Umowa cywilnoprawna tylko w wyjątkowych sytuacjach

Nowe wytyczne ministra rozwoju regionalnego wprowadzają dodatkowe obostrzenia dotyczące zatrudniania pracowników w projektach, które otrzymały dofinansowanie z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL). Wykonawców tych projektów obowiązuje kodeks pracy. W praktyce jednak przestrzeganie przepisów krajowych może się okazać niewystarczające do tego, by uniknąć nieprawidłowości w projektach PO KL.

Wytyczne wprowadzają odrębne przepisy dla różnych typów zatrudnienia. Umowę o pracę będzie można zawrzeć tylko wtedy, jeśli obejmie ona wszystkie zadania wykonywane przez pracownika w projekcie lub projektach realizowanych przez danego pracodawcę (beneficjenta PO KL). Przepis jest konsekwencją nieprawidłowości stwierdzonych podczas kontroli projektów.

Powszechnym zjawiskiem było angażowanie w projektach na podstawie dodatkowych umów cywilnoprawnych osób zatrudnionych już w projekcie na podstawie umowy o pracę, a tym samym dublowanie wynagrodzeń. Zgodnie z nowymi wytycznymi, jeśli realizator projektu zatrudni jedną osobę na umowę o pracę na stanowisku np. specjalisty ds. rozliczeń oraz specjalisty ds. promocji, musi sporządzić jedną umowę. Powinny być w niej wskazane wszystkie zadania, które dana osoba będzie wykonywała w ramach projektu.

Problem pojawi się wtedy, gdy te stanowiska mają różne wynagrodzenia. Zgodnie z wytycznymi wysokość wynagrodzenia osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę musi odpowiadać stawkom stosowanym przez pracodawcę - beneficjenta Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Pozwala to sądzić, że urzędy nadzorujące realizację projektów będą mogły weryfikować, czy zastosowane w projekcie wynagrodzenia mają uzasadnienie z punktu widzenia stawek stosowanych na stanowiskach o tych samych lub podobnych zakresach obowiązków.

Nowe przepisy nie wykluczają zatrudniania w projekcie własnych pracowników przez firmę lub instytucję, która otrzymała unijne dofinansowanie. Pracownik do pracy w takim projekcie musi być jednak oddelegowany.

Przez oddelegowanie należy rozumieć zmianę obowiązków służbowych pracownika na okres realizacji projektu (nie może on wynosić więcej niż trzy miesiące). Oddelegowanie własnego pracownika do projektu (np. na 1/2 lub 1/4 etatu) jest możliwe ponadto pod następującymi warunkami:

● zadania związane z realizacją projektu muszą być wyraźnie wyodrębnione w umowie o pracę lub zakresie czynności służbowych pracownika lub opisie stanowiska pracy;

● zakres tych zadań stanowi podstawę do określenia proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu w stosunku do czasu pracy wynikającego z umowy o pracę tego pracownika;

● wynagrodzenie musi być ustalone zgodnie z tą proporcją.

Prawidłowość wyliczenia proporcji zaangażowania pracownika w realizację projektu może podlegać kontroli.

Ze środków projektu będzie można wyposażyć stanowisko pracy. Takie wydatki będą uznawane w całości tylko wtedy, gdy personel projektu jest zatrudniony na podstawie stosunku pracy na co najmniej 1/2 etatu. Niedookreślone zostało natomiast, czy tak samo będzie w przypadku zatrudnienia, np. dwóch osób, każdej na 1/4 etatu korzystających ze stanowiska pracy wymiennie oraz czy w przypadku zatrudnienia personelu w wymiarze mniejszym niż 1/2 etatu możliwe jest sfinansowanie części tych kosztów.

Zaangażowanie pracownika etatowego dodatkowo na podstawie umowy cywilnoprawnej jest możliwe tylko w sytuacji szczególnie uzasadnionej, np. gdy charakter zadań wyklucza możliwość ich realizacji w ramach stosunku pracy. Zasada ta będzie obowiązywała także, gdy własny pracownik przedsiębiorcy realizującego projekt w ramach umowy o pracę nie wykonuje zadań na rzecz projektu, a w ramach projektu jest angażowany np. do pakowania zaproszeń na szkolenia. W takim przypadku nie ma sensu zmieniać jego umowy o pracę. Zakres zadań objętych umową cywilnoprawną musi być w niej precyzyjnie opisany. Osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej ma obowiązek prowadzenia ewidencji godzin pracy zaangażowanych w realizację zadań wynikających z tej umowy.

Wytyczne wprowadzają obowiązek prowadzenia ewidencji godzin i zadań osób pracujących w kilku projektach jednocześnie. Taką ewidencję powinien prowadzić sam pracownik zaangażowany w realizację zadań więcej niż w jednym projekcie. Wymóg dotyczy wszystkich projektów oraz typów umowy, a więc także np. umów o dzieło, które są umowami rezultatu, a czas pracy nie ma w ich przypadku znaczenia. Prowadzenie ewidencji ma spowodować prawidłowe i efektywne wykonywanie zadań przez osoby zatrudniane w kilku projektach. Przeprowadzone kontrole wykazały bowiem, że w wielu projektach, które otrzymały dofinansowanie z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, dochodziło do łamania przepisów kodeksu pracy. Łączne obciążenie jednego pracownika w projektach przekraczało nawet kilka etatów. Nie jest jednak jasne, bo wytyczne tego nie precyzują, w jaki sposób instytucje wdrażające PO KL będą weryfikowały, czy przy zatrudnieniu osoby w więcej niż jednym projekcie dochodzi do nieprawidłowości.

Tym bardziej jest więc wskazane staranne prowadzenie ewidencji czasu pracy i zadań. Podczas ewentualnych kontroli pracodawca może bowiem zostać zobowiązany do udowodnienia, że obciążenia wynikające z wykonywania przez pracownika zadań w jednym projekcie nie wykluczają realizacji zadań w kolejnych.

Zgodnie ze znowelizowanymi wytycznymi w odniesieniu do pracowników wykonujących zadania merytoryczne w projekcie ma zastosowanie zasada konkurencyjności.

Zgodnie z nią realizator projektu, który chce zatrudnić osobę prowadzącą szkolenia, ma obowiązek wysłać zapytania ofertowe do co najmniej trzech kandydatów oraz opublikować ofertę na stronie internetowej oraz w swojej siedzibie.

Zasady konkurencyjności nie stosuje się wobec personelu zarządzającego projektem. Zgodnie z wytycznymi stanowią go: koordynator/kierownik projektu lub inna osoba mająca za zadanie koordynowanie lub zarządzanie projektem oraz pozostały personel bezpośrednio zaangażowany zarządzanie projektem i jego rozliczanie.

Zasady konkurencyjności nie stosuje się także przy zatrudnianiu w projekcie personelu, z którym realizator projektu współpracował w okresie co najmniej jednego roku w sposób ciągły lub powtarzalny. W wytycznych brak jednak jednoznacznej definicji, co należy rozumieć przez współpracę ciągłą.

Ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego można pokryć wszystkie składniki wynagrodzenia, w szczególności wynagrodzenie brutto, składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, składki na Fundusz Pracy oraz odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Wyjątkiem są wpłaty dokonywane przez pracodawców na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, których nie można sfinansować ze środków unijnych.

Nowe wytyczne wprowadziły jeszcze jedną zmianę w tym zakresie. Wydatkiem niekwalifikowalnym, to znaczy takim, którego nie można pokryć ze środków unijnych, są nagrody jubileuszowe wypłacane personelowi projektu. Niedopuszczalne jest także angażowanie w projekcie osób zatrudnionych jednocześnie w instytucjach wdrażających PO KL, chyba że nie zachodzi konflikt interesu lub podwójne finansowanie.

Wytyczne weszły w życie 1 stycznia 2011 roku.

● brak obowiązku stosowania zasady konkurencyjności w odniesieniu do osób zaangażowanych w projekcie,

● praca bez ograniczeń, nawet w kilku projektach jednocześnie,

● brak ograniczeń w łączeniu umów o pracę i cywilnoprawnej.

● obowiązek stosowania zasady konkurencyjności przy zatrudnianiu personelu merytorycznego w projekcie,

● praca w kilku projektach możliwa pod warunkiem ewidencjonowania godzin i zadań,

● zaangażowanie pracownika na dodatkowej umowie cywilnoprawnej dopuszczalne w sytuacji szczególnie uzasadnionej.

Beata Lisowska

beata.lisowska@infor.pl

Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki opublikowane na stronie: www.efs.gov.pl.