Firmy mogą monitorować swoich pracowników

Generalny inspektor ochrony danych osobowych może kierować do firm wystąpienia ze wskazówkami, jak należy stosować obecne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Dzięki temu firmy będą wiedzieć, jakie sposoby kontrolowania są zgodne z prawem. Tak wynika z ustawy o zmianie ustawy o ochronie danych osobowych, która weszła w życie 7 marca 2011 r.

Wystąpienia generalnego inspektora ochrony danych osobowych mają zapewnić skuteczną ochronę danych osobowych. Generalny inspektor może je kierować do organów państwowych, organów samorządu terytorialnego, państwowych i komunalnych jednostek organizacyjnych, podmiotów niepublicznych realizujących zadania publiczne, osób fizycznych i prawnych, jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi oraz innych podmiotów.

Pracodawcom wskażą one, kiedy dana metoda kontroli pracowników lub pozyskiwania ich danych osobowych jest, zdaniem generalnego inspektora ochrony danych osobowych, adekwatna do celu, jaki w ten sposób firma chce osiągnąć (patrz przykład).

Opinie zawarte w wystąpieniach ułatwią przedsiębiorcom i organom państwowym stosowanie ustawy o ochronie danych osobowych, ale nie będą miały mocy obowiązującej.

Jak podkreśla generalny inspektor ochrony danych osobowych, mogą być one wydawane np. na zakończenie tzw. kontroli sektorowej, czyli przeprowadzanej w różnych przedsiębiorstwach danej branży. Podsumowywałyby one problemy, jakie na tle stosowania ustawy o ochronie danych osobowych występują w poszczególnych sektorach.

Wybrane wystąpienia kierowane przez generalnego inspektora ochrony danych osobowych mają być udostępniane na stronie www.giodo.gov.pl.

Obecnie zakres kontroli pracowników jest ograniczony przepisami kodeksu pracy. Na przykład art. 22¹ k.p. wskazuje jakie dane o podwładnym może pozyskiwać zatrudniająca go firma (m.in. adres zamieszkania, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia). Pracodawca nie może więc pozyskiwać innych informacji, o ile nie zezwalają na to przepisy szczególne (np. w przypadku służb mundurowych lub nauczycieli).

W opinii generalnego inspektora ochrony danych osobowych przed wyborem metody kontrolowania podwładnych pracodawca powinien rozważyć, która z nich będzie adekwatna do celu, jaki w ten sposób firma chce osiągnąć. Dlatego jego zdaniem pracodawcy (w tym również szpitale) nie powinni stosować np. czytników linii papilarnych na potrzeby ewidencji czasu pracy.

Pozyskiwanie tak wrażliwych informacji o pracowniku jak jego dane biometryczne może być bowiem uzasadnione jedynie np. względami bezpieczeństwa lub chęcią ograniczenia dostępu do tajnych informacji. Stosowania takich czytników na potrzeby rozliczenia czasu pracy nie uzasadnia nawet szczególny charakter pracy lub podstawa jej świadczenia. Dlatego czytników linii papilarnych nie powinny stosować także szpitale, które w ten sposób chcą ewidencjonować czas pracy lekarzy.

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na zastosowanie konkretnej formy kontroli, powinien wcześniej poinformować o tym podwładnych (w tym również o zasadach jej stosowania).

Na tych zasadach dopuszczalne jest sprawdzanie np. służbowego komputera pracownika, a nawet zawartości jego służbowej skrzynki pocztowej.

Pracodawca może bowiem kontrolować, w jaki sposób pracownicy użytkują powierzone im mienie służbowe. Dlatego zdaniem generalnego inspektora ochrony danych osobowych dopuszczalne jest także np. instalowanie systemów GPS w służbowych samochodach, które umożliwiają sprawdzenie m.in., jaką trasę wykonuje pracownik w godzinach pracy, czy korzysta z samochodu służbowego do celów prywatnych, a nawet czy nie oszukuje przy zakupie paliwa. Za pomocą takich systemów nie można natomiast sprawdzać samych pracowników (np. poprzez umieszczenie urządzeń typu GPS w ich odzieży).

Pracodawca, który zdecyduje się na zastosowanie danej metody kontroli, musi pamiętać, że nie może ona naruszać dóbr osobistych pracownika. W takiej sytuacji podwładnym przysługuje bowiem roszczenie o zadośćuczynienie finansowe.

Ze względu na coraz częstsze kradzieże w firmie pracodawca chce zainstalować w niej monitoring wideo. Co do zasady, przedsiębiorca nie powinien montować kamer w pomieszczeniach socjalnych (np. szatniach, toaletach, stołówkach, palarniach). Jest to jednak dopuszczalne, jeśli firma jest w stanie wykazać, że monitoring wybranych pomieszczeń socjalnych jest konieczny ze względu na cel, jaki chce w ten sposób osiągnąć pracodawca. W omawianym przykładzie monitoring np. szatni byłby uzasadniony, gdyby kradzieże w firmie dotyczyły szczególnie cennych przedmiotów produkowanych w zakładzie pracy (np. procesorów, wyrobów z kamieni szlachetnych itp.).

Jakakolwiek kontrola pracowników w firmie nie może naruszać ich godności i innych dóbr osobistych

Łukasz Guza

lukasz.guza@infor.pl

Art. 11¹, 22¹ i 100 ustawy z 26 czerwca kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 1 ustawy z 29 października 2010 r. o zmianie ustawy o ochronie danych osobowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 229, poz. 1497).