Jak ustalić termin urlopu

Każdy pracownik nabywa prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Powinien być on udzielony w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Od tej zasady kodeks pracy przewiduje wyjątek, zgodnie z którym niewykorzystanej w danym roku części urlopu należy udzielić do końca pierwszego kwartału następnego roku (rząd przyjął już projekt tzw. ustawy deregulacyjnej, która wydłuża wspomniany okres do końca lipca następnego roku; wkrótce trafi on do prac w Sejmie). Zasada ta nie dotyczy jednak części urlopu udzielanego w trybie określonym w art. 167 [2] kodeksu pracy, czyli na żądanie.

Urlop wypoczynkowy przysługujący pracownikowi w danym roku powinien być wykorzystany jednorazowo i w całości. Na wniosek pracownika może być on jednak podzielony na części. W takim przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Nie. Co najmniej jedna część urlopu musi trwać nie krócej niż 14 dni kalendarzowych, czyli liczonych razem z niedzielami, świętami i dniami wolnymi od pracy z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. Mimo zatem, że w omawianym przykładzie żadna część urlopu nie będzie wymagała wykorzystania 14 dni urlopu z rzędu, to jednak w sierpniu pracownik skorzysta z wypoczynku, który będzie trwał 14 kolejnych dni kalendarzowych. Nie ma przy tym znaczenia to, że 15 sierpnia jest dniem wolnym z tytułu święta, a nie urlopu.

Art.162 ustawy z 26 czerwca 1974 - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Z art. 162 wynika, że podział urlopu jest możliwy po spełnieniu dwóch warunków. Po pierwsze z inicjatywą w tej sprawie może wystąpić jedynie pracownik, a nie pracodawca. Po drugie urlop nie może być podzielony dowolnie, ale tak aby co najmniej jedna jego część nie trwała krócej niż 14 dni kalendarzowych (razem z niedzielami, świętami i dniami wolnymi od pracy z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy).

Pracodawca może, ale nie musi uwzględniać wniosku pracownika o podział wypoczynku na części (przy czym może on w tej sprawie kierować się koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy w firmie).

Przepisy nie precyzują natomiast, na ile części urlop może być podzielony. Jedynym ograniczeniem jest to, że przynajmniej jedna część wypoczynku musi trwać wspomniane 14 dni. Pozostała część wypoczynku może być podzielona dowolnie.

Zgodnie z art. 163 k.p. wypoczynek powinien być udzielany pracownikom zgodnie z planem urlopów. Ustala go pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Wspomniane wnioski nie są wiążące dla pracodawcy, ale może się on do nich przychylić (wyrok SN z 20 sierpnia 2001 r., I PKN 590/00, OSNP 2003/14/336). Od tej zasady obowiązują jednak wyjątki. Pracodawca jest związany wnioskiem pracownika w przypadku:

● pracownicy korzystającej z urlopu macierzyńskiego,

● pracownika - ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego lub z urlopu ojcowskiego,

● pracownika przysposabiającego dziecko lub przyjmującego dziecko na wychowanie, który korzysta z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.

W przypadku tych osób konieczne jest uwzględnienie wniosku o udzielenie wypoczynku bezpośrednio po zakończeniu urlopu rodzicielskiego. Jednocześnie bez żadnego wniosku pracodawca musi w okresie ferii szkolnych udzielić urlopu młodocianemu pracownikowi uczęszczającemu do szkoły. W przypadku gdy młodociany nie uzyskał jeszcze prawa do urlopu, pracodawca może w okresie ferii szkolnych udzielić mu go zaliczkowo, o ile złoży on w tej sprawie wniosek.

Zazwyczaj pracodawcy ustalają plan urlopów na okres roku kalendarzowego. Przepisy nie wprowadzają jednak takiego obowiązku. Dlatego możliwe jest także planowanie urlopów na krótsze okresy czasu (np. pół roku). Podobnie przepisy nie precyzują też terminu, w jakim należy sporządzić taki plan. Ze względu na to, że dotyczy on uprawnienia, które należy wykorzystać w danym roku kalendarzowym, zasadne jest jego sporządzanie na początku każdego roku. Przemawia za tym także fakt, że po sporządzeniu planu urlopów pracodawca powinien podać go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w jego firmie, np. wywiesić na tablicy ogłoszeń, przesłać jego treść wewnętrzną pocztą elektroniczną itp.

Od tego momentu plan urlopów wiąże pracowników i pracodawcę. Tylko wyjątkowo, na zasadach określonych w kodeksie pracy, terminy wykorzystania urlopu mogą zostać zmienione (np. termin rozpoczęcia urlopu może ulec przesunięciu). Jednocześnie z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika, że podanie planu urlopów do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy jest wystarczającą informacją o terminie urlopu danego pracownika (uchwała SN z 6 marca 1980 r., V PZP 7/79 OSNC z 1980/7-8/132). W tej sprawie orzecznictwo nie jest jednak jednolite. W wyroku z 5 września 1979 r. (I PRN 82/79, niepublikowane) SN orzekł, że plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest bowiem także dodatkowe wyrażenie zgody pracodawcy na to, aby pracownik skorzystał z urlopu w konkretnym terminie (najczęściej poprzez wydanie tzw. karty urlopowej).

Tworzenie planów urlopowych nie jest obowiązkowe w każdej firmie. Nie trzeba ich ustalać, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę albo u pracodawcy w ogóle nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Również w takiej sytuacji wnioski pracowników w sprawie terminu urlopu nie są wiążące dla pracodawcy (ze wspomnianymi wyjątkami), ale może się on do nich przychylić.

Tak. Pracownik nie może samodzielnie udać się na urlop. Musi on uzgodnić jego termin urlopu, nawet jeżeli np. pracodawca zgodnie z przepisami nie sporządził planu. Samo złożenie przez pracownika wniosku o urlop, bez uzgodnień z pracodawcą, nie usprawiedliwia jego nieobecności w pracy (wyrok SN z 13 maja 1998 r., I PKN 99/98, OSNAPiUS z 1999/10/331). Samowolne udanie się pracownika na urlop może być uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i stanowić przyczynę rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Taki sam skutek może spowodować samowolne udanie się pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia (wyrok SN z 17 grudnia 1980 r., I PRN 136/80, Lex Polonica nr 318146).

Warto podkreślić, że pracownik nie może samodzielnie decydować o terminie swojego urlopu, nawet jeśli nie został objęty planem urlopów, bo np. w czasie jego ustalania nie był obecny w pracy z powodu długotrwałej choroby (wyrok SN z 10 listopada 1998 r., I PKN 364/98, OSNAPiUS 1999/24/788).

Art. 163 ustawy z 26 czerwca 1974 - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Pracodawca musi jednak pamiętać, że spoczywa na nim obowiązek równego traktowania wszystkich pracowników, także ze względu na dostęp do urlopu. Dla podwładnych zwykle bardziej atrakcyjna jest możliwość skorzystania z urlopu w okresie wakacyjnym niż np. w listopadzie. Firma nie powinna zatem zgadzać się na takie zaplanowanie urlopu jednego lub całej grupy pracowników, które uniemożliwiałoby innym skorzystanie z należnego wolnego w atrakcyjnym okresie. Takie działanie pracodawcy może być uznane za przejaw nierównego traktowania, co grozi pracodawcy pozwem o odszkodowanie.

Tak. Ustalając termin urlopu, pracodawca musi wziąć pod uwagę nie tylko wnioski pracowników, ale także konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Dodatkowo wnioski pracowników w sprawie terminu urlopu nie są dla niego wiążące. W omawianym przykładzie może zaproponować podwładnemu, aby ten skorzystał z urlopu w innym terminie (np. lipcu lub sierpniu).

Art. 163 ustawy z 26 czerwca 1974 - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Przepisy dopuszczają sytuacje, w których to pracodawca samodzielnie decyduje o terminie urlopu pracownika. Firma ma takie prawo w okresie wypowiedzenia umowy o pracę.

Nie ma przy tym znaczenia, czy wypowiedzenie to złożył sam pracownik, czy firma zdecydowała rozstać się z nim.

Pracodawca może także zmusić pracownika do wykorzystania urlopu zaległego do końca I kwartału roku następującego po tym, za który przysługuje. Jeśli podwładny uchyla się od wykorzystania go w tym okresie, pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z nim terminu skorzystania z takiego wolnego. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05, OSNP 2006/23 - 24/354). Orzeczenie to nie oznacza jednak, że w I kwartale roku firma może dowolnie ustalać datę wykorzystania zaległego urlopu. W pierwszej kolejności pracodawca powinien wystąpić do podwładnego o wskazanie takiego terminu (do końca I kwartału). Jeżeli pracownik uchyla się od złożenia takiego oświadczenia, firma może go do tego zobowiązać. Jeśli nadal odmówi on współpracy, pracodawca ma prawo nałożyć na niego karę porządkową za naruszenie organizacji i porządku pracy. Dopiero w razie odmowy złożenia wspomnianego oświadczenia firma może też bez zgody podwładnego samodzielnie ustalić termin jego urlopu.

Łukasz Guza

lukasz.guza@infor.pl

Art. 152, 161 - 163, 167¹, 205 ustawy z 26 czerwca 1974 - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.).