Czas pracy pod pełną kontrolą

W 2015 r. PIP wykazała liczne nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy w firmach. Ujawniono je w ponad 40 proc. skontrolowanych podmiotów. Dlatego można też oczekiwać, że i w tym roku będzie to przedmiot wnikliwego sprawdzania.

Taki obowiązek

Zgodnie z przepisami wszyscy pracodawcy mają obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników oraz podstawę prawną nawiązania stosunku pracy. Jest to konieczne nie tylko do prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia, ale też ustalenia dni wolnych, będących rekompensatą za pracę np. w niedzielę, święta, w nocy, czy dni wolne od pracy wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy. Jak tłumaczy PIP, każda ewidencja powinna zawierać liczbę godzin, którą przepracował pracownik, urlopy, zwolnienia oraz inne nieobecności. Dodatkowo w przypadku pracowników młodocianych w ewidencji należy uwzględnić czas wykonywania prac wzbronionych, w związku z przygotowaniem zawodowym.

Za ujawnione przez inspektora w trakcie kontroli nieprawidłowości grożą sankcje w postaci grzywny - nawet do 30 tys. zł. Chyba że inspektor ujawni fałszowanie dokumentacji. W takiej sytuacji może zgłosić do prokuratury podejrzenie popełnienia przestępstwa, co jest zagrożone karą ograniczenia lub pozbawienia wolności.

- PIP po ujawnieniu niezgodności związanych z czasem pracy może dać upomnienie lub karę pieniężną. Po kilku miesiącach wraca i sprawdza, czy zalecenia pokontrolne zostały wypełnione, jeśli nie - nakłada karę pieniężną - wyjaśnia Aneta Andruszkiewicz z firmy Infinite.

RCP ułatwia rachunki

W prawidłowym prowadzeniu ewidencji czasu pracy pomogą systemy klasy RCP. Dają gwarancję, że przepisy są również przestrzegane przez samych pracowników, którzy podpisują wydrukowaną kartę ewidencji. Specjaliści zapewniają, że korzyści wynikające z wdrożenia systemu są widoczne natychmiast, a do tego łatwo je wyliczyć. Przykładem może być sklep zatrudniający 30 pracowników, których płaca minimalna wynosi 1850 zł, co daje stawkę za godzinę - licząc koszty pracodawcy - na poziomie 14 zł. - Załóżmy, że każdy pracownik dziennie na spóźnieniach, paleniu czy wyjściach prywatnych ucina pół godziny z każdych 8 godzin, czyli przez miesiąc uzbiera 140 zł. Przy 30 pracownikach miesięcznie daje to 4200 zł, a rocznie 50 tys. zł.

Po zainstalowaniu systemu rejestracji czasu pracy problem jego nieprzestrzegania przez pracowników znika. Jak twierdzą specjaliści sprawdzi się zarówno w dużej ,jak i mniejszej firmie, w której stosowany jest równoważny czas pracy. - Dla mniejszych firm przewidziana jest wersja chmurowa programu, która nie wymaga wielkich nakładów na infrastrukturę techniczną. Przedsiębiorca płaci tylko za usługę dostępu do systemu, bez nabywania kosztownych serwerów i licencji do nich - informuje Aneta Andruszkiewicz.

Za ile?

W większych przedsiębiorstwach koszt wdrożenia systemu, który w wersji podstawowej składa się z czytnika kart zbliżeniowych i programu komputerowego, służącego do odczytywania z niego danych oraz ich rozliczania, zależy od kilku czynników. Jak wylicza PTC Security Systems, jest uzależniony od liczby osób, które ma objąć, struktury organizacyjnej panującej w firmie, liczby obiektów czy wreszcie liczby licencji oprogramowania komputerowego do rejestracji i rozliczania czasu pracy. Istotna jest poza tym liczba rejestratorów RCP, które zostaną zamontowane, oraz metoda autoryzacji zdarzeń (czy będzie biometryczna, czyli na odcisk palca czy zbliżeniowa RFID - inaczej przez kartę). W przypadku niewielkiej firmy będzie to kosztować 1,4-1,5 tys. zł na system. To kilkaset złotych mniej niż jeszcze kilka lat temu. Rozwój konkurencji na rynku spowodował bowiem spadki cen. Na tym jednak wydatki się nie kończą. Trzeba jeszcze doliczyć koszt wdrożenia systemu przez specjalistyczną firmę, które obejmują montaż i konfigurację czytników wraz z zestawami zasilania awaryjnego, instalację i konfigurację oprogramowania oraz szkolenie z obsługi systemu RCP. - W zależności od wielkości firmy zamkną się one w kwocie 400-800 zł. System jest objęty 24-miesięczną gwarancją. Oferujemy jednak serwis posprzedażowy. Koszt godziny pracy naszego fachowca to 150 zł netto - dodaje przedstawiciel firmy PTC Security Systems.

Eksperci podpowiadają, by ostrożnie dobierać firmę, która zainstaluje system. Dynamiczny rozwój tego rynku sprawił, że przybywa przedsiębiorców, którzy chcą spróbować swoich sił w tym biznesie. - Tymczasem tu chodzi o dane osobowe pracowników. Dlatego dobór partnera jest niezwykle ważny - komentuje przedstawiciel firmy PTC Security Systems.

Na co więc zwrócić uwagę? Przede wszystkim na renomę firmy oraz posiadane przez nią certyfikaty. Istotne jest też to, jak długo działa na rynku i czy dysponuje własną siedzibą oraz stroną internetową. Lepiej unikać firm ogłaszających się na Allegro. To powinien być sygnał, że taki przedsiębiorca dopiero zaczyna swoją przygodę z tym rynkiem.

Jak zapewniają specjaliści, instalacja systemu wraz z przeszkoleniem pracowników nie powinna zająć dłużej niż jeden dzień.

Co to daje

Eksperci przekonują, że im firma jest większa i bardziej złożona, tym korzyści wynikających z wdrożenia systemu jest więcej. Duże przedsiębiorstwa zyskują bowiem dzięki systemowi prognozowanie obsady na określonych stanowiskach czy w działach, które pomaga w planowaniu grafików. Otrzymują też obsługę pracowników zewnętrznych, np. z agencji pracy tymczasowej, dla których mogą ustalać miesięczne limity godzinowe. Oprócz tego dzięki takiemu systemowi i połączeniu go z systemem HR wszyscy zarządzający mają taki sam dostęp do danych pracowniczych, aktualizowanych na bieżąco. Nawet nowy kierownik w organizacji jest wspomagany przez system, więc nie ma ryzyka, że źle zaplanuje grafiki dla swojej grupy czy przekaże nieaktualne dane kadrowo-płacowe. W ten sposób dział HR jest znacznie odciążony z funkcji informacyjnej, czyli nie musi przekazywać telefonicznie czy e-mailowo takich samych danych o pracownikach.

- Wyobraźmy sobie, że firma ma liczącą 1000 osób załogę. Każdy kierownik zarządza grupą 30 pracowników, co daje ponad 30 osób zarządzających. Niech każda z tych osób zadzwoni dwa razy w miesiącu do działu HR i zajmie pół godziny, to da blisko tydzień samych rozmów telefonicznych. Jeśli dołożymy do tego, że pracownik HR przy co trzeciej rozmowie musi przygotować dane w postaci raportu, to daje następne godziny pracy. Wszystkie zestawienia cykliczne również trzeba dzielić i rozsyłać indywidualnie - zauważa Aneta Andruszkiewicz.

Pokazanie tych danych w systemie daje natomiast kierownikom   możliwość generowania raportu samodzielnie. Ponadto umożliwia ustawienie automatycznych e-mailingów, które będą przypominały o kończących się umowach, badaniach czy kwalifikacjach, dopóki dane w systemie HR nie zostaną zaktualizowane.

@RY1@i02/2016/036/i02.2016.036.13000020a.802.jpg@RY2@

Patrycja Otto

 patrycja.otto@infor.pl