Do końca stycznia należy zadecydować o funduszu socjalnym

Regulacje zawarte w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej ZFŚS) obejmują wszystkich pracodawców w rozumieniu art. 3 k.p., a więc jednostki organizacyjne bez względu na posiadanie osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, jeżeli zatrudniają one pracowników.

Ze względu na sposób prowadzenia gospodarki finansowej oraz liczbę pełnych etatów - według stanu z 1 stycznia danego roku - sposób sprawowania przez pracodawców opieki socjalnej nad pracownikami, emerytami i ich rodzinami jest zróżnicowany.

Pracodawcy, którzy prowadzą samodzielną gospodarkę finansową - np. w formie spółek, spółdzielni, samodzielnych zakładów opieki zdrowotnej, stowarzyszeń itp. - stosują rozwiązania przyjęte w ustawie o ZFŚS w oparciu o kryterium liczby 20 pełnych etatów według stanu z 1 stycznia danego roku, bez względu na późniejsze zmiany w stanie zatrudnienia w danym roku kalendarzowym. Natomiast jeśli mają mniej niż 20 pełnych etatów, mogą alternatywnie: tworzyć fundusz do wysokości i na zasadach określonych w ustawie lub uprościć swoje powinności socjalne i wypłacać świadczenie urlopowe pracownikom korzystającym raz w roku z wypoczynku urlopowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Pracodawcy z tzw. sfery budżetowej, zawsze tworzą fundusz bez względu na liczbę osób zatrudnionych i nie mogą odstąpić od tego obowiązku. Prowadzenie gospodarki budżetowej jest bowiem ściśle regulowane przez przepisy ustawy o finansach publicznych. Jej podstawowymi zasadami są planowanie finansowe i precyzyjna realizacja tego planu w ramach posiadanych środków.

Zakres i sposób realizacji zmian, zwłaszcza w sferze tworzenia środków na zakładową działalność socjalną, w stosunku do powszechnie obowiązujących zasad, określa art. 4 ustawy o ZFŚS. W myśl tego przepisu pracodawcy samodzielnie gospodarujący zobowiązani do tworzenia ZFŚS ze względu na zatrudnianie co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz lub postanawiać, że fundusz ten nie będzie tworzony w drodze układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, jeśli pracownicy nie są objęci układem zbiorowym.

W zakresie działalności socjalnej zazwyczaj pierwszym krokiem jest propozycja zmniejszenia wysokości odpisu na fundusz przez obniżenie wskaźnika procentowego odpisu. W takim przypadku pracodawca zmniejszy koszty działalności, ale zarazem będzie dysponować środkami na pomoc socjalną na rzecz pracowników.

Całkowita rezygnacja z tworzenia funduszu, czyli z corocznego naliczania odpisu, może być - rozważana w dwóch przypadkach.

Pierwszy z nich dotyczy sytuacji, kiedy firma przez wiele lat tworzyła ZFŚS, niekiedy dodatkowo zasilając go z zysku netto do podziału. Praktycznie nie wykorzystywała ona wszystkich środków na działalność socjalną, w związku z tym stan niewykorzystanych środków narastał rok do roku. Nie można ich równocześnie przeznaczyć na inny cel. Jeżeli zgromadzone oszczędności są pokaźne, pracodawca może zaproponować związkom zawodowym (albo reprezentantowi załogi) propozycję wprowadzenia do układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania (gdy nie obowiązuje układ zbiorowy pracy) postanowienia o nietworzeniu funduszu np. przez najbliższe dwa lata. Ze zgromadzonych środków pracodawca będzie natomiast nadal mógł finansować działalność socjalną.

Drugi ze sposobów dotyczy sytuacji, gdy firma znajduje się w złej kondycji i musi ciąć koszty, w tym pracownicze. Pracodawca może wystąpić do związków zawodowych (reprezentanta załogi) z propozycją nietworzenia funduszu np. przez najbliższe dwa lata. W ten sposób nie będzie on ponosił kosztów corocznych odpisów na fundusz.

Zmniejszenie wydatków na działalność socjalną wymaga zastosowania odpowiednich ustawowych procedur zmieniających obowiązujące prawo zakładowe.

Etap I: Opracowanie projektu aneksu do regulaminu wynagradzania w sprawie nietworzenia zfśs lub obniżenia wskaźnika procentowego odpisu na ten fundusz.

Etap II: Przedstawienie projektu aneksu zakładowym organizacjom związkowym, a gdy one nie działają - reprezentantowi pracowników.

Etap III: Po uzyskaniu akceptacji związków lub reprezentanta załogi ogłoszenie pracownikom treści aneksu w sposób przyjęty u pracodawcy, np. przekazanie go bezpośrednio każdemu pracownikowi za potwierdzeniem odbioru, rozesłanie go za pośrednictwem intranetu (czyli wewnętrznej sieci komputerowej), wywieszenie na tablicy ogłoszeń itp. Zmiany wchodzą w życie po 14 dniach od ogłoszenia.

Ustawa nie ogranicza w czasie dokonywania zmian w funduszu socjalnym w trakcie roku kalendarzowego. Jednak dla przejrzystości przepisów i zgodnie z zasadą pewności regulacji prawnych nie poleca się wprowadzania ich w trakcie roku kalendarzowego.

Jeżeli pracodawca spoza sfery budżetowej, zatrudnia 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty a:

- pracownicy są objęci zakładowym układem zbiorowym pracy - decyzję o obniżeniu wskaźnika procentowego odpisu na ZFŚS lub o nietworzeniu funduszu wprowadza się w drodze zmiany układu zbiorowego pracy z zastosowaniem przepisów działu jedenastego kodeksu pracy (Układy zbiorowe pracy). Zmiany do układu wprowadza się w drodze protokołów dodatkowych, do których stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące układu. Stronami układu są pracodawca i związki zawodowe;

- pracownicy nie są objęci u.z.p., a pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników ma obowiązek wydać regulamin wynagradzania - zmiany dotyczące wskaźnika i tworzenia ZFŚS wprowadza się w drodze aneksu do regulaminu wynagradzania, którego treść musi być uzgodniona z zakładową organizacją związkową, a gdy ona nie działa - z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników zajmujących mniej niż 20 pełnych etatów może zrezygnować z funduszu poprzez zmianę regulaminu wynagradzania.

Jeżeli zamierza on zrezygnować z tworzenia funduszu socjalnego, powinien zastosować tryb określony w art. 3 ust. 3b ustawy o ZFŚS. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania. Natomiast jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, zmiana regulaminu wynagradzania w tym zakresie wymaga uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Inny tryb zmian w funduszu socjalnym został przewidziany dla pracodawcy zatrudniającego 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieposiadającego układu zbiorowego pracy i regulaminu wynagradzania. O rezygnacji z tworzenia funduszu i wypłacania świadczenia urlopowego jest on zobowiązany poinformować pracowników do końca stycznia danego roku. Analiza przepisów wskazuje bowiem, że brak takiej informacji oznacza albo tworzenie funduszu, albo wypłacanie świadczenia urlopowego. Nieutworzenie funduszu w tym przypadku oznaczałoby decyzję pracodawcy o wypłacaniu w danym roku uprawnionym pracownikom świadczeń urlopowych. Orzecznictwo sądowe w tym zakresie nie jest jednak jednoznaczne.

"Na podstawie art. 3 ust. 3a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późń. zm.) informuję, że w 2011 roku nie tworzę zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz nie wypłacam świadczeń socjalnych, o których mowa w tej ustawie".

Mniejsze firmy (poniżej 20 pracowników) nie mają obowiązku wydawania regulaminu wynagradzania. W takich przypadkach o rezygnacji z tworzenia funduszu lub wypłacania świadczenia urlopowego należy poinformować pracowników w pierwszym miesiącu roku w sposób przyjęty u pracodawcy (czyli np. wręczając każdemu pismo w tej sprawie i odbierając od pracownika podpis dokumentujący otrzymanie pisma).

Jadwiga Stefaniak

specjalista z zakresu prawa pracy

Art. 3, art. 3a, art. 3b, art. 4, art. 5, art. 8, art. 10, art. 11, art. 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późń. zm.).