Jak dobrze ocenić urzędnika

Zatrudnieni w administracji rządowej i samorządowej podlegają tzw. ocenie okresowej. Od jej wyniku zależy np., czy pracownik wciąż będzie pracował w urzędzie i czy otrzyma awans. Negatywny wynik jest wystarczającym argumentem za podjęciem decyzji o zwolnieniu urzędnika.

System ocen okresowych służy przede wszystkim poprawie efektywności pracy, podejmowaniu decyzji kadrowych (awanse, przeniesienia) czy planowaniu zatrudnienia. Jest też pomocny w ustalaniu ścieżek kariery pracowników. W przypadku służby cywilnej pomaga w sporządzeniu wniosków do indywidualnego programu rozwoju zawodowego zatrudnionych. Pozwala też bezpośredniemu przełożonemu uzyskać dodatkowe informacje do opracowania planu szkoleń. Dlatego nawet przy negatywnej ocenie bezpośredni przełożony powinien wysłać pracownika na szkolenie lub zaproponować mu np. zmianę stanowiska pracy na inne. Pracownik powinien być powiadomiony o możliwości podwyższania kwalifikacji.

Okresowe oceny pracowników administracji rządowej przeprowadzane są na postawie ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej.

Ocena to, poza niektórymi wyjątkami, dokonywana jest co dwa lata. Kwestie te zostały szczegółowo określone w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 8 maja 2009 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej.

W tym akcie prawnym przewidziana została pięciopunktowa skala ocen. Najniższa to - znacznie poniżej oczekiwań, kolejna: poniżej oczekiwań, na poziomie oczekiwań, powyżej oczekiwań, i najwyższa - znacznie powyżej oczekiwań (5 punktów). Według tej skali sprawdzający będzie dokonywał odrębnej oceny każdego kryterium. Otrzymane noty cząstkowe będą podstawą ustalenia ogólnej oceny.

Następnie bezpośredni przełożony ustali pozytywny lub negatywny wynik. Niezależnie od przyjętego ogólnego poziomu spełniania kryteriów każda ocena cząstkowa na poziomie znacznie poniżej oczekiwań (1 punkt) będzie skutkować negatywnie. Przyznanie pozytywnej noty ma miejsce w razie spełniania kryteriów oceny na poziomie znacznie powyżej oczekiwań, powyżej oczekiwań albo na poziomie oczekiwań, pod warunkiem nieuzyskania żadnego cząstkowego wyniku na poziomie znacznie poniżej oczekiwań.

Analiza dokonywana będzie na podstawie kryteriów odpowiednich dla stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego. Składają się one z warunków obowiązkowych i wybranych przez oceniającego. Pracownik niezajmujący kierowniczego stanowiska będzie mógł wybrać nie mniej niż trzy i nie więcej niż pięć kryteriów oceny, zaś osoby na kierowniczych stanowiskach - nie więcej niż dwa. Powinny być one istotne dla prawidłowego wykonywania obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego.

Nowa metodologia ocen okresowych zawiera również elementy opisowe. W zależności od statusu pracowniczego członka korpusu służby cywilnej i otrzymanej noty cząstkowej, oceniający będzie musiał uzasadnić określenie poziomu spełniania danego wymogu. Ze względu na zróżnicowanie kryteriów stosowanych przy jej dokonywaniu, w rozporządzeniu wprowadzone zostały dwa arkusze ocen. Dla osób zatrudnionych w służbie cywilnej, które nie zajmują wyższych stanowisk, w tym kierownika urzędu, ocenę sporządza się na arkuszu A. Natomiast w przypadku kierowników, dyrektorów departamentów oraz dyrektorów generalnych ocena dokumentowana będzie na arkuszu B.

Przed sporządzeniem oceny bezpośredni przełożony przeprowadza z pracownikiem rozmowę, podczas której omawia z nim m.in. zakres jego obowiązków, ewentualne trudności przy ich wykonaniu, kierunki dalszego rozwoju zawodowego oraz jego potrzeby szkoleniowe. Po jej przeprowadzeniu przełożony zobowiązany jest niezwłocznie umożliwić oceniającemu zapoznanie się ze sporządzonym na piśmie wynikiem kwalifikacji. Jeśli pracownik nie zgadza się z nim, może w ciągu tygodnia złożyć sprzeciw do dyrektora generalnego.

Pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym, w gminie, starostwie, urzędzie miasta lub marszałkowskim także podlega okresowej weryfikacji. Kierownik jednostki (np. wójt lub prezydent miasta) na podstawie zarządzenia określa sposób i kryteria jej dokonywania, okresy, za które jest ona sporządzana, oraz skalę ocen.

Bezpośredni przełożony pracownika samorządowego sporządza okresową ocenę na piśmie. Powinna być ona przeprowadzona nie rzadziej niż raz na dwa lata i nie częściej niż raz na pół roku. Analizowane jest wywiązywanie się przez pracownika samorządowego z obowiązków wynikających z zakresu czynności na zajmowanym stanowisku oraz bezpośrednio z ustawy, np. przestrzegania konstytucji i innych przepisów, wykonywania zadań sumiennie, sprawnie i bezstronnie. Ponadto oceniane jest też stałe podnoszenie umiejętności oraz zachowanie pracownika w kontaktach z innymi osobami.

W sytuacji gdy pracownik samorządowy otrzyma ponownie negatywną ocenę okresową, umowa o pracę rozwiązuje się z zachowaniem okresów wypowiedzenia. Użyte w art. 27 ust. 9 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych sformułowanie - skutkuje rozwiązaniem umowy o pracę - oznacza, że w tym przypadku rozwiązanie umowy o pracę następuje z mocy prawa. Nie jest więc potrzebne składanie przez pracodawcę oświadczenia woli.

Odwołanie się pracownika samorządowego do sądu pracy jest możliwe dopiero wtedy, gdy otrzyma on dwie negatywne oceny okresowe. W takim przypadku następuje automatyczne rozwiązanie stosunku pracy z samorządowcem. Sąd Najwyższy uznał jednak, że pracownik od pierwszej negatywnej oceny może się odwołać do sądu cywilnego. Podkreślił, że brak w ustawie o pracownikach samorządowych (tak jak jest to w ustawie o służbie cywilnej) przepisu umożliwiającego urzędnikowi, który otrzymuje negatywną ocenę, odwołania się do sądu, nie oznacza niedopuszczalności drogi sądowej (wyrok SN z 5 kwietnia 2011 r., sygn. akt II PK 274/10).

Przepisy nie przewidują pierwszej oceny dla pracownika samorządowego. Inaczej jest w korpusie służby cywilnej. Jej wynik oraz egzamin decydują o zatrudnieniu.

Z osobą, która po raz pierwszy podejmuje pracę w służbie cywilnej, zawierana jest umowa o pracę na okres jednego roku. W tym czasie nowozatrudniony musi być przez bezpośredniego przełożonego poddany pierwszej ocenie. Dzieje się to w porozumieniu z dyrektorem departamentu. Może ona nastąpić najwcześniej po ośmiu, a najpóźniej po 11 miesiącach pracy. Nie podlegają jej absolwenci Krajowej Szkoły Administracji Publicznej, którzy złożyli wniosek o mianowanie na urzędnika. W ciągu 21 dni od zawarcia umowy z nowo zatrudnionym przełożony przeprowadza z nim rozmowę o sposobie przeprowadzania takiej weryfikacji oraz wyznacza ocenianemu termin do złożenia sprawozdania. Ma ono dotyczyć realizowanych przez podwładnego zadań i musi obejmować co najmniej siedmiomiesięczny okres prac.

Po uzyskaniu przez pracownika pozytywnego wyniku sprawdzającego jego pracę dyrektor departamentu występuje do dyrektora generalnego o zawarcie z podwładnym umowy na czas nieokreślony. W razie otrzymania przez ocenianego negatywnego wyniku przełożony może rozwiązać z nim umowę o pracę na czas określony lub podjąć decyzję o niezawarciu umowy na czas nieokreślony.

Pracownik nie powinien być zwalniany z pracy po pierwszej negatywnej ocenie. Jednak istotne jest to, co było jej przyczyną. Jeżeli z podwładnym zostanie rozwiązana umowa, to pozostaje mu odwołanie się od wypowiedzenia umowy do sądu pracy. Może tam kwestionować zarówno zasadność wypowiedzenia umowy o pracę, jak i sposób dokonania negatywnej oceny pracowniczej. W razie nierozpatrzenia przez dyrektora generalnego w terminie sprzeciwu od negatywnej oceny albo jego nieuwzględnienia członek korpusu służby cywilnej może, w ciągu 14 dni od dnia doręczenia decyzji albo od dnia upływu 14-dniowego terminu, odwołać się do sądu pracy. Takiej możliwości nie mają pracownicy samorządowi. Mogą oni odwołać się do sądu pracy dopiero po drugiej negatywnej ocenie, czyli rozwiązaniu umowy.

Artur Radwan

artur.radwan@infor.pl

Art. 38, 54 ust. 2, art. 81 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227, poz. 1505 z późn. zm.).

Art. 27 - 28 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458 z późn. zm.).

Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 8 maja 2009 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej (Dz.U. nr 74, poz. 633).

Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 15 czerwca 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej (Dz.U. nr 94, poz. 772).