Jak rozliczyć pracę zatrudnionego w trakcie miesiąca

Pracodawca zatrudnia załogę w 12-miesięcznych okresach rozliczeniowych, z których pierwszy trwa od września 2013 r. do sierpnia 2014 r. Jednym z powodów stosowania 12-miesięcznych okresów jest planowany na pierwsze dwa tygodnie lipca przestój technologiczny. W tym czasie pracownicy produkcji wykorzystują dni wolne, udzielane w związku z planowaniem pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w zamian za pracujące soboty z maja i sierpnia 2014 r. oraz dni harmonogramowo wolne. Kolejnym powodem maksymalnego przedłużenia okresu rozliczeniowego jest możliwość stosowania nierównomiernego rozkładu czasu pracy w ramach systemu równoważnego, gdyż bezpośrednio po przestoju firma rozpoczyna realizację dużego zlecenia, w związku z czym w drugiej połowie lipca i przez cały sierpień zaplanowano pracę przez 6 dni w tygodniu w dłuższych wymiarach dobowych.

Jak rozliczyć pracę nowego pracownika, zatrudnionego 15 lipca, jeśli pracodawca zaplanował mu grafik zbliżony do obowiązującego resztę załogi, a ponadto polecił dodatkową pracę z przekroczeniem normy dobowej? Jaki wpływ na rozliczenie ma otrzymywanie, poza stałą pensją miesięczną w kwocie 2600 zł, premii w wysokości 340 zł wynikającej z treści umowy?

@RY1@i02/2014/157/i02.2014.157.217000600.802.jpg@RY2@

Łukasz Prasołek asystent sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych SN

Pracodawca stosuje wobec wszystkich pracowników produkcji 12-miesięczny okres rozliczeniowy, a nowy pracownik został zatrudniony w trakcie jego trwania. Rodzi to konieczność ustalenia wymiaru czasu pracy dla tej części okresu rozliczeniowego, w ramach której pozostawał on w zatrudnieniu. W omawianym przypadku obejmuje ona 17 dni lipca oraz cały sierpień 2014 r. W ramach tej części okresu rozliczeniowego przypada 6 pełnych tygodni i 4 dni od poniedziałku do piątku, wystające poza pełne tygodnie. Wymiar czasu pracy obniża za to święto 15 sierpnia, więc dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze wynosi on 264 godziny (6 tygodni x 40 godz.) + (4 dni x 8 godz.) - (1 dzień x 8 godz.).

Odnosząc powyższe do rozkładu sporządzonego dla pracownika na część lipca i sierpień 2014 r., w ramach których pozostawał on w zatrudnieniu, należy uznać, że pracodawca zaplanował mu zbyt dużą liczbę godzin pracy. Przewidując w ramach tej części okresu rozliczeniowego 11 dni pracy po 12 godzin, 14 dni pracy w wymiarze 10 godzin, 9 dniówek 8-godzinnych, oraz jedynie 5 dni pracy po 6 godzin i jeden dzień 4-godzinny, pracodawca przewidział łącznie 378 godzin pracy, czyli o 114 godzin więcej, niż pozwalał na to wymiar.

Tak poważne przekroczenie to skutek zaplanowania nowemu pracownikowi zbliżonej liczby godzin pracy, jaką pracodawca przewidział dla trzonu produkcji zatrudnionego w ramach 12-miesięcznego okresu na ostatnie 1,5 miesiąca okresu rozliczeniowego. W przypadku pozostałych pracowników zostało to zrekompensowane 2 tygodniami wolnego w lipcu, oraz planowaniem mniejszej liczby godzin pracy w miesiącach, w których spadało zapotrzebowanie na produkty firmy. Taka możliwość nie wystąpi u nowego pracownika, gdyż sierpień jest ostatnim miesiącem obowiązującego produkcję okresu rozliczeniowego.

Aby uniknąć tak poważnych przypadków przekroczenia lub niezaplanowania pełnego wymiaru czasu pracy nowym pracownikom, zatrudnionym w trakcie długiego okresu rozliczeniowego, należy ustalić odrębnie obowiązujący ich nominał dla części okresu rozliczeniowego przed przystąpieniem do układania grafiku.

Plan a wykonanie

Zaplanowane przekroczenie wymiaru nie wyczerpało potrzeb pracodawcy, który pięciokrotnie polecał pracownikowi wykonywanie zadań z przekroczeniem normy dobowej. Dodatkowe dwie godziny pracy 17 i 29 lipca, oraz 4, 12 i 20 sierpnia to typowe nadgodziny dobowe, które są możliwe do stwierdzenia w dniu ich wystąpienia. Z tego względu brak wniosku pracownika o udzielenie czasu wolnego lub woli pracodawcy wyznaczenia go w wymiarze o połowę wyższym niż liczba tych przekroczeń powoduje, że pracownik powinien otrzymać za nie normalne wynagrodzenie i 50 proc. dodatek wraz z pensją za miesiąc, w którym wystąpiły. Pracownik powinien więc otrzymać wraz z pensją za lipiec normalne wynagrodzenie i 50 proc. dodatki za 4 nadgodziny dobowe przypadające poza porą nocną, z kolei z pensją za sierpień pracodawca musi zrekompensować w ten sposób 6 nadgodzin dobowych.

Przekroczenia tygodniowe

Aby ustalić ostateczny rozmiar pracy z przekroczeniem przeciętnej normy tygodniowej, należy odjąć od liczby faktycznie przepracowanych godzin wymiar przypadający do przepracowania w skali okresu rozliczeniowego bądź w przypadku nowo zatrudnionego pracownika jego części oraz sumę nadgodzin dobowych, które wystąpiły w jej ramach (388 godz. - 264 godz. - 10 godz.). Wynik tego działania, czyli 114 godzin, to liczba przekroczeń tygodniowych, które w omawianym przypadku będą możliwe do stwierdzenia dopiero po zamknięciu okresu. Przekroczenia te nie wynikają z polecenia dodatkowej pracy w dniu wolnym ani wezwania do pracy w ramach czarnej dziury między dobami, więc nie sposób naliczyć i wypłacić normalnego wynagrodzenia za tę ich część, która przypadła między 15 a 31 lipca. W efekcie normalne wynagrodzenie za przekroczenia normy tygodniowej zostanie naliczone i wypłacone pracownikowi wraz z dodatkami za tę pracę, po zamknięciu okresu rozliczeniowego.

Pomniejszenie wynagrodzenia

Pracownik wynagradzany stałą miesięczną stawką zasadniczą przepracował jedynie część lipca, co rodzi konieczność pomniejszenia jego wynagrodzenia. W tym celu należy podzielić miesięczną stawkę pensji przez liczbę godzin, przypadających do przepracowania w danym miesiącu, a uzyskany wynik pomnożyć przez liczbę godzin, podczas których nie pozostawał on w zatrudnieniu. Wynik tego działania odejmuje się następnie od wynagrodzenia ustalonego w stałej stawce miesięcznej. W okresie od 1 do 14 lipca przypadają równo 2 tygodnie, więc pracownik mógłby w tym czasie przepracować 80 godzin. W efekcie za lipiec ma on prawo do wynagrodzenia za pozostałe 104 godziny, skoro wymiar wynosi 184 godziny. Działanie to można z powodzeniem zastosować również do stałej premii.

Błędy pracodawcy

Powielenie planu pracy obowiązującego trzon załogi wobec nowo zatrudnionego pracownika ma jeszcze jeden negatywny skutek. Zaplanowanie pracy przez 6 dni w każdym z tygodni przepracowanej części okresu rozliczeniowego narusza zasadę przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Każdy pracownik, również wykonujący zadania w niedziele i święto, musi mieć zapewnioną łączną liczbę dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym równą sumie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przypadających w jego ramach.

Odnosząc to do sytuacji nowego pracownika produkcji, należy uznać, że między 15 lipca, a 31 sierpnia występuje 7 niedziel i tyle samo dni wolnych w związku z planowaniem pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach oraz jedno święto 15 sierpnia. Łącznie daje to 15 dni wolnych od pracy, a pracownik korzysta jedynie z 8 dni wolnych. W efekcie poza powstaniem ogromnej liczby nadgodzin wynikających z naruszenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy realizacja tego planu wiąże się z wykroczeniem przeciwko przepisom o czasie pracy (art. 281 pkt 5 k.p.), za które pracodawcy grozi grzywna.

Jako wykroczenie może być również kwalifikowane zaplanowanie pracownikowi nadgodzin na etapie układania rozkładu pracy. Z uwagi na ich skalę trudno tu bowiem mówić o omyłce lub niedopatrzeniu pracodawcy.

Wyliczenia

	Krok 1. Obliczamy wynagrodzenie należne za pracę w lipcu Krok 2. Obliczamy premię należną w lipcu	(2600 zł : 184 godz.) x 80 godz. = 1130,43 zł 2600 zł - 1130,43 zł = 1469,57 zł (340 zł : 184 godz.) x 80 godz. = 147,83 zł 340 zł - 148 zł = 192,17 zł
	Krok 3. Ustalamy stawkę godzinową normalnego wynagrodzenia za nadgodziny w lipcu Krok 4. Obliczamy normalne wynagrodzenie za nadgodziny w lipcu Krok 5. Ustalamy stawkę godzinową normalnego wynagrodzenia za nadgodziny w sierpniu Krok 6. Obliczamy normalne wynagrodzenie za nadgodziny w sierpniu	(2600 zł + 340 zł) : 184 godz. = 2940 zł : 184 godz. = 15,98 zł 4 godz. x 15,98 zł = 63,92 zł (2600 zł + 340 zł) : 160 godz. = 2940 zł : 160 godz. = 18,38 zł (114 godz. + 6 godz.) x 18,38 zł = 2205,60 zł
	Krok 7. Ustalamy stawkę dodatku 50 proc. dla nadgodzin dobowych z lipca Krok 8. Obliczamy dodatki 50 proc. za nadgodziny dobowe z lipca Krok 9. Ustalamy stawkę dodatku 50 proc. dla nadgodzin dobowych z sierpnia Krok 10. Obliczamy dodatki 50 proc. za nadgodziny dobowe z sierpnia	(2600 zł : 184 godz.) x 50 proc. = 14,13 zł x 50 proc. = 7,07 zł 4 godz. x 7,07 zł = 28,28 zł (2600 zł : 160 godz.) x 50 proc. = 16,25 zł x 50 proc. = 8,13 zł 6 godz. x 8,13 zł = 48,78 zł
	Krok 11. Ustalamy stawkę dodatku 100 proc. za nadgodziny średniotygodniowe Krok 12. Obliczamy wysokość należnego dodatku	2600 zł : 160 godz. = 16,25 zł 114 godz. x 16,25 zł = 1852,50 zł
		lipiec: 1469,57 zł + 192,17 zł + 63,92 zł + 28,28 zł = 1753,94 zł sierpień: 2600 zł + 340 zł + 2205,60 zł + 48,78 zł + 1852,50 zł = 7046,88 zł

 

GRAFIK PRACY W LIPCU 2014 ROKU
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
															Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw
															8-18	8-20	8-16	8-18	8-20	WN	8-16	8-14	8-18	8-20	8-20	8-18	WN	8-16	8-16	8-18	8-18
															8-18	8-20	8-18	8-18	8-20	WN	8-16	8-14	8-18	8-20	8-20	8-18	WN	8-16	8-18	8-18	8-18
GRAFIK PRACY W SIERPNIU 2014 ROKU
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd	Pon	Wt	Śr	Czw	Pt	Sob	Nd
	8-20	8-20	WN	8-16	8-18	8-16	8-18	8-20	8-14	WN	8-14	8-16	8-18	8-18	WŚ	8-20	WN	8-14	8-18	8-16	8-20	8-18	8-20	WN	8-16	8-18	8-14	8-12	8-20	8-18	WN
	8-20	8-20	WN	8-18	8-18	8-16	8-18	8-20	8-14	WN	8-14	8-18	8-18	8-18	WŚ	8-20	WN	8-14	8-18	8-18	8-20	8-18	8-20	WN	8-16	8-18	8-14	8-12	8-20	8-18	WN
Legenda: WN - wolna niedziela/dzień wolny za niedzielę; WŚ - święto

Łukasz Prasołek

asystent sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych SN

Podstawa prawna

Art. art. 147, art. 151, art. 1511, art. 1512, art. 1516 par. 2, art 281 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).

Par. 12 ust. 2 rozporządzenia MPiPS z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.).