Firmy zaniepokojone brakiem precyzyjnych przepisów

Tak wynika z projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. O pomyśle pisaliśmy jako pierwsi.

- Do końca przyszłego tygodnia oczekujemy na opinie przedsiębiorców. Oczywiście ogólna zasada skrócenia z 50 do 10 lat okresu przechowywania dokumentów jest tym rozwiązaniem, na które przedsiębiorcy od dawna czekają. Problemy mogą się jednak pojawić przy rozwiązaniach szczegółowych - tłumaczy DGP Robert Lisicki, ekspert Konfederacji Lewiatan.

Jedną ze spraw, która wymaga szczegółowego wyjaśnienia, jest możliwość przerwania biegu skróconego okresu przechowywania. - To może rodzić poważne problemy z ustaleniem faktycznego okresu zakończenia przechowania dokumentacji - dodaje Robert Lisicki.

A to wszystko dlatego, że chociaż po zmianach obowiązek przechowywania dokumentacji będzie wynosić 10 lat, licząc od końca roku, w którym stosunek pracy się zakończył - to jest wyjątek od tej reguły. Otóż termin ten nie będzie mieć zastosowania, jeśli będzie tego wymagał szczególny interes pracownika. Może to dotyczyć chociażby przypadku, gdy w okresie obowiązkowego przechowywania akt rozpocznie się postępowanie, w którym dokumentacja stanowi dowód np. w sprawach okresu zatrudnienia.

Pracodawca nie będzie mógł także zniszczyć dokumentów po dekadzie, jeśli na wniosek ubezpieczonego ZUS rozpocznie postępowanie wyjaśniające w sprawie wysokości składek przelanych przez pracodawcę. Taka procedura będzie mieć zastosowanie, jeśli ubezpieczony uzna, że ZUS nie ma uwzględnionych wszystkich okresów podlegania ubezpieczeniu lub wpłaty zostały zaewidencjonowane w niewłaściwej wysokości, a pracodawca na wezwanie prawnika nie będzie chciał dokonać korekty w tym zakresie.

- Takie rozwiązanie chroni pracowników przed zniszczeniem dokumentacji - tłumaczy Wiesława Taranowska, wiceprzewodnicząca OPZZ.

Przedsiębiorcom jednak nie podoba się taki pomysł.

- Przerwanie okresu przechowywania dokumentacji może spowodować, że niektóre sprawy będą się ciągnąć latami. W efekcie może się okazać, że w firmach kontrolowanych przez ZUS dokumenty pracownicze będą niszczone po 30 latach. Mamy doświadczenie, jak działa ZUS i ile lat mogą trwać postępowania wyjaśniające w przypadku wysokości składek lub podlegania ubezpieczeniu - ostrzega Dorota Wolicka, wiceprezes Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.

Warto podkreślić, że chociaż zostają skrócone terminy przechowywania dokumentów, to wysokość kar dla pracodawców nie dbających o dokumentację pracowniczą zostaną zostaną utrzymane na dotychczasowym poziomie. Obecnie na firmę może być nałożona kara grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.

Bożena Wiktorowska

 bozena.wiktorowska@infor.pl

Projekt rządowy skierowany do konsultacji