Pakiet medyczny tylko po przekazaniu danych pracownika za jego zgodą

Na obydwa zadane przez pracodawcę pytania należy udzielić odpowiedzi twierdzącej. Musi on uzyskać zgodę zainteresowanych na przekazanie danych firmie zapewniającej prywatną opiekę medyczną, a ponieważ zgoda ma charakter dobrowolny, to mogą oni odmówić jej wyrażenia. Ale po kolei.

Zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej: u.o.d.o.) przetwarzanie danych jest możliwe albo na podstawie przepisu ustawowego, który legalizuje taki proces, albo po wyrażeniu zgody przez zainteresowaną osobę. Pracodawców dotyczą obydwa te przypadki, przy czym to, jaka przesłanka legalizująca przetwarzanie danych ma zastosowanie w danej sytuacji, zależy od tego, w jakim celu dane te są przetwarzane.

Jednocześnie należy przypomnieć, że generalną podstawę do gromadzenia danych przez pracodawcę stanowi art. 22¹ kodeksu pracy.

- W tym przepisie wskazano zakres danych, których przetwarzanie przez pracodawcę jest możliwe bez konieczności uzyskania zgody pracownika - wyjaśnia radca prawny Sylwia Sylwestrzak, partner w kancelarii Kochański, Zięba i Partnerzy.

Trzeba jednak wskazać, że na podstawie wspomnianej zasady można przetwarzać wybrane dane pracowników jedynie w celu i zakresie niezbędnym do wykonania przez pracodawcę ciążących na nim obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Przykładowo pracodawca nie musi pytać o zgodę pracownika, gdy przekazuje jego dane firmie organizującej obowiązkowe szkolenie bhp w celu związanym z organizacją tegoż kursu.

Kwestia prywatnych abonamentów medycznych nie mieści się jednak w zakresie wspomnianych obowiązków ze stosunku pracy.

- Ze względu na to, iż zapewnienie prywatnej opieki medycznej wykracza poza takie obowiązki, wskazane jest uzyskanie przez pracodawcę zgody pracowników na przekazanie takich danych - wskazuje mec. Sylwia Sylwestrzak.

- Pracownik powinien mieć zapewnioną realną swobodę w zakresie wyrażenia takiej zgody w sposób dobrowolny, a ponadto przysługuje mu prawo sprzeciwu wobec przekazania przez pracodawcę jego danych osobowych podmiotowi zapewniającemu prywatną opiekę medyczną - dodaje prawniczka.

Zgoda powinna być wyrażona w warunkach zapewniających dobrowolne złożenie stosownego oświadczenia woli. Przedsiębiorca nie może zmuszać swoich pracowników do wyrażenia aprobaty na przekazanie ich danych. Niestety często się zdarza, że pracodawcy stoją na przeciwnym stanowisku, które jest błędne. Ponadto zgoda powinna mieć charakter uprzedni, a więc powinna być wyrażona, zanim przedsiębiorca przekaże dane pracowników firmie medycznej. W praktyce występują przypadki, że przełożony nakazuje pracownikowi podpisanie zgody po fakcie przetransferowania danych, ze wskazaniem w oświadczeniu daty wstecznej. Takie żądanie jest pozbawione jakichkolwiek podstaw prawnych, a ponadto narusza regułę dotyczącą bezpieczeństwa obrotu prawnego, zgodnie z którą nie podpisuje się oświadczeń z datą wsteczną.

W opisywanym przypadku warto również zaznaczyć, że nie znajdzie zastosowania art. 23 ust. 1 pkt 3 u.o.d.o., który wskazuje, iż przetwarzanie danych osobowych jest możliwe bez konieczności uzyskania dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą, w przypadku gdy jest to konieczne do realizacji umowy, której osoba jest stroną, lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy, na żądanie osoby, której dane dotyczą. W przypadku kupowania prywatnych abonamentów medycznych stroną umowy jest bowiem pracodawca, a nie poszczególni pracownicy. Poza tym zazwyczaj zawarcie umowy dotyczącej prywatnych świadczeń medycznych odbywa się z wyłącznej inicjatywy przedsiębiorcy, który chce polepszyć warunki socjalne swoich podwładnych, a pracownicy nie mają wpływu na jej kształt. ©?

Piotr Pieńkosz

piotr.pienkosz@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

Art. 7 pkt 5, art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2135 ze zm.).