności można mówić wówczas, jeżeli sprawca ma zamiar popełnienia czynu, to jest chce go popełnić (tzw. zamiar bezpośredni) albo przewidując możliwość jego popełnienia, na to się godzi (zamiar ewentualny). Czyn popełniony jest natomiast nieumyślnie, jeżeli sprawca nie mając zamiaru jego popełnienia, popełnia go jednak na skutek niezachowania ostrożności wymaganej w danych okolicznościach, mimo że możliwość popełnienia tego czynu przewidywał albo mógł przewidzieć.

Wina pracownika będzie z reguły występowała w formie umyślnej, choć nie można wykluczyć nieumyślnej. Bezprawność natomiast należy oceniać przez prawnie skuteczne polecenia przełożonych, a nie wyłącznie na podstawie przepisów. Jednak tylko niewykonanie przez pracownika polecenia służbowego dotyczącego pracy kwalifikuje się jako naruszenie ustalonego porządku, o którym mówi art. 108 k.p. I to może stanowić podstawę do wymierzenia pracownikowi kary regulaminowej (wyrok SN z 27 lipca 1990 r., I PRN 26/90, PiP 2011/27/7).

Zgodne z prawem nałożenie kary porządkowej uzależnione jest także od zachowania przez pracodawcę określonych przepisami terminów.

Kodeks pracy przewiduje krótki termin przedawnienia karalności naruszenia obowiązku pracowniczego. Kara nie może być bowiem zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.

Terminy, w których może nastąpić ukaranie pracownika, mają charakter terminów zawitych. Upływ jednego z nich powoduje wygaśnięcie uprawnienia pracodawcy. Kara zastosowana po terminie jest bezprawna. Zasadnicze w tym zakresie jest ustalenie momentu (dnia), w którym następuje nałożenie kary na pracownika. Wyrażany jest w tym zakresie pogląd, że dniem nałożenia kary jest dzień, w którym pracodawca podpisał pismo o ukaraniu. Poglądu tego nie można jednak przyjąć, bowiem nie znajduje on oparcia w przepisach, dopuszcza tajne ukaranie pracownika, co jest niedopuszczalne. Przyjąć trzeba, że dniem nałożenia kary na pracownika jest dzień, w którym pracownik został zawiadomiony o ukaraniu, a nie dzień, w którym pracodawca podjął decyzję o ukaraniu. Pracodawca ma bowiem obowiązek zawiadomić pracownika o nałożeniu kary porządkowej. W wyroku z 4 marca 1999 r. (I PKN 605/98, OSNP 2000/8/307) SN wskazał, że zastosowanie kary następuje w chwili podpisania pisma o ukaraniu, gdyż wtedy wewnętrzna wola przełożonego otrzymuje swój zewnętrzny, formalny wyraz. Natomiast z punktu widzenia skutków takiej decyzji dla pracownika istotne znaczenie ma chwila zawiadomienia go na piśmie o zastosowanej karze.

Jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg wskazanego wyżej dwutygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy. Wstrzymanie rozpoczęcia lub zawieszenie biegu dwutygodniowego terminu następuje zatem po spełnieniu następujących warunków:

● pracodawca dowiedział się o naruszeniu obowiązku pracowniczego przez danego pracownika,

● w okresie dwóch tygodni od powzięcia przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego pracownik był nieobecny w pracy,

● nieobecność w pracy uniemożliwia wysłuchanie pracownika.

W przypadku zawieszenia dwutygodniowego terminu pozostała jego część biegnie od dnia powrotu pracownika do pracy. Oblicza się ją, odejmując od 14 dni tę liczbę dni, jaka upłynęła od następnego dnia po powzięciu wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego do dnia poprzedzającego pierwszy dzień nieobecności pracownika.

Nie ulega natomiast zawieszeniu bieg trzymiesięcznego terminu przedawnienia karalności liczonego od dnia dopuszczenia się przez pracownika naruszenia obowiązku pracowniczego. Jeśli zatem pracownik jest nieobecny w pracy i pracodawca nie może go wysłuchać, to z chwilą upływu 3 miesięcy od chwili dopuszczenia się przez pracownika naruszenia obowiązku pracowniczego pracodawca nie może zgodnie z prawem nałożyć kary porządkowej.

Trzeba podkreślić, że trzymiesięczny termin przedawnienia karania biegnie niezależnie od wiedzy pracodawcy o czynie pracownika mogącym uzasadniać jego odpowiedzialność.

Pracodawca, który chce się uchronić od skutecznego wniesienia przez pracownika sprzeciwu i ostatecznie od uchylenia kary przez sąd pracy, musi pamiętać o trybie nakładania kar.

Jednym z najważniejszych elementów tej procedury jest wysłuchanie pracownika przed zastosowaniem kary. Ma ono na celu rozważenie (zastanowienie się) przez pracodawcę potrzeby zastosowania kary porządkowej.

W interesie pracownika leży współdziałanie z pracodawcą w celu wyjaśnienia wszystkich okoliczności rzutujących na przypisanie mu odpowiedzialności za dane zachowanie.

Wysłuchanie podwładnego może odbyć się w formie ustnej, choć dopuszczalna jest także forma pisemna. Wysłuchanie pracownika ma przede wszystkim walor wychowawczy. Chodzi o umożliwienie pracownikowi ustosunkowania się do zaistniałej sytuacji, wskazania swoich racji i wyjaśnienia motywów swojego zachowania. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 16 czerwca 1999 r. (I PKN 114/99, OSNP 2000/17/644), pracodawca nie może zastosować kary porządkowej bez uprzedniego wysłuchania pracownika, chyba że ten zrezygnował ze stworzonej mu możliwości ustnego złożenia wyjaśnień bądź wybrał pisemną formę ich wyrażenia.

Dopiero po wysłuchaniu pracownika pracodawca podejmuje decyzje o zastosowaniu kary porządkowej. Konieczne jest zawiadomienie o tym pracownika na piśmie. Nie będzie miała tutaj znaczenia ewentualna odmowa pracownika przyjęcia takiego pisma.

Jeżeli zastosowanie kary porządkowej nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownik może złożyć pracodawcy sprzeciw. Zauważyć trzeba, że podstawą zakwestionowania kary może być każde naruszenie prawa przez pracodawcę stosującego karę - zarówno prawa materialnego, jak i tych dotyczącego procedury nakładania kar porządkowych.

Kodeks pracy nie określa formy sprzeciwu, zatem możliwa jest również forma ustna, ale niewątpliwie (ze względów dowodowych) wskazana jest forma pisemna. Pracownik może wnieść sprzeciw w terminie 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu przez pracodawcę. Jeżeli pracownik złoży sprzeciw w terminie, wówczas pracodawca ma obowiązek go rozpoznać. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Jeżeli przepisy prawa pracy przewidują współdziałanie pracodawcy z zakładową organizacją związkową w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek współdziałać w takich sprawach z zakładową organizacją związkową reprezentującą pracownika z tytułu jego członkostwa w związku zawodowym albo wyrażenia zgody na obronę praw pracownika niezrzeszonego w związku - zgodnie z ustawą o związkach zawodowych.

Pracodawca w pisemnym zawiadomieniu o nałożeniu na pracownika kary porządkowej nagany wskazał, że przyczyną tej decyzji jest powtarzające się naruszenie przez pracownika dyscypliny pracy. Takie sformułowanie jest niewystarczające i może zostać zakwestionowane przez pracownika w sprzeciwie od kary porządkowej, a w przypadku nieuwzględnienia sprzeciwu przez pracodawcę - w pozwie złożonym w sądzie pracy o uchylenie kary.

Po rozpatrzeniu wszystkich okoliczności pracodawca podejmuje decyzje. Może sprzeciw uwzględnić w całości lub w części (zamienić karę na łagodniejszą) lub też go odrzucić. Jeśli chce sprzeciw pracownika odrzucić, powinien to uczynić na piśmie w ciągu 14 dni od daty wniesienia sprzeciwu. Jest to ważny termin, bowiem nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu (art. 112 par. 1 k.p.). Jak wskazał SN w wyroku z 19 lutego 1999 r. (I PKN 586/98, OSNP 2000/7/269), pracodawca dla uniknięcia skutku z art. 112 par. 1 zdanie trzecie k.p. musi wykazać, że odrzucił sprzeciw pracownika ukaranego karą porządkową przed upływem czternastu dni od jego wniesienia. Wymaganie to spełnia sporządzenie i wysłanie w tym terminie pisma odrzucającego sprzeciw pracownika.

Pracownik, którego sprzeciw został odrzucony, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu tego sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary.

Termin do wystąpienia do sądu pracy o uchylenie kary (podobnie jak termin do wniesienia sprzeciwu) jest terminem zawitym prawa materialnego i nie podlega przywróceniu (wyrok SN z 9 maja 2000 r., I PKN 626/99, OSNP 2001/20/615). Pracownik musi o tym terminie pamiętać, tym bardziej że kodeks pracy nie zobowiązuje pracodawcy odrzucającego sprzeciw do pouczenia pracownika o terminie 14 dni do wystąpienia na drogę sądową.

Gdy pracownik naruszy czternastodniowy termin do wniesienia odwołania do sądu pracy, jest to okoliczność uzasadniająca oddalenie powództwa (następuje bezwzględna utrata możliwości dochodzenia przez pracownika roszczenia).

Sąd pracy nie ma wówczas obowiązku merytorycznego badania zarzutów pracownika wskazanych w odwołaniu.

Pracodawca zastosował karę porządkową nagany. Wniesiony przez pracownika od tej kary sprzeciw pracodawca uwzględnił w części, zamieniając karę nagany na upomnienie. Pracownik wniósł do sądu pracy pozew o uchylenie kary upomnienia, ale zrobił to w 15. dniu od zawiadomienia o częściowym odrzuceniu sprzeciwu przez pracodawcę. Sąd oddalił żądanie pracownika ze względu na naruszenie ustawowego czternastodniowego terminu do wniesienia odwołania.

@RY1@i02/2011/150/i02.2011.150.209.0004.001.jpg@RY2@

Andrzej Marek, sędzia Sądu Okręgowego w Legnicy

Andrzej Marek

sędzia Sądu Okręgowego w Legnicy

Art. 108 - 112 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 9 par. 1 i 2 ustawy z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz.U. nr 88, poz. 553 z późn. zm.).