Jak pracownik może udowodnić w sądzie pracę w nadgodzinach

W postępowaniu przed sądem pracy obowiązuje zasada sporności. Strony zobowiązane są wskazywać dowody dla stwierdzenia faktów, z których wywodzą korzystne dla siebie skutki prawne. Sąd może jedynie dopuścić środek dowodowy niewskazany przez stronę. Nie ma natomiast obowiązku uwzględniania z urzędu niezgłoszonych przez strony dowodów.

Sąd nie jest też odpowiedzialny za rezultat postępowania dowodowego, jego przebieg zależny jest w dużej mierze od działania stron procesu.

Pracownik może składać wnioski o przeprowadzenie postępowania mającego na celu wykazanie jego racji aż do wydania wyroku, a nawet później - w ewentualnej apelacji - ale wówczas może się to spotkać z odmową sądu.

Strona ma możliwość zgłaszania w apelacji nowych dowodów. Należy jednak pamiętać o konsekwencjach braku jej aktywności w tym zakresie przed sądem I instancji. Sąd apelacyjny może bowiem pominąć nowe fakty i dowody (zgłoszone po raz pierwszy w apelacji), jeżeli strona mogła je powołać w postępowaniu przed sądem I instancji, chyba że potrzeba powołania się na nie wynikła później. Zgłaszając zatem nowe wnioski dowodowe w apelacji, należy uzasadnić, dlaczego powód nie mógł ich zgłosić wcześniej lub z jakich przyczyn potrzeba powołania się na te dokumenty powstała dopiero w postępowaniu odwoławczym. Strona, która nie wykorzystuje możliwości wskazywania dowodów dostępnych jej w postępowaniu przed sądem I instancji, musi się liczyć z tym, że sąd apelacyjny jej wniosku nie uwzględni (wyrok SN z 17 kwietnia 2002 r., IV CKN 980/00, niepubl.). Jeśli pracownik nie mógł w toku postępowania przed sądem rejonowym przedstawić dowodów z dokumentów (faktury, umowy) i uzyskał je dopiero po wydaniu wyroku, to sąd odwoławczy (okręgowy) powinien te dowody uwzględnić.

W sprawie wniesionej przez pracownika o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych szczególnie istotne jest to, że to na firmie spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym ewidencji czasu pracy. W przypadku nieprowadzenia lub niewłaściwego prowadzenia takiej ewidencji następuje przerzucenie na pracodawcę ciężaru udowodnienia braku pracy w nadgodzinach.

W wyroku z 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99, OSNAP z 2000/15/579) SN stwierdził, że firma, która wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a kodeksu pracy nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi się liczyć z tym, że na niej będzie spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności podwładnego, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.

Sąd pracy - nawet w przypadku braku prawidłowej ewidencji czasu pracy - nie przyjmuje jednak bezkrytycznie wszystkich twierdzeń pracownika co do dokonanych przez niego obliczeń pracy w godzinach nadliczbowych i dochodzonego wynagrodzenia. Musi ocenić zasadność żądania w świetle całokształtu przeprowadzonych w sprawie dowodów.

Jeżeli dokumentacja ewidencyjna prowadzona jest przez pracodawcę w sposób prawidłowy, to ciężar dowodu spoczywa zasadniczo na pracowniku. Powinien on zatem wykazać nie tylko wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych, ale także liczbę godzin takiej pracy odpowiednio każdego dnia, za który żąda zasądzenia wynagrodzenia za nadgodziny.

Może być to trudne, szczególnie w przypadku wnioskowania o wynagrodzenie za dłuższe okresy (maksymalnie trzyletnie, wynikające z terminu przedawnienia roszczeń pracowniczych). W takiej jednak sytuacji sąd może uwzględnić choć część żądania pracownika.

Zdarza się, iż pracownicy nie są w stanie precyzyjnie wykazać liczby godzin nadliczbowych, za które dochodzą zapłaty, np. gdy w przypadku roszczeń z tytułu pracy w nadgodzinach za dłuższe okresy. W takich sytuacjach, kiedy nie budzi wątpliwości sam fakt pracy w godzinach nadliczbowych, ale nie można ściśle ustalić jej rozmiaru i związanego z nią wynagrodzenia, sądy pracy może - zgodnie z art. 322 k.p.c - zasądzić odpowiednią sumę według swej oceny. Będzie to zależeć od decyzji sądu. Jednak nie może to być ocena dowolna, ale znajdująca podstawę w okolicznościach danej sprawy i wynikająca z zasad logiki i doświadczenia życiowego. Trzeba też zaznaczyć, że takie rozwiązanie możliwe jest dopiero wówczas, gdy po wyczerpaniu wszystkich dostępnych dowodów okaże się, że ścisłe udowodnienie żądania jest niemożliwe lub nader utrudnione.

Dowodem w sprawach o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe mogą być dokumenty. Najczęściej będą to akta osobowe pracownika, karty ewidencji czasu pracy pracowników, listy obecności czy płac. Pracodawca lub inny podmiot je posiadający zobowiązany jest przedstawić znajdujące się u niego i stanowiące poparcie istotnego dla rozstrzygnięcia sprawy faktu, chyba że dany dokument zawiera tajemnicę państwową.

Sąd pracy może także uwzględnić dane o godzinach pracy pracownika zawarte w jego notatkach (zapiskach). Dane takie, poparte zeznaniami świadków oraz dowodem z przesłuchania podwładnego (jako strony), mogą się w istotny sposób przyczynić do uwzględnienia żądania jeśli nie w całości, to choćby w części.

Jeśli pracownik uważa, że jakiś dowód, nawet niespełniający wszystkich wymogów formalnych, może się przyczynić do wykazania jego racji, powinien go złożyć sądowi, który oceni go w ramach swobodnej oceny dowodów.

Jednym z najczęściej wykorzystywanych dowodów w postępowaniu przed sądem pracy są zeznania świadków. Co do zasady świadkiem może być każda osoba fizyczna, także niepełnoletnia.

Zdarza się, iż pracownicy działający w sprawie bez zawodowych pełnomocników obawiają się niekiedy składać wnioski o przesłuchanie w charakterze świadków osób zatrudnionych w firmie, uważając, że osoby te nie będą chciały składać zeznań lub też będą składać je nieprawdziwe w obawie przed zwolnieniem z pracy.

Należy podkreślić, że składanie zeznań jest obowiązkiem. Za nieusprawiedliwione niestawiennictwo sąd skaże świadka na grzywnę, po czym wezwie go powtórnie, a w razie ponownego niestawiennictwa skaże go na kolejną grzywnę i może zarządzić jego przymusowe sprowadzenie.

Pracownik powołujący świadków obowiązany jest dokładnie oznaczyć fakty, które mają być zeznaniami poszczególnych osób stwierdzone. Musi też podać dane (imię, nazwisko i adres) tych osób, tak by ich wezwanie do sądu było możliwe.

Osoba wezwana do sądu jako świadek ma obowiązek stawić się w sądzie, nawet jeśli ma prawo odmowy zeznań. Pisemne oświadczenie o braku wiadomości w danej sprawie nie zwalnia świadka z obowiązku przyjścia do sądu. Za nieusprawiedliwione niestawiennictwo świadek może być ukarany grzywną. Jednak w ciągu tygodnia od daty doręczenia mu postanowienia skazującego go na grzywnę lub na pierwszym posiedzeniu, na które zostanie wezwany, świadek może usprawiedliwić swą nieobecność. W takim przypadku sąd zwolni go od grzywny i od przymusowego sprowadzenia. Świadek ma obowiązek stawić się wówczas na kolejną rozprawę w sądzie.

W sprawach o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe można przeprowadzić dowód z opinii biegłego sądowego z zakresu księgowości. Opinia taka powinna zawierać uzasadnienie pozwalające na jej kontrolę przez sąd i strony. Sąd może zażądać ustnego wyjaśnienia opinii złożonej na piśmie, a także dodatkowej analizy przez tego samego lub innych biegłych.

Potrzeba powołania innego biegłego powinna wynikać jednak z okoliczności sprawy, a nie z samego niezadowolenia strony z dotychczas złożonej opinii (wyrok SN z 4 sierpnia 1999 r., I PKN 20/99, OSNP z 2000 r. nr 22, poz. 807).

Powinna być następstwem umotywowanej krytyki dotychczasowej opinii. W przeciwnym bowiem razie sąd musialby uwzględniać kolejne wnioski strony dopóty, dopóki złożona zostałaby opinia w pełni ją zadowalająca, co jest niedopuszczalne (wyrok SN z 10 stycznia 2002 r., II CKN 639/99, niepubl.).

Należy pamiętać, że dowód z opinii biegłych ma być pomocny sądowi pracy w rozstrzygnięciu o żądaniu pozwu przede wszystkich odnośnie do obliczeń wynagrodzenia za przepracowane przez pracownika godziny nadliczbowe.

Jeżeli po wyczerpaniu wszystkich możliwości dowodowych pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy, może zostać przeprowadzone przesłuchanie stron. Jest to dowód mający charakter uzupełniający i posiłkowy.

W sprawie o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe przesłuchanie stron (w szczególności powoda) może uzupełniać i wspierać inne ustalenia z zeznań świadków lub prywatnych notatek (zapisków) pracownika co do rzeczywistego wymiaru jego czasu pracy.

Przepisy kodeksu pracy dotyczące obowiązków pracodawcy związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy pozwalają na przyjęcie, że pracownik może powoływać dowody, z których można wywnioskować, że wykonywał on pracę w godzinach nadliczbowych.

Może to być wykazane, gdy np. będący świadkiem współpracownik powoda, wychodząc z pracy, widział, jak powód pozostawał jeszcze przy swoim stanowisku pracy, z czego można wnioskować, że pracował on w godzinach nadliczbowych.

Na firmie natomiast spoczywa wówczas ciężar udowodnienia, że podwładny rzeczywiście nie pracował w tym czasie i wynagrodzenie za godziny nadliczbowe mu się nie należy.

Nawet przy braku ewidencji czasu pracy w firmie sąd nie przyjmie bezkrytycznie wszystkich twierdzeń pracownika co do przepracowanych przez niego godzin nadliczbowych

Andrzej Marek

sędzia Sądu Okręgowego w Legnicy

Art. 94 pkt 9a i art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 227 - 309 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.).

Par. 8 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).