Urzędnik pracujący w domu to wciąż rzadkość

Jak wynika z danych szefa Służby Cywilnej w 2011 r., w jednostkach podległych prezesowi Rady Ministrów (patrz ramka), w których mogą być stosowane przepisy kodeksu pracy dotyczące telepracy, zatrudnionych było czterech pracowników świadczących pracę w formie telepracy.

Nie każdy może

Możliwość zatrudnienia w formie telepracy jest uzależniona od zakresu obowiązków wiążących pracownika z urzędem. Oznacza to, że nie wszyscy zatrudnieni mogą wykonywać pracę w tej elastycznej formie. Wyłączeni z takiej możliwości pozostaną pracownicy zajmujący się bezpośrednią obsługą i kontaktem z klientami, a ograniczona możliwość dotyczy pracowników działających w zespołach, w których niezbędny jest bezpośredni, częsty kontakt z przełożonym. Zatrudnienie w urzędzie w formie telepracy może jednak z powodzeniem być stosowane w przypadku pracy wykonywanej na samodzielnych stanowiskach, czyli takich jak np. radców prawnych czy analityków.

Należy podkreślić, iż przepisy o zatrudnianiu pracowników w formie telepracy nie wprowadzają wymogu, by w tej formie wykonywana była całość obowiązków osoby zatrudnionej. Można zatem wnioskować, iż praca osoby zatrudnionej w urzędzie może być wykonywana w domu pracownika, tylko częściowo, w określone dni tygodnia. Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe wydaje się pogodzenie obowiązków, których wykonywanie może odbywać się jedynie w siedzibie urzędu, z pracą w domu.

Szansa na aktywność zawodową

Telepraca pozwala pogodzić pracę np. z opieką nad dzieckiem. Może być więc alternatywą dla urlopu wychowawczego lub dla korzystania przez rodzica z obniżonego wymiaru czasu pracy. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracodawca nie traci cennego i doświadczonego pracownika oraz nie musi poszukiwać nikogo na zastępstwo. Telepraca może być również świadczona w trakcie urlopu wychowawczego - przez cały czas jego trwania lub okresowo, zgodnie z potrzebami pracodawcy i możliwościami pracownika.

Wprowadzenie telepracy daje także pracodawcy możliwość zatrudnienia niepełnosprawnych, nawet w sytuacji gdy budynek, w którym pracodawca ma siedzibę, nie jest przystosowany dla osób poruszających się na wózku, niewidomych lub z innymi niepełnosprawnościami. W tym miejscu warto wspomnieć, iż osoby niepełnosprawne stanowią jedynie 2,8 proc. ogółu zatrudnionych w służbie cywilnej (wg stanu na 31 grudnia 2011 r.). Gdy zaś wskaźnik ten w urzędzie jest niższy niż 6 proc., ustawa o służbie cywilnej przyznaje pierwszeństwo niepełnosprawnym kandydatom do pracy. Podobne regulacje zawierają także ustawa o pracownikach samorządowych oraz ustawa o pracownikach urzędów państwowych.

Korzyści dla pracodawcy

Dla pracodawcy telepraca to przede wszystkim możliwość zmniejszenia kosztów zatrudniania pracowników. Pracodawcy szacują, że telepraca jest tańsza o około 30 proc. od tradycyjnej formy zatrudnienia. Pracodawca wprawdzie ponosi koszty wyposażenia telepracownika w dostęp do internetu oraz ponosi koszty zapewnienia obsługi technicznej, jednak ta forma organizacji pracy oznacza niższe wydatki na organizację i utrzymanie stanowisk pracy oraz obniżenie kosztów związanych z absencją pracowników. Jest też doskonałym rozwiązaniem dla urzędów borykających się z problemami lokalowymi.

Specyfika telepracy polegająca na wykonywaniu czynności zawodowych w domu spowodowała również okrojenie obowiązków pracodawcy w zakresie bhp określonych w kodeksie pracy. Wyłączone zostały przepisy dotyczące obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy określony w art. 212 pkt 4 k.p. oraz obowiązków dotyczących obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy, a także obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higienicznosanitarnych (art. 67¹⁷ k.p.).

Badania wskazują również na wzrost wydajności telepracowników, waha się on w granicach 20-40 proc., a niekiedy dochodzi do kilkuset procent. Pracując w domu, pracownik może bowiem lepiej organizować swój czas, tak aby bez szkody dla siebie i pracy pogodzić życie zawodowe i rodzinne. To przynosi z kolei pożytek pracodawcy, ponieważ powoduje obniżenie stresu związanego z różnymi sytuacjami życiowymi, zmniejsza absencję pracowników i powoduje wzrost jakości i wydajności pracy.

Potrzebne porozumienie lub regulamin

Do zatrudnienia pracownika w formie telepracy konieczne jest wprowadzenie przez pracodawcę stosownych regulacji wewnętrznych określających warunki stosowania telepracy przez pracodawcę.

Jeżeli u danego pracodawcy działają związki zawodowe, warunki stosowania telepracy określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, a gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. W przypadku gdy nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia jedynie z organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241^25a k.p. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do jego zawarcia ze związkami zawodowymi, pracodawca określa samodzielnie warunki stosowania telepracy w regulaminie, uwzględniając jednak ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, warunki stosowania telepracy określa pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Nie oznacza to konieczności uzyskania zgody tego przedstawiciela na treść regulaminu, należy jedynie skonsultować jego postanowienia i ewentualnie uwzględnić słuszne postulaty.

W regulaminie lub porozumieniu należy uwzględnić najbardziej ogólne warunki stosowania telepracy, tzn. sposób uwzględnienia telepracy w organizacji pracy przez określenie, na których stanowiskach i w jakim zakresie praca może być wykonywana w takiej formie. Ponadto należy uwzględnić ewentualnie szczególne korzyści albo obowiązki telepracowników, niewynikające z odrębnych przepisów (przy czym postanowienia te mogą być wyłącznie bardziej korzystne dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy i aktów wykonawczych mających zastosowanie do telepracownika). Można również ustalić wysokość ekwiwalentu za wykorzystywany sprzęt będący własnością pracownika, zasady ochrony danych, doprecyzować rodzaj wymaganego sprzętu itp.

Umowa z pracownikiem

W obecnym systemie prawnym obowiązuje zasada dobrowolności wykonywania pracy w formie telepracy. Oznacza to, że pracodawca nie może narzucić pracownikowi tej formy świadczenia pracy. Zatrudnienie w formie telepracy musi być wynikiem porozumienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, którego potwierdzeniem jest zawarta przez strony umowa o pracę.

W przypadku zmiany warunków pracy na telepracę w trakcie zatrudnienia zmiana następuje na mocy porozumienia stron. Z wnioskiem w tej sprawie może wystąpić zarówno pracownik, jak i pracodawca. Pracodawca nie może narzucić pracownikowi świadczenia pracy na odległość w drodze wypowiedzenia warunków pracy lub płacy. Niedopuszczalne jest również powierzenie pracownikowi wykonywania pracy w tym systemie na podstawie art.  42 par. 4 k.p.

Brak zgody pracownika na podjęcie pracy w formie telepracy, a także zaprzestanie wykonywania pracy w tej formie po złożeniu wniosku w tym zakresie nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę (art. 67⁹ k.p.).

W terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy na podstawie porozumienia stron zawartego w trakcie trwania umowy o pracę każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków jej wykonywania. Strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeżeli wniosek telepracownika zostanie złożony po upływie 3-miesięcznego terminu, pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić ten wniosek. Z kolei pracodawca po upływie tego terminu może jedynie dokonać wypowiedzenia warunków pracy lub płacy.

4 osoby wykonywały w 2011 roku telepracę w jednostkach podległych prezesowi Rady Ministrów

Ważne

Telepraca może być świadczona w trakcie urlopu wychowawczego - przez cały czas jego trwania lub okresowo, zgodnie z potrzebami pracodawcy i możliwościami pracownika

Jakie jednostki podlegają prezesowi Rady Ministrów

w Rządowe Centrum Legislacji,

w Urząd Komisji Nadzoru Finansowego,

w Polska Akademia Nauk,

w Rządowe Centrum Bezpieczeństwa,

w Polski Komitet Normalizacyjny,

w Kancelaria Prezesa Rady Ministrów,

w Główny Urząd Statystyczny,

w Biuro Rzecznika Praw Pacjenta,

w Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumenta,

w Urząd Zamówień Publicznych,

w Centralna Komisja do spraw Stopni i Tytułów,

w Centrum Badania Opinii Społecznej,

w Krajowa Szkoła Administracji Publicznej.

Ewa Łukasik

prawnik, pracownik administracji rządowej

Podstawa prawna

Art. 67⁵ - 67¹⁷ kodeksu pracy. Art. 9 ust. 1, art. 29a ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227, poz. 1505 z późn. zm.). Art. 13a ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458 z późn. zm.). Art. 3b ustawy z 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. z 2001 r. nr 86, poz. 953 z późn. zm.).