Prześwietlamy kandydatów do pracy. O co pytać, a co przemilczeć

Przepisy prawa pracy, jak również żadne inne nie regulują w sposób kompleksowy procesu przyjmowania do pracy nowego pracownika. Wynika to z tego, że prawo pracy normuje co do zasady relacje pomiędzy stronami stosunku pracy, czyli pracownikiem a pracodawcą. Kandydat do pracy z uwagi na brak łączącej go relacji prawnej z pracodawcą pracownikiem nie jest. Oznacza to, że nie jest on chroniony w takim zakresie jak pracownik - warto bowiem przypomnieć, że zasadą jest zobowiązanie przez kodeks pracy pracodawcy do szanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika. Przywołana zasada nie obejmuje swym zakresem osoby ubiegającej się o zatrudnienie (co nie oznacza, że dobrą praktyką nie jest szanowanie i ochrona godności kandydata na pracownika jako człowieka).

To, iż status prawny kandydata na pracownika nie jest precyzyjnie uregulowany w zakresie, jakich informacji pracodawca może od niego żądać, a jakich nie, powoduje, iż pracodawcy często bezkarnie zadają pytania zupełnie zbędne z punktu widzenia proponowanej pracy, a kandydaci w obawie o utratę szansy na zatrudnienie czują się przymuszeni, aby na nie odpowiadać. Należy jednak kategorycznie podkreślić, że brak należytej regulacji sytuacji prawnej kandydatów do pracy nie powoduje, że pracodawcy mają całkowitą dowolność w zakresie pozyskiwania informacji o przyszłym pracowniku.

Wystarczy zajrzeć do kodeksu pracy

Zakres danych, których ujawnienia może się domagać pracodawca, a które kandydat na pracownika obowiązany jest podać, wynika z art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.; dalej: k.p.). Dodatkowo należy wskazać na art. 298¹ k.p., zgodnie z którym minister pracy i polityki socjalnej w drodze rozporządzenia określa zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Zatem rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.; dalej: rozporządzenie) stanowi doprecyzowanie art. 22¹ k.p., wskazując nie tylko na dane osobowe, ale i informacje dodatkowe, które powinna ujawnić osoba ubiegająca się o zatrudnienie.

1. Imię, nazwisko, wykształcenie...

Artykuł 22¹ k.p. wymienia dane osobowe, których ujawnienia przez osobę przyjmowaną do pracy może oczekiwać pracodawca. Wprowadzony ustawą z 14 listopada 2003 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 213, poz. 2081) przywołany wyżej przepis w sposób precyzyjny i niebudzący wątpliwości wskazuje na zakres informacji, których powinien udzielić kandydat do pracy. Stanowi więc swoistą gwarancję przed bezprawnym i nieusprawiedliwionym żądaniem przez pracodawców dodatkowych danych osobowych.

Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie następujących danych osobowych:

● imię (imiona) i nazwisko,

● imiona rodziców,

● data urodzenia,

● miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

● wykształcenie,

● przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Zasadą jest, że udostępnienie pracodawcy powyższych danych osobowych ma formę oświadczenia.

Wymienione w przywołanym przepisie dane osobowe nie budzą większych wątpliwości z punktu widzenia ich zakresu. Warto jednak zwrócić uwagę, że ustawodawca wymaga podania miejsca zamieszkania, a nie miejsca zameldowania. Warto mieć świadomość, że miejsce zamieszkania nie musi się pokrywać w znaczeniu geograficznym z miejscem zameldowania. W takiej sytuacji kontakt z kandydatem do pracy byłby utrudniony - korespondencja mogłaby być kierowana na adres zameldowania, a nie adres faktycznego zamieszkania pracownika.

2. Dokumenty oraz dane uzupełniające

Poruszając kwestię danych osobowych, jak również informacji dodatkowych o kandydacie do pracy, o które może pytać pracodawca, warto się odwołać do rozporządzenia, a dokładnie do jego par. 1, który wskazuje, jakich dokumentów pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie:

● wypełniony kwestionariusz osobowy,

● świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,

● dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

● orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

● inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Niezależnie od przedłożenia wyżej wskazanych dokumentów pracodawca ma możliwość zadawania pytań uzupełniających w zakresie treści w nich zawartych, pod warunkiem że nie wykraczają one poza ten zakres.

Z pomocniczego wzoru kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, który stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia, oprócz danych osobowych wskazanych w kodeksie pracy wynika obowiązek podania dodatkowych informacji od pracownika. Należą do nich informacje o wykształceniu - ze wskazaniem zawodu, specjalności stopnia naukowego tytułu zawodowego lub naukowego. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie powinna również podać informacje odnoszące się do wykształcenia uzupełniającego rozumianego jako przebyte kursy, studia podyplomowe - ze wskazaniem dat ukończenia nauki lub rozpoczęcia nauki, jeżeli jest ona kontynuowana.

Ze wzoru kwestionariusza osobowego wynika ponadto obowiązek przedstawienia dodatkowych uprawnień, umiejętności, jak również zainteresowań. Przykładowo można tu wymienić stopień znajomości języków obcych, posiadanie prawa jazdy, umiejętność obsługi komputera.

To, iż wzór kwestionariusza osobowego posługuje się zwrotem "dodatkowe uprawnienia, umiejętności zainteresowania np.", wskazuje, iż istnieje możliwość poruszenia dodatkowych kwestii istotnych z punktu widzenia potrzeb stanowiska pracy, o które ubiega się kandydat. Nie ulega zatem wątpliwości, że pracodawca niezależnie od umieszczenia określonych informacji w treści kwestionariusza osobowego ma prawo zadawać pytania konkretyzujące czy uzupełniające wskazane informacje.

3. Istotne elementy umowy o pracę

Zatrudnienie pracownika na określonym stanowisku i warunkach będzie miało odzwierciedlenie w konkretnych postanowieniach zawartych w umowie o pracę. Jak wiadomo, umowa stanowiąca zgodne oświadczenie woli stron zostanie zawarta, jeżeli strony dojdą do porozumienia w zakresie wszystkich postanowień składających się na jej treść (rokowania). Zatem za naturalne należy uznać, że w ramach szeroko rozumianego naboru podczas rozmów z kandydatami na pracowników poruszane są kwestie istotne z punktu widzenia przyszłej umowy oraz sposobu i organizacji pracy. Mogą one dotyczyć w szczególności rodzaju pracy, miejsca jej wykonywania, wymiaru czasu pracy, terminów rozpoczęcia pracy. Wszystkie wyżej wskazane zagadnienia mogą być przedmiotem pytań zadawanych zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika.

Kwestią o znaczeniu strategicznym z punktu widzenia zatrudnienia są ustalenia w zakresie wynagrodzenia za pracę. Pracodawca ma prawo zapytać kandydata na pracownika, jakie są jego oczekiwania finansowe. Nic też nie stoi oczywiście na przeszkodzie, aby pytanie takie zadał również potencjalny pracownik.

Nie na wszystkie sporne informacje czerwone światło

Jak już wskazano, w typowych sytuacjach pracodawca powinien powstrzymać się od zadania pytań (uzyskiwania informacji), które wykraczają poza ramy wyznaczone przez art. 22¹ k.p., jak również niezwiązanych z proponowaną pracą. W przypadkach szczególnych pracodawca ma prawo uzyskać od kandydata na pracownika informacje w szerszym zakresie, co ma odzwierciedlenie zarówno we właściwych przepisach, jak i podyktowane jest charakterem proponowanego stanowiska pracy.

1. Ciąża, plany rodzinne

Często podczas rozmowy z kandydatem (kandydatką) do pracy pojawiają się pytania dotyczące macierzyństwa. Wynika to z obawy pracodawcy, że osoba ubiegająca się o zatrudnienie jest już w ciąży lub w niedalekiej przyszłości zamierza mieć dzieci, co szczególnie w przypadku niewielkich pracodawców może mieć wpływ na organizację procesu pracy. Zdarzają się sytuacje, kiedy pracodawca nie tylko pyta kandydatkę do pracy, czy jest w ciąży, ale również oczekuje przedstawienia stosownego zaświadczenia lekarskiego na poparcie istniejącego stanu faktycznego. W sytuacjach skrajnych niektórzy pracodawcy oczekują podpisania przez pracownicę dokumentu, że we wskazanym okresie pracownica nie zostanie matką. Takie oświadczenie jest oczywiście nieważne i nie rodzi w stosunku do stron żadnych skutków prawnych. Zgodnie z generalną zasadą pytania dotyczące ciąży należy uznać za bezprawne, noszące przejaw dyskryminacji.

Należy jednak pamiętać, że nie w każdej sytuacji takie pytania są bezprawne - bywa, że są konieczne dla ochrony zarówno kobiety, jak i dziecka. Można uznać, że podstawą prawną zapytania o tę kwestię jest art. 176 k.p., zakazujący zatrudniania kobiet przy pracach wzbronionych. Należy również wskazać na rozporządzenie Rady Ministrów z 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet (Dz.U. nr 114, poz. 545). Odnosi się ono również do kobiet w ciąży - z uwagi na szkodliwość określonych prac zarówno dla zdrowia kobiety, jak i dziecka.

Warto w tym miejscu przywołać wyrok Sądu Najwyższego z 17 kwietnia 2007 r. (sygn. akt I UK 324/06, M.P.Pr. 2007/12/654), w którym sąd wskazał, iż pracownica podejmująca zatrudnienie nie ma obowiązku ujawniania faktów pozostawania w ciąży, jeżeli praca, którą zamierza podjąć, nie jest niedozwolona z uwagi na ochronę macierzyństwa. Sąd podkreślił, że pracodawca nie może pytać kandydatki na pracownicę, czy jest w ciąży, chyba że zamierza zatrudnić ją na takim stanowisku, na którym praca w ciąży jest niedozwolona ze względu na ochronę macierzyństwa. Na gruncie przywołanego wyroku można zatem przyjąć, iż pytanie o ciążę będzie zasadne w kontekście stanowiska pracy, o które ubiega się pracownica, a nie przyszłych potencjalnie możliwych stanowisk pracy, które może proponować pracodawca osobie już zatrudnionej w bliżej nieokreślonym czasie.

Od pytań, czy pracownica jest w ciąży, należy odróżnić pytania dotyczące zamiaru posiadania dzieci w przyszłości. Wydaje się, że poruszanie bliżej nieokreślonych w czasie planów macierzyńskich stanowi zbytnią ingerencję w sferę prywatności pracownicy. Warto bowiem zauważyć, że przywołane wcześniej rozporządzenie mówi o kobietach w ciąży, a nie o kobietach planujących ciążę.

Za niedopuszczalne należy również uznać pytania do kandydata na pracownika, czy w przyszłości zamierza zostać ojcem i czy będzie miał zamiar korzystania z fakultatywnych uprawnień rodzicielskich.

2. Członkostwo w partiach politycznych oraz organizacjach związkowych

W trakcie szeroko rozumianego naboru nie można wykluczyć pytań dotyczących uczestnictwa w życiu publicznym, w tym odnoszących się do przynależności do partii politycznych. Dla uściślenia warto przypomnieć, że zgodnie z ustawą z 27 czerwca 1997 r. o partiach politycznych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 155, poz. 924 ze zm.) partią polityczną jest dobrowolna organizacja występująca pod określoną nazwą, która stawia sobie za cel udział w życiu publicznym poprzez wybieranie metodami demokratycznymi wpływu na kształtowanie polityki państwa lub sprawowanie władzy publicznej. Członkami partii politycznych mogą być osoby już zatrudnione, jak również ubiegające się o pracę.

Zasadą jest, że pytanie o przynależność partyjną wykracza w typowych sytuacjach poza zakres informacji, jakich może żądać pracodawca od kandydata do pracy. Przepisy prawa pracy nie dają podstaw do oczekiwania przez pracodawcę odpowiedzi na pytania o przynależność partyjną. Pytania typu "czy chodzi pan (pani) na wybory, czy sympatyzuje pan z określoną partią polityczną lub jest jej członkiem" należy w typowych sytuacjach uznać za niedopuszczalne.

Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy to przepisy szczególne regulujące status prawny określonych grup pracowniczych odnoszą się do kwestii przynależności partyjnej. Dotyczy to pragmatyk służbowych. Przykładem może być art. 63 ustawy z 6 kwietnia 1990 r. o policji (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 287, poz. 1687 ze zm.), zgodnie z którym policjant nie może być członkiem partii politycznej. Z chwilą przyjęcia policjanta do służby ustaje jego członkostwo w partii politycznej. Ograniczenia dotyczące apolityczności można spotkać ponadto m.in. w stosunku do funkcjonariuszy ABW, Straży Granicznej, strażników gminnych, strażaków Państwowej Straży Pożarnej czy inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy. Należy zatem uznać, że pytanie o przynależność do partii politycznej skierowane do kandydata na pracownika jest dopuszczalne i uzasadnione tylko wówczas, gdy istnieje ku temu wyraźna podstawa prawna.

Odrębnym zagadnieniem jest udział w organizacjach związkowych. Pracodawca nie powinien w ramach procesu rekrutacji poruszać kwestii związanej zarówno z ewentualnym dotychczasowym członkostwem w organizacjach związkowych, jak i z planami uczestnictwa w strukturach związkowych funkcjonujących u pracodawcy rekrutującego.

3. Karalność

Popełnienie czynów zabronionych, jak również skazanie prawomocnymi orzeczeniami właściwych organów nie stanowią argumentu przemawiającego na korzyść osoby szukającej zatrudnienia. Z całą pewnością kandydat do pracy nie będzie chciał dobrowolnie ujawnić przed potencjalnym pracodawcą informacji na temat nałożonych na niego kar. Z kolei jest rzeczą zrozumiałą, że pracodawca, chcąc zatrudnić pracownika i ponosić tym samym ryzyko z tym związane, dąży do tego, aby zatrudnić osobę właściwą, która będzie realizowała powierzone obowiązki zgodnie z umową i nie przysparzała pracodawcy problemów. W związku z powyższym pytanie o karalność podczas rozmowy z kandydatem do pracy może mieć miejsce.

Odrębną kwestią jest, czy w każdym wypadku jest ono dopuszczalne i usprawiedliwione z punktu widzenia proponowanej pracy. Co do zasady w typowych sytuacjach pracodawca nie ma prawa do pytania kandydata na pracownika o karalność. Tym samym osoba ubiegająca się o zatrudnienie nie ma obowiązku odpowiadania na tego typu pytania, jak również przedstawiania stosownych dokumentów. W praktyce mogą jednak wystąpić sytuacje szczególne, kiedy to pracodawca na podstawie art. 22¹ par. 4 k.p. ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie (jak również od pracownika) podania innych danych osobowych niż określone w par. 1 i 2 przywołanego przypisu, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów odrębnych.

Oznacza to, że część osób ubiegających się o zatrudnienie (co wynika ze specyfiki charakteru stanowiska pracy) ma obowiązek udzielenia pracodawcy szerszego spektrum informacji niż pozostali kandydaci do pracy. Zatem jeżeli przepisy wskazują jako wymóg konieczny niekaralność kandydata do pracy, wówczas pracodawca jest uprawniony zarówno do zapytania kandydata w kwestii karalności, jak również ma prawo do zwrócenia się do Krajowego Rejestru Karnego celem zweryfikowania takich informacji. Powyższa kwestia uregulowana została w art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 654 ze zm.). Na jego podstawie pracodawca ma możliwość uzyskania informacji w niezbędnym zakresie do zatrudnienia pracownika w przypadku, gdy przepisy wprowadzają wymóg niekaralności.

Warto w tym miejscu przywołać stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej wyrażone w piśmie z 25 sierpnia 2011 r. (SPS-023-23897/11), w którym podkreślono, iż niektóre osoby ubiegające się o zatrudnienie mogą być obowiązane do ujawnienia szerszego zakresu danych osobowych, jeżeli jest to uzasadnione szczególnym charakterem pracy, o którą się ubiegają. Wymogi udzielenia informacji z zakresu niekaralności wynikają z przepisów rangi ustawowej. Należy podkreślić, że nie zawierają one jednolitego wzorca informacji dotyczącej niekaralności. Wymogi ustawowe są bowiem sformułowane w rozmaity sposób, co wynika z charakteru zatrudnienia. Generalną zasadą, której powinien przestrzegać pracodawca podczas szeroko rozumianego naboru, jest wskazanie podczas rozmowy z kandydatem na pracownika ustawowego wymogu wskazującego na niekaralność.

W praktyce może powstać wątpliwość, czy pracodawca ma prawo zapytać kandydata ubiegającego się o zatrudnienie o kwestię popełnianych wykroczeń drogowych. W sytuacji gdy stanowisko pracy nie wiąże się z prowadzeniem pojazdów, wówczas można przyjąć, że nie ma podstaw do poruszania takich kwestii. Inaczej wygląda to w przypadku pracownika ubiegającego się o stanowisko kierowcy. W takiej sytuacji uprawnienie do prowadzenia pojazdów jest warunkiem koniecznym z punktu widzenia możliwości zatrudnienia kandydata do pracy. Za racjonalne działanie należy zatem uznać możliwość poruszenia przez pracodawcę podczas rozmowy z kandydatem np. na stanowisko kierowcy samochodu kwestii ewentualnych wykroczeń drogowych i punktów karnych z tym związanych.

4. Referencje

Kwestia opinii o pracowniku pochodząca od poprzedniego pracodawcy nie jest obecnie uregulowana. Miejscem na wyrażanie opinii o pracowniku zarówno pozytywnych, jak i negatywnych nie jest świadectwo pracy (co się czasem zdarza). Zatem kwestia referencji jest zupełnie wewnętrzną i prywatną sprawą między pracodawcą a odchodzącym z pracy pracownikiem.

W praktyce część pracodawców, chcąc uzyskać pełniejszy obraz o kandydacie na pracownika, porusza kwestię referencji od poprzednich pracodawców, prosząc o przedstawienie ich w formie pisemnej ze wskazaniem danych osoby kontaktowej, u której można by zweryfikować prawdziwość referencji. Pracodawca oczekujący przedstawienia referencji powinien mieć jednak świadomość, że przepisy nie przewidują możliwości poruszenia kwestii w sprawie opinii na temat pracownika, tym bardziej oczekiwania przedstawienia takiej opinii w formie pisemnej. Nie można jednak wykluczyć sytuacji, w której kandydat na pracownika z własnej inicjatywy przedstawi opinie od byłych pracodawców.

5. Religia, przekonania polityczne, pochodzenie etniczne czy orientacja seksualna

Przepisy takie jak art. 22¹ k.p., konstytucyjne prawo do prywatności, jak również przepisy regulujące kwestie dyskryminacji oraz równego traktowania w zatrudnieniu powodują, iż pracodawcy mają ograniczone możliwości w zakresie zadawania pytań i uzyskiwania tym samym informacji o kandydatach do pracy. W szczególności należy tu zwrócić uwagę na art. 18^3a k.p., zgodnie z którym pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudniania awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie orientację seksualną.

Co do zasady przywołany przepis odnosi się pracowników, na co wskazuje bezpośrednio użycie przez ustawodawcę słowa "pracownicy". Będzie miał on jednak zastosowanie szersze 0 również w stosunku do kandydatów na pracowników. Wynika to z posłużenia się przez ustawodawcę zwrotem "w zakresie nawiązywania stosunku pracy". Wątpliwości rozwiałoby posłużenie się przez ustawodawcę sformułowaniem "pracownicy i odpowiednio kandydaci na pracowników".

Niezależnie od powyższego można wskazać, iż przesłanki dyskryminacyjne aktualne są również na etapie przyjmowania kandydata do pracy. Co do zasady zagadnienia, takie jak: płeć, wiek czy rasa, nie stanowią specjalnie tajemnicy i pracodawca nie musi tego w sposób szczególny weryfikować w drodze zadawania pytań. Nie można jednak wykluczyć, że chcąc zyskać pełniejszy obraz o kandydacie na pracownika, poruszy kwestie takie jak religia, przekonania polityczne, przynależność związkowa, pochodzenie etniczne czy orientacja seksualna. Można przyjąć, że w typowych sytuacjach wyżej wskazane informacje nie mają zupełnie żadnego związku z proponowaną pracą, co powoduje, iż pytania z tego zakresu nie powinny mieć miejsca.

Jako wyjątek od powyższej zasady można podać sytuację kandydata na pracownika ubiegającego się o pracę w ramach struktur kościelnych czy związków wyznaniowych, których etyka opiera się na religii bądź określonych wartościach lub światopoglądzie. W takich wypadkach zastosowanie będzie miał art. 18^3b par. 4 k.p., zgodnie z którym nie stanowi naruszenia zasady równego traktowania ograniczanie przez kościoły i inne związki wyznaniowe, a także organizacje, których etyka opiera się na religii, wyznaniu lub światopoglądzie, dostępu do zatrudnienia ze względu na religię, wyznanie lub światopogląd. Powyższy wyjątek będzie miał zastosowanie, jeżeli rodzaj oraz wykonywanie działalności przez Kościoły i inne związki wyznaniowe powodują, że religia, wyznanie czy światopogląd stanowią rzeczywisty i decydujący wymóg zawodowy stawiany pracownikowi i jest on proporcjonalny do osiągnięcia zgodnego z prawem celu.

@RY1@i02/2014/132/i02.2014.132.217000400.802.jpg@RY2@

Sebastian Kryczka specjalista z zakresu prawa pracy

Sebastian Kryczka

specjalista z zakresu prawa pracy