Kiedy pracodawca musi wprowadzić regulamin pracy

Regulamin pracy stanowi wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy. Jego rola sprowadza się przede wszystkim do doprecyzowania praw i obowiązków pracodawcy i pracownika wynikających z przepisów prawa pracy i postanowień umowy o pracę. Dotyczy to głównie kwestii organizacji i porządku pracy.

Prawidłowe sformułowanie treści regulaminu leży w interesie pracodawcy. Precyzyjne określenie obowiązków pracownika daje bowiem firmie dodatkową (konkretną) podstawę do ich egzekwowania. W przypadku naruszenia ustalonych procedur pozwala na zastosowanie odpowiednich sankcji (kar porządkowych a nawet rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę).

Regulamin pracy - jako źródło wewnątrzzakładowe - nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż źródła prawa pracy wyższego rzędu (ustawy, układy zbiorowe pracy i inne porozumienia zbiorowe). Obowiązuje bowiem tutaj zasada uprzywilejowania pracownika. Jeśli zatem w regulaminie znajdą się takie postanowienia, nie mają one mocy obowiązującej, a w ich miejsce stosuje się odpowiednie przepisy kodeksu pracy (układu zbiorowego).

Nie ma natomiast żadnych przeszkód, aby postanowienia regulaminu były korzystniejsze, aniżeli przepisy kodeksu pracy lub układu zbiorowego pracy. Również zmiany np. układu zbiorowego pracy, dokonane po wydaniu regulaminu pracy, uchylają moc obowiązującą tych postanowień regulaminu, które stały się dla pracowników mniej korzystne od nowych regulacji.

Brak regulaminu pracy może stanowić wykroczenie przeciwko przepisom kodeksu pracy o czasie pracy oraz bezpieczeństwie i higienie pracy.

Wydanie regulaminu jest obowiązkowe, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników. Nie ma tutaj znaczenia rodzaj prowadzonej przez firmę działalności, podstawa nawiązania przez pracownika stosunku pracy, rodzaj wykonywanej przez niego pracy, a także rodzaj umowy o pracę lub wymiar czasu pracy. Jeżeli zatrudnionych jest mniej niż 20 pracowników pracodawca nie musi (choć może) wprowadzić taki regulamin.

Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy powstaje z chwilą zatrudnienia dwudziestego pracownika. Kodeks pracy określa jedynie sytuacje, w których - ze względu na zatrudnienie określonej liczby osób - regulamin ma zostać utworzony. Ponieważ stanowi on wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy nie może być w sposób dowolny zmieniony lub uchylony. Nie ma także żadnych podstaw do uznania, że zmniejszenie zatrudnienia poniżej 20 pracowników samo w sobie powoduje utratę mocy obowiązującej regulaminu.

Wprowadzenie regulaminu pracy w takim przypadku budzi wśród ekspertów wątpliwości. Przeciwnicy uważają, że taki pracodawca nie tylko nie musi, ale także nie może wydać regulaminu pracy. Opierają się przy tym na zawartym w art. 104 par. 2 k.p. sformułowaniu "regulaminu nie wprowadza się (...) gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników". Zdaniem autora można jednak uznać, że jest to dopuszczalne. Skoro regulamin wprowadzony w momencie, gdy pracodawca zatrudniał 20 pracowników nie traci mocy obowiązującej w przypadku zmniejszenia zatrudnienia, to nie ma przeszkód do wydania regulaminu, gdy firma od początku zatrudnia mniej niż 20 pracowników.

W zakładzie pracy, w którym nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy, ustalenie elementów organizacji i porządku pracy, w tym sposobu potwierdzania obecności w pracy, następuje w drodze poleceń pracodawcy (wyrok Sądu Najwyższego z 7 lutego 2007 r., I PK 221/06, OSNP 2008/5 - 6/67).

Pracodawca zatrudniając 20 pracowników nie musi jednak wprowadzać regulaminu, jeśli materia regulaminowa (określona w art. 104¹ k.p.) została zawarta w obwiązującym u niego układzie zbiorowym pracy. Układ taki może bowiem regulować wszystkie składniki stosunku pracy. Prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, stanowiące przedmiot regulacji regulaminu pracy, mogą zatem być w całości lub w części określone układzie zbiorowym pracy. Wydanie regulaminu pracy nie będzie konieczne, gdy w układzie zbiorowym pracy zostaną uregulowane przynajmniej kwestie porządkowo - organizacyjne wymienione w art. 104¹ k.p.

Pracodawca zatrudniający 20 pracowników nie musi wprowadzać regulaminu, jeśli materia regulaminowa została zawarta precyzyjnie (nie zaś ogólnikowo) w obwiązującym u niego układzie zbiorowym pracy. Nie są zatem wystarczające postanowienia (zapisane w układzie) wskazujące na ogólny obowiązek pracodawcy w zakresie BHP. W tej sytuacji firma ma obowiązek wydać regulamin pracy, w którym ustalone zostaną konkretne regulacje, wskazane w art. 104¹ k.p.

W praktyce jedynie zakładowy układ zbiorowy pracy może regulować kwestie organizacyjne i porządkowe w taki sposób, że nie będzie potrzeby ich określenia regulaminie pracy. Chodzi np. o organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu czy wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały.

Jeśli układ zbiorowy pracy nie reguluje wszystkich zagadnień wymienionych w art. 104¹ k.p., firma ma obowiązek wydania regulaminu pracy. Jego treść może zostać wówczas ograniczona do zagadnień, które nie zostały uregulowane w zakładzie zbiorowym.

Może zdarzyć się też tak, że w trakcie obowiązywania regulaminu pracy wejdzie w życie u danego pracodawcy układ zbiorowy pracy. W takiej sytuacji postanowienia regulaminu - podobnie jak w przypadku regulaminu wynagradzania (art. 77² par. 3 k.p.) - obowiązują do czasu objęcia pracowników zakładowym układem zbiorowym pracy określającym materię regulaminową.

Jeżeli w firmie nie funkcjonuje związek zawodowy, regulamin pracy pracodawca ustala sam. W przypadku, gdy w zakładzie działa zakładowa (międzyzakładowa) organizacja związkowa (spełniająca wymogi z art. 25¹ ustawy o związkach zawodowych) regulamin taki ustala pracodawca w uzgodnieniu z tą organizacją. W razie nieuzgodnienia w ustalonym przez strony terminie jego treści, a także w przypadku, gdy w firmie nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin ustala pracodawca. Jeżeli natomiast działa u niego więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, powinny one w terminie 30 dni przedstawić wspólnie uzgodnione stanowisko. Jeśli opinia związków jest inna aniżeli projekt regulaminu pracodawcy, wówczas strony powinny ustalić termin na przeprowadzenie uzgodnień.

Zasadą jest, że do wprowadzenia regulaminu pracy potrzebna jest zgoda związku zawodowego. Pracodawca przygotowuje projekt regulaminu, przedstawia go zakładowej organizacji związkowej i strony wspólnie ustalają termin na ustalenie ostatecznej jego treści. Kodeks pracy nie określa kiedy to ma nastąpić. Zdaniem autora bezskuteczny upływ terminu (brak porozumienia ze związkiem) upoważnia firmę do samodzielnego ustalenia zapisów regulaminu. Prawo to przysługuje także, gdy związek swoimi działaniami uniemożliwia wprowadzenie regulaminu. Jeżeli firma wskazała związkowi 30 dni na przeprowadzenie rokowań, a ten nie chce ich podjąć, to po bezskutecznym upływie terminu może on samodzielnie wprowadzić regulamin.

Po jego bezskutecznym upływie, a także wówczas gdy organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni - zdaniem autora - decyzję podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Może także wystąpić sytuacja, w której związki przedstawią wspólne negatywne stanowisko co do zaproponowanej przez pracodawcę treści regulaminu, ale jednocześnie nie zaakceptują proponowanego przez niego terminu na dalsze uzgodnienia. Może to prowadzić do przedłużania rozmów w sprawie regulaminu, a nawet do całkowitego zablokowania wprowadzenia go w życie.

W takiej sytuacji - zdaniem autora - należy uznać, że brak uzgodnienia terminu uprawnia pracodawcę do podjęcia decyzji w tej kwestii. Jeśli zatem strony nie porozumieją się co do treści regulaminu pracy w ciągu 30 dni od przedstawienia przez organizacje wspólnego negatywnego stanowiska odnośnie proponowanego terminu, pracodawca ma prawo samodzielnie wprowadzić regulamin pracy.

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. poprzez wysłanie pracownikom tekstu regulaminu mailem). Obowiązkiem pracodawcy jest zapoznanie pracownika z jego treścią. W przypadku nowozatruadnianych pracowników powinno to nastąpić jeszcze przed rozpoczęciem przez nich pracy. Pisemne potwierdzenie zapoznania się podwładnego z regulaminem pracy pracodawca umieszcza w jego aktach osobowych.

Firma wprowadzająca regulamin pracy musi pamiętać o tym, że gdy treść dotychczasowych umów o pracę dotyczyła określonych uprawnień pracowników dotyczących organizacji i porządku pracy, a postanowienia wprowadzanego regulaminu pracy byłyby mniej korzystne od dotychczasowych (wynikających z umowy o pracę), konieczna będzie zmiana tych postanowień - za zgodą podwładnego lub w drodze wypowiedzenia zmieniającego.

Andrzej Marek

sędzia Sądu Okręgowego w Legnicy

Art. 104 - 104³, art. 240 par. 1 pkt 1, art. 281 pkt 5 i art. 283 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 25¹ i 30 ust. 1-5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn. zm.).

Par. 3 i 6 ust. 2 lit. b) rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).