Nowe zasady informowania o warunkach zatrudnienia

Wiele osób mylnie uważa, że umowę o pracę zawiera się wyłącznie w formie pisemnej. Mimo że ustawodawca zastrzegł dla niej taką formę, to jednocześnie dopuścił możliwość jej zawarcia w inny sposób. Niezachowanie formy pisemnej oznacza jednak konieczność poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia. Ważne zmiany dotyczące tego obowiązku pracodawcy wejdą w życie od września.

Jak jest obecnie...

W art. 29 par. 2 kodeksu pracy (ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.; dalej także: k.p.) ustawodawca postanowił, że umowę o pracę zawiera się na piśmie. Nie zastrzegł jednak tej formy pod rygorem nieważności. Tymczasem zgodnie z regulacją cywilistyczną: jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. Wynika to z art. 73 par. 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.; dalej także: k.c.) stosowanego odpowiednio na podstawie odesłania z art. 300 k.p.

Na szczególną uwagę zasługują umowy zawierane w sposób dorozumiany, wynikający z faktycznego zachowania się stron. Jeżeli np. pracownik stawia się w pracy, a pracodawca go do niej dopuszcza, to dochodzi do nawiązania stosunku pracy, nawet jeśli strony nie zawarły na tę okoliczność żadnego dokumentu. Może to mieć miejsce np. w przypadku, gdy po upływie terminu, na jaki została zawarta umowa na czas określony, pracownik dalej świadczy pracę.

Uwzględniając powyższe, niezwykle istotne jest, aby zawierając umowę (powierzając wykonywanie pracy), precyzyjnie określać zasady współpracy, a najlepiej po prostu robić to na piśmie. Jeżeli jednak umowa nie jest zawarta w formie pisemnej, to pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków. Przy czym kodeks pracy nie przewiduje sankcji za zawarcie umowy o pracę w formie innej niż pisemna. Przewidziano jednak karę grzywny za brak potwierdzenia na piśmie warunków zatrudnienia.

...jak to działa w praktyce...

Zapis umożliwiający zastąpienie pisemnej umowy o pracę potwierdzeniem jej warunków od lat budzi ogromne kontrowersje, a jego racjonalność wywołuje duże zastrzeżenia.

Różnice między jednym i drugim wariantem sprowadzają się właściwie tylko do liczby podpisów pod dokumentem. O ile w przypadku umowy o pracę wymagane są zawsze dwa podpisy (pracodawcy i pracownika), to pod potwierdzeniem - przynajmniej w teorii - wystarczy wyłącznie podpis pracodawcy. Uwzględniając jednak to, że pracodawca musi mieć - dla własnego bezpieczeństwa - dowód na to, iż potwierdzenie zostało pracownikowi wręczone, w praktyce pracownik musi pokwitować jego odbiór. W efekcie różnica między umową o pracę a potwierdzeniem jej warunków jest zazwyczaj czysto formalna.

Wobec powyższego zastąpienie umowy potwierdzeniem zdarza się relatywnie rzadko. Pracodawca, który chce zatrudnić pracownika, zawiera z nim po prostu umowę o pracę. Oczywiście powinien to zrobić przed podjęciem pracy przez zatrudnionego, ale w praktyce - w szczególności w małych firmach - zdarza się, że pracownik otrzymuje taką umowę z opóźnieniem.

Można zaryzykować stwierdzenie, że potwierdzenia są stosowane najczęściej w celu ukrycia wykroczeń przeciwko prawom pracowniczym, co wielokrotnie podkreślali inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy.

Wbrew pozorom zatrudnienie na czarno nie zawsze jest niekorzystne dla pracownika. Z formy tej bardzo chętnie korzystają chociażby osoby, które mają duże zajęcia komornicze (z oczywistych względów od wynagrodzenia za pracę na czarno potrącenia nie są dokonywane) albo które nie mogą w świetle prawa wykonywać danych czynności (np. nie mają uprawnień albo zgody innego pracodawcy). W bieżącym roku można zaobserwować dodatkowy powód - jest nim program 500+. Zgodnie z zasadami przyjętymi przez ustawodawcę, aby dostawać pieniądze na pierwsze dziecko, należy spełnić dodatkowe warunki - najczęściej są to małe dochody. W efekcie zdarza się już, że pracownicy chcą pracować na czarno i ukrywać dochody, żeby uzyskać to świadczenie. Powodem godzenia się na zatrudnienie na czarno może być także brak możliwości znalezienia innej pracy. We wszystkich tych przypadkach w razie kontroli pracodawcy bez większego trudu powinno udać się namówić pracownika do potwierdzenia, że jest pierwszy dzień w pracy.

Powyższe oznacza, że obecne rozwiązanie sprzyja patologii i unikaniu kary za zatrudnianie na czarno. Stąd też zaistniała konieczność zmian.

...a jak będzie od września

Na skutek nowelizacji kodeksu pracy (na mocy ustawy z 13 maja 2016 r.) od września pracodawca wciąż będzie mógł potwierdzać na piśmie warunki zatrudnienia (zamiast zawierania pisemnej umowy o pracę), ale w sposób istotny zmieni się moment wypełnienia tego obowiązku. Jeżeli bowiem umowa nie zostanie zawarta na piśmie, pracodawca będzie musiał potwierdzić pracownikowi jej warunki przed dopuszczeniem go do pracy.

W ślad za powyższą zmianą zmienia się także katalog wykroczeń przeciwko prawom zatrudnionych. Pracodawca, który nie potwierdzi na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy, narazi się na karę grzywny w kwocie od 1000 zł do 30 tys. zł.

Nowe rozwiązanie ma na celu ograniczenie zjawiska zatrudniania na czarno. Pracodawcy nie będą już mogli twierdzić, że dla pracowników dzień kontroli jest pierwszym dniem pracy, a nawet jeśli tak zrobią, nie uchroni to ich przed karą.

Wydaje się jednak, że można to było zrobić lepiej - wystarczyło wprowadzić zasadę, że umowa o pracę ma być zawarta przed dopuszczeniem do pracy. Utrzymywanie możliwości zastąpienia umowy potwierdzeniem jej warunków jest wyjątkowo mało racjonalne. Potwierdzenie warunków zatrudnienia ma bowiem w praktyce te same elementy, co umowa o pracę, więc wprowadzenie zasady, że pracodawca ma obowiązek po prostu zawrzeć umowę o pracę, upraszczałoby procedurę. Likwidacja potwierdzeń dla większości pracodawców będzie niezauważalna - zasadą jest bowiem zawieranie na piśmie umów o pracę.

Można przyjąć, że wprowadzenie nowych zasad skutecznie ograniczy potwierdzanie warunków zatrudniania zamiast zawierania umowy o pracę (już teraz jest to rzadka praktyka). Jest też szansa, że za jakiś czas ustawodawca zdecyduje się na wprowadzenie obligatoryjnego zawierania pisemnej umowy o pracę przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

Dodatkowe zmiany

Od 1 września 2016 r. wprowadzone zostaną ponadto dwie zmiany porządkujące. Pracodawca będzie obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy, a nie przed rozpoczęciem przez niego pracy (art. 104³ par. 2 k.p.). Analogicznie będzie w przypadku zapoznawania młodocianego z wykazem lekkich prac - również w tym przypadku należało będzie tego dokonać przed dopuszczeniem do pracy (art. 200¹ par. 5 k.p.).

Umowa o pracę może być zawarta bez zachowania formy pisemnej (np. ustnie). Umowa zawarta w taki sposób jest umową w pełni ważną i wywołującą skutki prawne.

Obecnie mamy do czynienia z nowym powodem wykonywania pracy na czarno. Bywa, że pracownicy godzą się na to, aby uzyskać świadczenie z programu 500+ na pierwsze dziecko. Warunkiem przyznania jest bowiem spełnienie kryterium niskiego dochodu (800 zł na członka rodziny).

Po zmianie przepisów potwierdzanie warunków zatrudnienia w zastępstwie umowy o pracę traci większy sens. Umowa o pracę w lepszy sposób wskazuje, co było wolą pracownika, a tym samym jest rozwiązaniem bezpieczniejszym. Dlatego zalecane jest, aby po prostu zawierać umowy o pracę na piśmie.

Kodeks pracy nie przewiduje sankcji za zawarcie umowy o pracę w formie innej niż pisemna. Przewidziano jednak karę grzywny za brak potwierdzenia na piśmie warunków zatrudnienia.

Nowe rozwiązanie ma na celu ograniczenie zjawiska zatrudniania na czarno. Pracodawcy nie będą już mogli twierdzić, że dla pracowników dzień kontroli jest pierwszym dniem pracy, a nawet jeśli tak zrobią, nie uchroni to ich przed karą.

RAMKA 1

Po czym poznać, że pracodawca zatrudnia na czarno

Praca zawsze zostawia ślad. W efekcie doświadczony inspektor PIP może dość szybko nabrać podejrzeń, jeżeli m.in.:

● liczba i zakres zleceń w sposób oczywisty przekraczają możliwości legalnych pracowników,

● wypadki przy pracy zdarzają się zazwyczaj w pierwszym tygodniu pracy, a zgłoszenia do ZUS są dokonywane po takim wypadku,

● pierwszym dniem pracy niektórych pracowników jest dzień kontroli, a pracodawca akurat w ich przypadku nie zastosował pisemnej umowy o pracę, tylko potwierdził jej warunki.

RAMKA 2

Na wokandzie

Analiza statystyk sądowych wskazuje, że sądy nie orzekają kar maksymalnych ani nawet zbliżonych do maksymalnych. Jeżeli nic się nie zmieni w praktyce sądowej, kara, którą pracodawca dostanie za powyższe naruszenie, nie powinna przekraczać 5 tys. zł. Każdy przypadek będzie jednak rozpatrywany indywidualnie, a to oznacza, że w sporadycznych przypadkach kary mogą być wyższe.

RAMKA 3

Istotne rozróżnienie

Ustawodawca przewiduje, że potwierdzenia warunków zatrudnienia należy dokonać przed dopuszczeniem pracownika do pracy, czyli wyrażeniem zgody na wykonywanie pracy. Od momentu dopuszczenia do pracy należy odróżnić moment rozpoczęcia pracy, czyli faktycznego podjęcia obowiązków pracowniczych. Oznacza to, że każdy pracownik, który już świadczy pracę, będzie musiał mieć albo umowę o pracę, albo potwierdzenie jej warunków.

Tabela Co zmienia nowelizacja kodeksu pracy ©?

29 par. 2 k.p.	"Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków".	"Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków".
1043 par. 2 k.p.	"Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy".	"Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy".
2001 par. 5 k.p.	"Pracodawca jest obowiązany zapoznać młodocianego z wykazem lekkich prac przed rozpoczęciem przez niego pracy".	"Pracodawca jest obowiązany zapoznać młodocianego z wykazem lekkich prac przed dopuszczeniem go do pracy".
281 pkt 2 k.p.	"Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu: 2) nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę, - podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł".	"Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu: 2) nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy, - podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł".

@RY1@i02/2016/121/i02.2016.121.18300120b.803.jpg@RY2@

ZAWARCIE UMOWY O PRACĘ

PRZYKŁAD 1

Kontynuacja zatrudnienia

Strony zawarły umowę na okres próbny, który kończył się 15 czerwca 2016 r. Pracownik świadczył jednak dalej pracę 16 i 17 czerwca, a pracodawca zapomniawszy, że umowa z nim wygasła, dopuścił go do pracy. Brak pisemnej umowy plus faktyczne wykonywanie pracy na podstawie dopuszczenia przez pracodawcę powoduje, że doszło do zawarcia stosunku pracy w formie innej niż pisemna. Co więcej - pracownik ma niemal pewną wygraną w sądzie, że umowa zawarta w taki dorozumiany sposób jest umową na czas nieokreślony.

PRZYKŁAD 2

Syndrom pierwszej dniówki

PIP przeprowadziła kontrolę w zakładzie pracy. Okazało się, że część pracowników nie ma zawartych umów o pracę. Pracodawca oświadczył jednak, że są oni pierwszy dzień w pracy, wobec czego ma jeszcze czas (do końca tego dnia) na potwierdzenie na piśmie warunków zatrudnienia. Inspektor PIP zapewne przeprowadzi przesłuchanie pracowników, ale jeżeli potwierdzą oni wersję pracodawcy, będzie miał związane ręce. Tymczasem można być niemal pewnym, że pracownicy byli zatrudnieni na czarno - od ich wynagrodzeń nie były odprowadzane ani podatki, ani składki ZUS.

PRZYKŁAD 3

Przed dopuszczeniem do pracy

Pracodawca postanowił zatrudnić pracownika. Umówił się więc z nim na poniedziałek na godzinę 8.00. Niestety się spóźniał, więc zadzwonił z informacją, żeby pracownik zaczął świadczyć pracę. Obecnie jest to działanie prawidłowe - pod warunkiem że pracodawca jeszcze tego samego dnia potwierdzi pracownikowi warunki zatrudnienia. Według nowych zasad będzie to już wykroczenie, za które - przynajmniej w teorii - można otrzymać nawet 30 tys. zł grzywny.

Angaż pracownika - jakie obowiązki ma pracodawca

Z oczywistych względów, aby móc zawrzeć stosunek pracy, trzeba mieć kogo zatrudnić. Pracodawcy często szukają pracowników wśród znajomych lub z polecenia. Inną metodą jest publikacja ogłoszenia o pracy lub korzystanie z usług agencji pośrednictwa pracy.

Oferta zatrudnienia

Tworząc ogłoszenie o zamiarze zatrudniania, pracodawca powinien powstrzymać się od treści dyskryminujących. Należy przy tym mieć na uwadze, że użycie w treści ogłoszenia rodzaju męskiego można oznaczać pracownika-mężczyznę lub pracownika bez względu na płeć. Natomiast użycie żeńskiej formy wyraźnie wskazuje na płeć.

Rozmowa kwalifikacyjna

Kiedy już się znajdzie kandydatów, należy z nimi przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną. Aby uniknąć zarzutów o dyskryminację, wskazane jest, żeby podczas rozmowy pracodawcę reprezentowały dwie osoby - tak żeby był świadek jej przebiegu. Mimo że takie zarzuty podczas rekrutacji nie zdarzają się zbyt często, lepiej dmuchać na zimne.

Aby móc przygotować umowę o pracę, pracodawca powinien uzyskać od kandydata na pracownika dane osobowe w zakresie niezbędnym do zatrudnienia.

Akta osobowe

Pracownikowi należy założyć teczkę osobową, w której gromadzone będą jego akta osobowe. Pracodawca przechowuje w nich odpisy lub kopie składanych dokumentów (w tym również te związane z ubieganiem się o zatrudnienie). Zatrudniający może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Z oczywistych względów w oryginałach przechowuje się jednak wszystkie dokumenty stanowiące oświadczenia pracownika (np. kwestionariusz osobowy).

Jeżeli przedłożone przez pracownika świadectwo pracy zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, to pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który je wydał.

W przypadku zatrudnienia bezrobotnego pracodawca nie ma obowiązku informowania o tym powiatowego urzędu pracy.

Zawarcie umowy

Kiedy już pracodawca dokona wyboru, powinien zawrzeć z pracownikiem umowę o pracę (nie dotyczy to przypadków, gdy podstawą zatrudnienia jest mianowanie, powołanie lub wybór).

Jeżeli w umowie nie zostanie określony jej rodzaj, to należy uznać, że została zawarta umowa na czas nieokreślony - chyba że istniałyby okoliczności wskazujące, że zamiar stron był inny.

Umowę o pracę co do zasady należy zawierać na piśmie, ale dopuszczalne są także inne formy, pod warunkiem że pracodawca potwierdzi pracownikowi warunki zatrudnienia

Na umowie powinny znaleźć się dwie daty - zawarcia umowy i rozpoczęcia pracy. Bardzo często są one tożsame. Zdarza się jednak, że pracownik nie może podjąć pracy od razu, np. z powodu okresu wypowiedzenia u innego pracodawcy. W takim przypadku można wykorzystać umowę przedwstępną. Jest to umowa, przez którą jedna ze stron lub obie zobowiązują się do zawarcia oznaczonej umowy (w tym przypadku - umowy o pracę). Powinna ona określać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej. Najprostszym sposobem tworzenia przedwstępnej umowy o pracę jest przygotowanie wzoru umowy ostatecznej i spisanie krótkiego porozumienia, że strony zobowiązują się zawrzeć taką umowę w określonym terminie.

w umowie o pracę określa się zazwyczaj poprzez podanie nazwy zawodu (stanowiska, funkcji), ale zdarza się też określenie w umowie zakresu obowiązków. Nie należy jednak przesadzać ze szczegółowością zapisów - zbyt ścisłe określenie rodzaju pracy może dość szybko wymagać sporządzania aneksu do umowy.

powinno być określane zgodnie z kryteriami geograficznymi oraz stanem faktycznym. Można je określać zarówno punktowo (konkretne miejsce), jak i obszarowo (np. teren województwa). Musi to jednak odpowiadać zakresowi obowiązków pracownika.

W przypadku nieskomplikowanych umów podaje się kwotowo wraz z podaniem jednostki czasu (np. 3 tys. zł miesięcznie, 20 zł na godzinę) lub innej jednostki przeliczeniowej (np. 3 proc. od obrotu, 5 zł od sztuki). W przypadku bardziej skomplikowanych systemów wynagrodzeniowych w umowie podaje się sposób ustalania płac.

Wynagrodzenie pracownika nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę - w 2016 r. wynosi ono 1850 zł (niższe kwoty obowiązują w pierwszym roku pracy oraz w przypadku niepełnych etatów). Wynagrodzenie określa się domyślnie w kwotach brutto (netto plus podatek i składki ZUS w części finansowanej przez pracownika). Określanie wynagrodzeń w kwotach netto jest zazwyczaj całkowicie niepotrzebnym utrudnieniem i należy go unikać.

Wymiar czasu pracy podaje się najczęściej ułamkowo lub słownie - np. 1/1 (pełen etat), 1/2 (pół etatu) itp.

Powyższy opis oczywiście nie wyczerpuje zakresu umowy - może ona zawierać wiele innych elementów zarówno wynikających z kodeksu pracy (np. zakaz konkurencji czy regulacje dotyczące nadgodzin niepełnoetatowców), jak i z zasady swobody umów (np. o używaniu samochodu służbowego).

Dodatkowe obowiązki informacyjne

Umowa o pracę reguluje relatywnie mały zakres relacji między pracownikiem a pracodawcą - reszta wynika po prostu z przepisów prawa pracy, w tym przede wszystkim z kodeksu pracy. Dlatego ustawodawca nakazuje informować pracownika o nałożonych na niego obowiązkach i przysługujących mu prawach.

Powyższe jednak nie wyczerpuje zakresu obowiązków informacyjnych. Przed dopuszczeniem do pracy pracodawca powinien zapoznać pracownika z obowiązującym u niego regulaminem pracy oraz przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy. Jeżeli w danym przypadku prawo przewiduje, że informacje zdobyte przez pracownika przy świadczeniu pracy są objęte tajemnicą (tak jest chociażby w przypadku lekarzy i doradców podatkowych) - pracownika należy poinformować także o tym fakcie. Jeżeli system i rozkład czasu pracy nie jest uregulowany w regulaminie pracy (np. z powodu małej liczby zatrudnionych), to pracownika należy zapoznać z obwieszczeniem pracodawcy w tym zakresie.

Wstępne badanie lekarskie

W odróżnieniu od lekarzy innych specjalności do lekarza medycyny pracy nie idziemy, gdy nam coś dolega, tylko wtedy, gdy zmuszają nas do tego przepisy. W efekcie świadczenia medyczne są w tym przypadku skierowane tak naprawdę do ludzi zdrowych i mają charakter prewencyjny. Wykraczają one zazwyczaj poza zakres pomocy lekarskiej, a badania nie są przeprowadzane w celu wykrycia schorzenia, ale w celu stwierdzenia, czy pracownik może wykonywać daną pracę.

Nowo zatrudniony musi wykazać, że nie występują u niego przeciwwskazania zdrowotne do pracy. W tym celu pracodawca powinien skierować go do lekarza w celu przeprowadzenia wstępnego badania lekarskiego. Pracodawca nie może bowiem dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku i w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania.

Przeprowadzanie wstępnego badania lekarskiego nie jest jednak konieczne w przypadku osób przyjmowanych ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą. Skoro bowiem warunki nie uległy zmianie, poprzednie badanie zachowuje ważność.

Drugi przypadek, kiedy przeprowadzanie wstępnego badania lekarskiego nie jest konieczne, zachodzi, gdy osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy przedstawią pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania. Nowy pracodawca stwierdzi zaś, że warunki te odpowiadają występującym u niego na danym stanowisku pracy (nie dotyczy to jednak osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych). Zasadę tę stosuje się odpowiednio w przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej w stosunku pracy z innym pracodawcą.

Jeżeli jednak pracodawca ma wątpliwości, czy warunki u poprzedniego pracodawcy odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, powinien wysłać pracownika na wstępne badania lekarskie.

Zatrudniony podlega także okresowym badaniom lekarskim.

Ponadto w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą, pracownik musi poddać się kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku.

Wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie przeprowadza się na koszt pracodawcy. W efekcie badanie wstępne najlepiej przeprowadzać dopiero po zawarciu umowy o pracę, gdy już jest praktycznie pewne, że pracownik będzie świadczył pracę. Pracodawca jest obowiązany przechowywać orzeczenia wydane na podstawie badań lekarskich z zakresu medycyny pracy. Przepisy nie regulują wprost okresu przechowywania orzeczeń. Uwzględniając jednak, że mamy do czynienia z dokumentacją pracowniczą należy przyjąć, że powinny być one przechowywane przez okres 50 lat.

Szkolenie BHP

Zatrudniając pracownika, należy także pamiętać o szkoleniu z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Zgodnie z obowiązującymi zasadami nie wolno bowiem dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie ma on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Aby mieć pewność, że podwładny będzie znał przepisy i zasady BHP, ustawodawca wprowadził zasadę mówiącą, że pracodawca jest obowiązany zapewnić na swój koszt przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane tylko w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.

Pracodawca musi zapewnić pracownikowi odbycie szkolenia odpowiedniego do rodzaju wykonywanej pracy, w tym przekazać mu informacje i instrukcje dotyczących zajmowanego stanowiska lub wykonywanej pracy. Natomiast jeżeli pracownik zatrudniony przez jednego pracodawcę wykonuje pracę na terenie zakładu innego pracodawcy - to zatrudniający zapewnia poinformowanie pracownika o zagrożeniach dla bezpieczeństwa i zdrowia podczas pracy na tym terenie. Uzyskanie tych informacji podwładny potwierdza podpisem.

Pracownicze szkolenie BHP związane z podjęciem zatrudnienia nazywane jest wstępnym. Jego program powinien określać szczegółową tematykę, formy realizacji i czas trwania dla poszczególnych grup stanowisk. Opracowuje go pracodawca lub w porozumieniu z pracodawcą - jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową w dziedzinie BHP, na podstawie ramowych programów szkolenia.

Szkolenie wstępne jest przeprowadzane w formie instruktażu według programów opracowanych dla poszczególnych grup stanowisk i obejmuje:

1) szkolenie wstępne ogólne (instruktaż ogólny) - powinno ono zapewnić uczestnikom szkolenia zapoznanie się z podstawowymi przepisami BHP zawartymi w kodeksie pracy, w układach zbiorowych pracy lub w regulaminach pracy, z regulacjami oraz zasadami BHP obowiązującymi w danym zakładzie pracy, a także z zasadami udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku;

2) szkolenie wstępne na stanowisku pracy (instruktaż stanowiskowy) - powinno ono zapewnić uczestnikom szkolenia zapoznanie się z czynnikami środowiska pracy występującymi na ich stanowiskach i ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną pracą, sposobami ochrony przed zagrożeniami, jakie mogą powodować te czynniki, oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tych stanowiskach.

Instruktaż ogólny jest prowadzony przez pracownika służby BHP, osobę wykonująca u pracodawcy zadania tej służby albo pracodawcę, który sam wykonuje takie zadania, lub pracownika przez niego wyznaczonego, mającego wiedzę i umiejętności zapewniające właściwą realizację programu instruktażu oraz aktualne zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Warto przy okazji przypomnieć, że również pracodawca (osoba fizyczna) jest obowiązany odbyć szkolenie w dziedzinie BHP w zakresie niezbędnym do wykonywania ciążących na nim obowiązków. W przypadku pracodawców nie będących osobami fizycznymi szkolenie takie powinna odbyć osoba działająca w imieniu pracodawcy (np. jeden ze wspólników). Szkolenie to powinno być okresowo powtarzane.

Instruktaż stanowiskowy przeprowadza się przed dopuszczeniem do wykonywania pracy na określonym stanowisku:

1) pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym oraz innym, na którym występuje narażenie na działanie czynników szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych,

2) pracownika przenoszonego na stanowisko, o którym mowa w pkt 1,

3) ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.

Instruktaż stanowiskowy przeprowadza osoba kierująca pracownikami, wyznaczona przez pracodawcę lub on sam. Osoby te muszą jednak mieć odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz przeszkolenie w zakresie metod prowadzenia takiego instruktażu. Czas trwania instruktażu stanowiskowego powinien być uzależniony od przygotowania zawodowego pracownika, dotychczasowego stażu pracy oraz rodzaju pracy i zagrożeń występujących na stanowisku pracy, na którym pracownik ma być zatrudniony. Kończy się on sprawdzianem wiedzy i umiejętności z zakresu wykonywania pracy zgodnie z przepisami oraz zasadami BHP, stanowiącym podstawę dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku.

Odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego pracownik powinien potwierdzić na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w jego aktach osobowych. Dodatkowo, również na piśmie, potwierdza on zapoznanie się z przepisami oraz zasadami BHP.

Pracownik wykonujący pracę na kilku stanowiskach pracy powinien odbyć instruktaż stanowiskowy na każdym z tych stanowisk.

Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego, które stwierdza brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku i w warunkach opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.

Jeżeli w umowie nie zostanie określony jej rodzaj, należy uznać, że została zawarta umowa na czas nieokreślony, chyba że istniałyby okoliczności wskazujące, że zamiar stron był inny.

Określanie wynagrodzeń w kwotach netto jest zazwyczaj całkowicie niepotrzebnym utrudnieniem i należy go unikać.

Szkolenia BHP odbyte u innego pracodawcy nie mogą być honorowane - nowy pracodawca zawsze powinien przeprowadzić nowe szkolenie.

RAMKA 4

Dane kandydata do pracy

Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania następujących danych osobowych:

1) imię (imiona) i nazwisko,

2) imiona rodziców,

3) data urodzenia,

4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

5) wykształcenie,

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia,

7) inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia jego dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

8) numer PESEL pracownika nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL),

9) inne dane osobowe, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

RAMKA 5

Wymagane dokumenty

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może żądać złożenia:

1) wypełnionego kwestionariusza osobowego,

2) świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

3) dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

4) świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

5) orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

6) innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

RAMKA 6

Co musi się znaleźć w umowie o pracę

Umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

1) rodzaj pracy,

2) miejsce wykonywania pracy,

3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,

4) wymiar czasu pracy,

5) termin rozpoczęcia pracy.

RAMKA 7

Wypłata wynagrodzenia

Pracodawca jest obowiązany wypłacać wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy.

Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej; częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy przewidują to przepisy ustawowe prawa pracy lub układ zbiorowy pracy.

Obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie.

W efekcie zasadą domyślną przewidzianą w polskim prawie pracy jest wypłata gotówkowa, a dopiero na wniosek pracownika można dokonywać wypłat przelewem. Tymczasem statystycznie jest odwrotnie - królują wypłaty bezgotówkowe, a uiszczanie pensji w gotówce zdarza się sporadycznie (najczęściej w przypadku zajęcia komorniczego).

RAMKA 8

O czym należy powiadomić zatrudnionego

Pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

2) częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

3) wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,

4) obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

5) układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez zatrudnionych przybycia i obecności oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Poinformowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, o których mowa w pkt 1-4, może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.

RAMKA 9

Kto podlega wstępnym badaniom lekarskim

1) osoby przyjmowane do pracy,

2) pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.

RAMKA 10

Oczekiwane efekty szkolenia

Program szkolenia powinien być dostosowany do rodzajów i warunków prac wykonywanych przez uczestników szkolenia, a jego realizacja powinna zapewnić:

1) zaznajomienie się z czynnikami środowiska pracy mogącymi powodować zagrożenia dla bezpieczeństwa i zdrowia zatrudnionych podczas pracy oraz z odpowiednimi środkami i działaniami zapobiegawczymi,

2) poznanie przepisów oraz zasad BHP w zakresie niezbędnym do wykonywania pracy w zakładzie pracy i na określonym stanowisku pracy, a także obowiązków i odpowiedzialności w dziedzinie BHP związanych z pracą,

3) nabycie umiejętności wykonywania pracy w sposób bezpieczny dla siebie i innych osób, postępowania w sytuacjach awaryjnych oraz udzielenia pomocy w razie wypadku.

PRZYKŁAD 4

Dyskryminacja w ogłoszeniu o pracę

Restauracja potrzebowała kogoś do zbierania zamówień  i roznoszenia posiłków. Zamieściła więc na szybie ogłoszenie: "Zatrudnię kelnerkę". Ogłoszenie to miało charakter dyskryminujący, gdyż wyraźnie wskazywało, że jednym z kryteriów jest płeć  kandydata na pracownika.

Aby uniknąć zarzutu dyskryminacji, ogłoszenie o pracę powinno brzmieć np. tak: "Zatrudnię kelnera lub kelnerkę" albo "Zatrudnię osobę na stanowisko kelnera".

PRZYKŁAD 5

Województwo jako miejsce pracy

Firma zatrudnia handlowców. Każdy z nich obsługuje teren województwa, a tym samym może mieć w umowie wskazane, że jego miejscem pracy jest np. województwo kujawsko-pomorskie. W firmie jest też zatrudniona sekretarka, która świadczy pracę wyłącznie w siedzibie firmy. W jej przypadku wpisanie terenu województwa byłoby nadużyciem. Jako miejsce pracy najlepiej w takim przypadku wskazać miejscowość zatrudnienia (np. Bydgoszcz).

PRZYKŁAD 6

Bez ponownego badania

Pracownik świadczył pracę jako tokarz. Jego stosunek pracy wygasł z powodu upływu terminu. Brak nowych zleceń spowodował, że pracodawca nie przedłużył angażu. Dwa tygodnie później pracodawca zdobył nowego klienta, a że pracownik był wciąż bez pracy, strony zdecydowały się podpisać nową umowę. Odstęp między umowami był krótszy niż 30 dni, a warunki zatrudnienia identyczne, wobec czego można było uniknąć wizyty u lekarza.

PRZYKŁAD 7

Zmiana pracy

Redaktor czasopisma przeszedł do innego wydawnictwa, przy czym nawiązanie stosunku pracy w nowym miejscu nastąpiło bezpośrednio po rozwiązaniu dotychczasowego. Uwzględniając, że praca jest praktycznie identyczna (inny zakres tematyczny publikacji się nie liczy), a między umowami nie było odstępu, dotychczasowe badania lekarskie zachowują ważność.

PRZYKŁAD 8

Stwierdzenie zdolności do pracy

Z końcem maja pracownik rozwiązał umowę o pracę, a od 1 czerwca podjął zatrudnienie w nowym miejscu. Od 20 kwietnia do końca maja przebywał on na zwolnieniu lekarskim. Jego niezdolność do pracy była dłuższa niż 30 dni, wobec czego nowy pracodawca powinien skierować go na badanie.

PRZYKŁAD 9

Instruktaż ogólny

Pracodawca przeszedł szkolenie BHP dla pracodawców, wobec czego mógł sam przeprowadzać szkolenia ogólne z tego zakresu. Może też zlecić takie szkolenia wyznaczonej osobie lub specjaliście spoza zakładu.

Praca rejestrowana, czyli obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego

Pracownicy podlegają składkom ZUS od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania. Stosownego zgłoszenia do ZUS należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia.

Zgłoszenia pracowników dokonuje się na formularzu ZUS ZUA, zazwyczaj wygenerowanym elektronicznie z udostępnianego przez organ rentowy programu Płatnik. Po zgłoszeniu pracodawca będzie co miesiąc rozliczał składki naliczane od wynagrodzenia pracownika.

Podatek dochodowy

Przepisy nie przewidują zgłoszenia podatkowego. Pierwsze obowiązki pracodawcy wobec urzędu skarbowego pojawią się więc w momencie wypłaty wynagrodzenia, a na koniec roku powstaną obowiązki dokumentacyjne.

Podejmując zatrudnienie, pracownik może jednak złożyć formularz PIT-2, dzięki czemu jego zaliczki na podatek będą nieco niższe (w 2016 r. o 46,33 zł miesięcznie).

Ustawodawca zezwala na złożenie PIT-2 przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym dokonywaną na rzecz pracownika. Zazwyczaj jednak pracodawca przekłada pracownikowi formularz do wypełnienia w momencie zawierania umowy o pracę. Późniejsze złożenie formularza może wywierać skutki dopiero od następnego roku podatkowego.

Pracownicy podlegają składkom ZUS od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania. Stosownego zgłoszenia do ZUS należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia.

RAMKA 11

Formularz PIT-2

Składając PIT-2, pracownik oświadcza, że:

1) nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika,

2) nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną,

3) nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany samodzielnie opłacać zaliczki na podatek dochodowy (dotyczy to działalności gospodarczej oraz najmu lub dzierżawy, o ile przychody z tego tytułu są opodatkowane na zasadach ogólnych),

4) nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

5) dany zakład pracy jest właściwy do stosowania zmniejszenia podatku.

PRZYKŁAD 10

Zatrudnienie i działalność gospodarcza

Nowo zatrudniony pracownik uzyskuje równolegle przychody z działalności gospodarczej. Jeżeli są one opodatkowane według skali podatkowej, to nie powinien składać PIT-2. Jeżeli natomiast przychody z działalności gospodarczej opodatkowane są podatkiem liniowym, ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych lub w formie karty podatkowej, to pracownik ma prawo złożyć PIT-2.

PRZYKŁAD 11

Wniosek po pierwszej wypłacie

W chwili rozpoczęcia pracy (luty) pracownik wykonywał działalność gospodarczą, ale trzy miesiące później (maj) zlikwidował ją i przyniósł pracodawcy PIT-2. Nie złożył zatem formularza przed pierwszą wypłatą, a więc do końca roku pracodawca nie powinien rozliczać ulgi. Wniosek złożony w trakcie roku jest jednak niewątpliwie wnioskiem złożonym przed pierwszą wypłatą w roku następnym, wobec czego od kolejnego roku pracodawca będzie mógł obniżać podatek o kwotę ulgi (oczywiście, o ile nie zmienią się przepisy).

Dodatkowe formalności przy zatrudnianiu cudzoziemców

W przypadku zatrudnienia cudzoziemców (osób niemających obywatelstwa polskiego) należy dopełnić dodatkowych wymogów. Podzielić je można na trzy grupy:

1) legalizacja pobytu w Polsce,

2) legalizacja zatrudnienia w Polsce,

3) dopełnienie formalności.

Legalny pobyt

Podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany żądać od niego przed rozpoczęciem pracy przedstawienia ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Podmiot ten jest także obowiązany do przechowywania kopii powyższego dokumentu przez cały okres wykonywania pracy przez obcokrajowca.

Jeżeli pracodawca zatrudni obcokrajowca bez zgody administracyjnej na pobyt, to naraża się na bardzo poważne sankcje. Jest to bowiem wykroczenie, za które grozi kara grzywny (nawet 10 tys. zł) lub ograniczenia wolności, a w przypadku spełnienia warunków szczególnego wykorzystania lub handlu ludźmi pracodawca może zostać pozbawiony wolności do lat 3 (przez warunki szczególnego wykorzystania rozumie się warunki pracy osoby lub osób, którym powierzono wykonywanie pracy z naruszeniem prawa, uchybiające godności człowieka i rażąco odmienne, w szczególności ze względu na płeć, w porównaniu z warunkami pracy osób, którym powierzono wykonywanie pracy zgodnie z prawem, wpływające zwłaszcza na zdrowie lub bezpieczeństwo osób wykonujących pracę).

Jeżeli cudzoziemiec w okresie świadczenia pracy lub wykonywania osobiście działalności na terytorium RP nie posiadał ważnego, wymaganego na podstawie odrębnych przepisów, dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce, to należnych, wypłaconych, dokonanych lub postawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności ze stosunku pracy, umów cywilnoprawnych i praw majątkowych dokonywanych na jego rzecz nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Nie można zaliczać do nich także składek z tytułu tych należności w części finansowanej przez płatnika składek oraz zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy temu cudzoziemcowi.

Zatrudnienie zgodne z prawem

Drugim wymogiem jest legalizacja możliwości świadczenia pracy - zazwyczaj wiąże się to z koniecznością uzyskania zezwolenia na pracę. Od zasady tej istnieje jednak bardzo dużo wyjątków.

Obywatele UE/EOG lub Szwajcarii nie muszą uzyskiwać u nas zezwolenia na pracę. Jeśli jednak przebywają w Polsce dłużej niż 3 miesiące, powinni zarejestrować swój pobyt w urzędzie wojewódzkim. Każde przerwanie pobytu w Polsce przerywa jednak ten termin, więc po powrocie do Polski biegnie on od początku.

Kwestie podatkowe

Obecnie cudzoziemcy co do zasady nie podlegają ewidencji PESEL, a tym samym powinni wystąpić o nadanie numeru NIP - jest on niezbędny nie tylko dla poprawnego wypełniania obowiązków podatkowych, ale także przydatny chociażby podczas wizyty u lekarza. Identyfikatorem podatkowym jest bowiem:

1) numer PESEL - w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL, nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług,

2) NIP - w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, czyli są podatników lub płatników.

Zarówno rejestracja pobytu, jak i wystąpienie o nadanie NIP należy do cudzoziemca. Pracodawca może co najwyżej pomóc w tym zakresie.

Poza powyższym zatrudniając obcokrajowców, należy dopełnić analogicznych formalności, jak w przypadku Polaków.

Zarówno rejestracja pobytu, jak i wystąpienie o nadanie NIP należą do cudzoziemca. Pracodawca może co najwyżej pomóc w tym zakresie.

RAMKA 12

Wjazd do Polski i przebywanie na terytorium RP

Cudzoziemiec, który przekracza granicę, obowiązany jest posiadać:

1) ważny dokument podróży,

2) ważną wizę lub inny ważny dokument uprawniający go do wjazdu na terytorium RP i do pobytu na tym terytorium, jeżeli są one wymagane,

3) zezwolenie na wjazd do innego państwa lub zezwolenie na pobyt w innym państwie, jeżeli zezwolenia takie są wymagane w przypadku przejazdu tranzytem.

Wiza może być zastąpiona innymi dokumentami - np. kartą pobytu (zezwoleniem na pobyt stały lub czasowy).

RAMKA 13

Praca bez zezwolenia

Bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę można zatrudniać m.in.:

1) obywateli krajów UE/EOG lub Szwajcarii,

2) osoby mające status uchodźcy,

3) osoby mające zezwolenie na pobyt stały,

4) osoby mające łączne zezwolenie na pobyt czasowy i pracę,

5) studentów i doktorantów na polskich uczelniach,

6) absolwentów polskich szkół ponadgimnazjalnych, stacjonarnych studiów wyższych lub stacjonarnych studiów doktoranckich na polskich uczelniach, w instytutach naukowych Polskiej Akademii Nauk lub instytutach badawczych działających na podstawie przepisów o instytutach badawczych,

7) obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji lub Ukrainy, wykonujących pracę przez okres nieprzekraczający 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, niezależnie od liczby podmiotów powierzających im pracę, jeżeli przed jej podjęciem przez cudzoziemca powiatowy urząd pracy (właściwy ze względu na miejsce pobytu stałego lub siedzibę podmiotu powierzającego pracę) zarejestrował pisemne oświadczenie tego podmiotu o zamiarze powierzenia wykonywania pracy temu cudzoziemcowi, informujące o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych w oparciu o lokalny rynek pracy oraz o zapoznaniu się z przepisami związanymi z pobytem i pracą cudzoziemców, gdy praca ta wykonywana jest na podstawie pisemnej umowy na warunkach określonych w oświadczeniu. Ponadto oświadczenie to powinno określać:

● nazwę zawodu,

● miejsce wykonywania pracy,

● datę rozpoczęcia i okres wykonywania pracy,

● rodzaj umowy stanowiącej podstawę wykonywania pracy oraz

● wysokość wynagrodzenia brutto za pracę.

Podstawa prawna

Art. 22¹, 29, 86, 229, 237²-237⁴ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

Art. 23 ust. 1 pkt 55b, art. 32 ust. 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Art. 16 ust. 1 pkt 57b ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.).

Art. 3 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 1314 ze zm.).

Art. 13 pkt 1, art. 36 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.).

Art. 87 i nast. ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 149 ze zm.).

Art. 2 i 3 oraz 9-11 ustawy z 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. poz. 769).

Art. 23 ustawy z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz.U. poz. 1650 ze zm.).

Art. 15 i 20 ustawy z 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1525 ze zm.).

Art. 7 ustawy z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 388 ze zm.).

Art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.).

Par. 1-5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Par. 2 oraz 6-12 rozporządzenia ministra gospodarki i pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. nr 180, poz. 1860 ze zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 21 kwietnia 2015 r. w sprawie przypadków, w których powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest dopuszczalne bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę (Dz.U. poz. 588).

@RY1@i02/2016/121/i02.2016.121.18300120b.804.jpg@RY2@

Paweł Ziółkowski

specjalista w zakresie prawa pracy i podatków