Pracownicza e-dokumentacja jeszcze nie teraz

W świadomości masowej ugruntowało swoją pozycję stwierdzenie, że XXI wiek to era cyfrowa. Faktycznie w bardzo wielu obszarach życia codziennego nowe technologie wchodzą bardzo szeroko i trudno by sobie wyobrazić codzienne funkcjonowanie bez ich udziału.

Są jednak obszary, w których nowoczesność wprowadzana jest bardzo powoli i ostrożnie. Należy do nich m.in. prawo pracy. Tu zamiast elektroniki w postaci wirtualnych dokumentów i podpisu elektronicznego nadal króluje papier i własnoręczny podpis. Dopiero w ubiegłym roku w kodeksie pracy dokonał się pierwszy wyłom w papierowym murze dokumentacji związanej z zatrudnieniem. Ustawodawca dopuścił, by rozkład czasu pracy danego pracownika był sporządzany w formie pisemnej lub elektronicznej. Na tym na razie koniec innowacji zgodnie z przysłowiem, że jedna jaskółka wiosny nie czyni. Pracodawcy czekają więc na kolejne jaskółki, a ich przylot zapowiadają wspólne działania resortów gospodarki i pracy. W Ministerstwie Gospodarki działa zespół roboczy pracujący nad rozwiązaniami, które mają zmienić sposób archiwizowania dokumentów pracowniczych w taki sposób, by można do tego celu używać elektronicznych dokumentów i zweryfikować liczbę dokumentów, które powinny być przechowywane przez pracodawcę oraz ograniczyć czas ich gromadzenia.

Obecnie pracodawca obowiązany jest przechowywać w formie papierowej dokumentację pracowniczą, która dotyczy zatrudnienia i okresu pracy, przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u tego pracodawcy, a dokumentację płacową przez 50 lat, licząc od daty jej wytworzenia. Realizacja tego obowiązku jest nie tylko bardzo kosztowna, ale i uciążliwa dla pracodawców. Chociażby z tego powodu, że nie wszystkie firmy posiadają odpowiednie warunki do przechowywania takiej dokumentacji i w takich sytuacjach muszą korzystać z płatnych usług archiwizacyjnych.

Jest szansa, że te obowiązki wkrótce się zmienią. Nie należy się chyba jednak spodziewać wielkiej rewolucji i ewentualne zmiany będą wprowadzane ostrożnie. Świadczy o tym odpowiedź Mariusza Haładyja, wiceministra gospodarki, na jedną z interpelacji dotyczących stanu prac nad zmianami zasad archiwizowania dokumentacji pracowniczej.

Minister wyjaśnia, że kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej mają bardzo złożony charakter i obejmują rozwiązania szczegółowe dotyczące również systemów informatycznych, m.in. takie jak:

a) digitalizacja dokumentacji już wytworzonej,

b) przechowywanie dokumentacji wytworzonej w formie elektronicznej,

c) w przypadku zdigitalizowania akt pracowniczych wytworzonych na papierze - problem poświadczenia prawdziwości dokumentów,

d) utrzymanie ważności dokumentów elektronicznych,

e) kwestia ważności podpisu i odtwarzalności dokumentu po bardzo długim okresie przechowywania,

f) w przypadku małych przedsiębiorców - potencjalne trudności z wytwarzaniem i przechowywaniem dokumentów w formie elektronicznej.

Jak widać, problem jest złożony i wymaga czasu. Są jednak pierwsze ustalenia zespołu. Dotyczą one ograniczenia liczby dokumentów, które muszą być przechowywane aż 50 lat. Z pierwszych nieoficjalnych informacji wynika, że przez tak długi okres będą przechowywane tylko cztery dokumenty z teczki pracownika. Mają to być umowa o pracę, oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy, wypowiedzenie warunków pracy i kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy. Pozostałe dokumenty mają być przechowywane jedynie przez kilka lat, np. te związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, dotyczące udzielonych świadczeń związanych z rodzicielstwem.

Należy jednak pamiętać, że przygotowanie propozycji zmian to dopiero połowa drogi do nowoczesnej i ograniczonej archiwizacji. Organizacje związkowe każde rozwiązanie będą brały pod lupę, by sprawdzić, czy ich wprowadzenie nie pogorszy sytuacji pracownika, który będzie walczył o ustalenie właściwych świadczeń wynikających z zatrudnienia i warunków pracy.

@RY1@i02/2014/088/i02.2014.088.217000200.802.jpg@RY2@

Tomasz Zalewski dziennikarz Dziennika Gazety Prawnej

Tomasz Zalewski

dziennikarz Dziennika Gazety Prawnej