Weryfikacja w korpusie urzędników nadal zbyt pobłażliwa

Członkowie służby cywilnej, bo nimi zajmujemy się w dzisiejszym temacie miesiąca, co dwa lata są oceniani za swoją pracę przez bezpośrednich przełożonych. W jaki sposób należy to robić, określa ustawa z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1889; dalej: u.s.c. lub pragmatyka) oraz dwa rozporządzenia wydane na jej podstawie. Sporządzanie ocen sprawia kłopoty bezpośrednim przełożonym, którzy na wypełnienie specjalnych arkuszy muszą poświęcić wiele czasu. Dodatkowo są zobowiązani przeprowadzić rozmowę z pracownikiem i zapoznać go z kryteriami, a także omówić z nim dalszą ścieżkę kariery zawodowej. Otrzymane przez urzędników noty (poza urzędnikami mianowanymi) nie przekładają się jednak bezpośrednio ani na wyższe gratyfikacje, ani też na awans na kolejne stanowisko służbowe. Dodatkowo przełożeni nie chcą skłócać załogi i w praktyce w 100 proc. przyznają wszystkim pozytywne oceny. Dobrosław Dowiat-Urbański, szef służby cywilnej, w rozmowie z DGP przyznał, że nie można zmusić szefów poszczególnych wydziałów, aby przyznawali więcej lub mniej dobrych ocen. Także dyrektorzy generalni urzędów wielokrotnie wskazywali, że ocena okresowa jest zbyt sformalizowana i nie przekłada się na konkretne efekty. Nie pomogła też zasadniczo ostania nowelizacja przepisów, która zwiększyła skalę przyznawanych ocen. W dalszym ciągu w większości urzędów praktycznie nie występują negatywne oceny. Dodatkowo sztywny zapis ustawowy sprawia, że ocena jest przeprowadzana zbyt rzadko, bo zaledwie raz na dwa lata.

Z naszych informacji wynika jednak, że KPRM rozważa wprowadzenie nowej formuły oceny okresowej, tzw. oceny 360. Takiej, jaką stosują korporacje. Ale zanim ewentualnie do tego dojdzie, ma być ona przetestowana w przyszłym roku na nowych słuchaczach, którzy dostaną się do Krajowej Szkoły Administracji Publicznej.

Pozytywne cenzurki

Z naszej krótkiej sondy wynika, że w Ministerstwie Środowiska w ciągu ostatnich trzech lat były tylko pojedyncze przypadki negatywnych not dla pracowników. W resorcie rolnictwa mamy taką samą sytuację. W 2017 r. na 321 ocenianych pracowników jedynie trzech otrzymało negatywną notę. W Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego w ostatnich trzech latach wszyscy urzędnicy dostali pozytywne noty. W Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji także przez ostatnie trzy lata nie było przypadku, aby którykolwiek z pracowników zasłużył na ocenę negatywną. Również w Ministerstwie Sprawiedliwości w ostatnich trzech latach królowały bardzo dobre noty. Tam na 339 osób ocenianych w tym roku 39 otrzymało notę znacznie powyżej oczekiwań, a powyżej oczekiwań - 210, na poziomie oczekiwań było 88 osób i tylko dwie oceny na poziomie poniżej oczekiwań. Resort finansów wylicza z kolei, że od stycznia 2017 r. do 30 października 2017 r. zostały sporządzone 962 oceny okresowe (w tym 962 pozytywne: 172 oceny na poziomie oczekiwań, 616 - powyżej oczekiwań oraz 174 znacznie powyżej oczekiwań). Podobna sytuacja jest w Ministerstwie Obrony Narodowej.

- Te dane pokazują, że ostatnie modyfikacje niewiele zmieniły w zakresie oceny okresowej, choć możemy już dostrzec, iż tych z najwyższymi notami nie jest większość, jak wcześniej - mówi prof. Jolanta Itrich-Drabarek, były członek Rady Służby Cywilnej, autor komentarza do ustawy o służbie cywilnej. Według niej trzeba w dalszym ciągu pracować nad udoskonalaniem tej formy oceniania pracowników, a nie rezygnować z niej całkowicie na rzecz korporacyjnych rozwiązań, jakim jest ocena 360.

- Ocena okresowa ma bardziej charakter prewencyjny i rzadko jest merytoryczną oraz rzetelną oceną. Można przyjąć, że urzędnicy bardzo się starają w pracy, więc nie ma negatywnych ocen - mówi prof. dr hab. Walerian Sanetra, prezes SN w stanie spoczynku, kierujący Izbą Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych. - Do Sądu Najwyższego wpływają jednak sprawy dotyczące odwołania od negatywnej oceny. Często dotyczą one sytuacji związanej z tym, że zmienił się szef i chce za pomocą tego narzędzia pozbyć się określonych pracowników z zespołu. Ale w takich sytuacjach sądy nakazują ponowne przeprowadzenie oceny.

Wolą sprawdzone metody

Resort spraw zagranicznych, w którym w ostatnich trzech latach na blisko tysiąc pracowników tylko kilku otrzymywało negatywne noty, broni obecnego sytemu. - Obowiązująca metoda sporządzania ocen okresowych umożliwia rzetelne przeprowadzenie procesu oceny pracy pracownika. Istotnym elementem oceny, mającym wpływ na jej rzetelność, jest przede wszystkim rozmowa oceniająca umożliwiająca poznanie oczekiwań obu stron - przełożonego i pracownika - wskazuje Joanna Wajda, rzecznik prasowy MSZ.

Podobnie jest w urzędach wojewódzkich, one także sceptycznie postrzegają jakiekolwiek zmiany w tym zakresie. Dolnośląski Urząd Wojewódzki w ostatnich dwóch latach nie miał przypadku, w którym urzędnik otrzymałby ocenę negatywną. - Częsta zmiana zasad oceny pracowniczej nie wpłynie pozytywnie na członków korpusu służby cywilnej. Obecnie obowiązujące regulacje są wystarczające do rzetelnej oceny pracy - przekonuje Jolanta Szczepaniak, dyrektor wydziału organizacji i kadr Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego. - Ocena 360 stopni jest metodą powszechnie wykorzystywaną w przedsiębiorstwach rynku komercyjnego i również ciekawą propozycją dla administracji publicznej. Jednak stosowanie jej wymaga zmian w świadomości, kulturze organizacyjnej oraz ugruntowanej wiedzy na temat stosowania tego narzędzia - twierdzi.

OPINIA EKSPERTA

Ważny jest obiektywizm

@RY1@i02/2017/221/i02.2017.221.05000010a.801.jpg@RY2@

Dorota Szymańska zastępca dyrektora działu procesów biznesowych i HR Grupa Doradczo-Szkoleniowa FALCO

Wdrożenie oceny 360 może sprawić, że urząd stanie się miejscem przyjaźniejszym zarówno dla pracujących tam ludzi, jak i dla klientów. W jaki sposób? Po pierwsze, ocena 360 to wielostronny obraz, na który składają się opinie nie tylko szefa, lecz także współpracowników i klientów, więc będzie on prawdopodobnie bardziej wiarygodny niż ocena jednej osoby - przełożonego. Nie jest tajemnicą, że ludzie w swoich opiniach podlegają różnym błędom, powodującym, iż ich ocena nie jest obiektywna. Jeśli opinia przełożonego o pracowniku jest zbyt surowa, to zdanie współpracowników doceniających jego terminowość lub klientów zadowolonych z życzliwej obsługi daje prawdziwszy obraz tego, jak dobrze on pracuje. Jeśli natomiast przełożony faworyzuje lubianego pracownika, ocena 360 może dostarczyć informacji o tym, jak rzeczywiście wygląda jego zaangażowanie czy sprawność w działaniu, i skończyć z tolerowaniem niedbalstwa. Wystarczy trafnie dobrać krąg oceniających osób.

Po drugie, zaletą oceny 360 jest wykorzystanie opinii klientów, których głos na temat tego, jak dobrze zostali obsłużeni, staje się elementem oceny pracownika. Motywuje to do dbania o codzienny, jak najwyższy standard obsługi. Możemy zmierzyć i sprawdzić, co klienci myślą o osobach, które ich obsługują, co doceniają i czego im brakuje. Już nie tylko opinia przełożonego jest dla mnie ważna, ale też tej pani czy pana, którzy przyszli do mnie załatwić swoją sprawę jak najszybciej, najprościej i w jak najlepszej atmosferze. To duża zmiana w mentalności, dzięki której urząd staje się miejscem przyjaznym.

I po trzecie, wszystkie organizacje, nie tylko urzędy, mierzą się z trudnościami, jakie stwarza podział na wydziały, działy czy jednostki. Trudno jest współpracować, porzucając te bariery. Inny pokój, piętro powodują, że ludzie całymi miesiącami nie rozmawiają o tym, co ich irytuje w zachowaniu innych. Zła komunikacja wpływa na efektywność pracy, nienazwane problemy blokują i frustrują. Mądrze wykorzystane wyniki oceny współpracowników czy podwładnych mogą być początkiem rozmów na temat wzajemnych oczekiwań i potrzeb, a zarazem szansą na pokonanie wspólnych problemów.

Zasady prawidłowej weryfikacji

W encyklopedii zarządzania wskazuje się, że ocenianie zatrudnionego jest istotnym elementem procesu zarządzania zasobami ludzkimi. To formalna metoda pozwalająca ocenić pracę wykonywaną przez członków załogi. Obejmuje ona najczęściej ilościowe i jakościowe aspekty funkcjonowania pracownika w przedsiębiorstwie.

Niezbędne jest regularne wykonywanie tej czynności, ponieważ stwierdza trafność i sprawność mechanizmów dobierania personelu i pozwala ocenić skuteczność przeprowadzonych szkoleń. Członek korpusu służby cywilnej (dalej: s.c.) podlega co 24 miesiące całościowej kontroli jakości wykonywanych przez niego zadań. Podkreśla się, że mechanizm ten ma dawać korzyści każdej ze stron zaangażowanych w ten proces.

Obopólne korzyści

n jego mocnych i słabszych stronach, czyli rzetelny komunikat zwrotny dotyczący sposobu wykonywania swojej pracy,

n oczekiwaniach przełożonego co do sposobu realizacji powierzonych pracownikowi obowiązków,

n możliwościach i sposobów podnoszenia jakości swojej pracy oraz doskonalenia jej efektów,

n perspektywach rozwoju własnych kwalifikacji.

n źródło informacji do podejmowania decyzji personalnych w zarządzanym przez niego zespole (np. nagrody, awanse, szkolenia),

n forma budowania komunikacji z podległymi pracownikami,

n sposób przekazywania całościowej (i jednocześnie indywidualnej) wizji działania zespołu i zasad realizacji celów stawianych przed jego pracownikami,

n możliwość poznania potrzeb rozwojowych pracowników i zaplanowania działań doskonalących.

agp

PISALIŚMY O TYM...

Przełożony oceni minimum siedem miesięcy pracy, Tygodnik Samorząd i Administracja z 19 sierpnia 2015 r., nr 160.

Rodzaje ocen

Pragmatyka przewiduje, że członek s.c. podlega dwóm kategoriom ocen. Pierwsza (tak też nazwana w u.s.c.) dokonywana jest nie wcześniej niż po upływie ośmiu miesięcy od nawiązania stosunku pracy i nie później niż miesiąc przed upływem okresu, na który została zawarta umowa o pracę ocenianego. Obligatoryjnie więc ocenie tej podlegają pracownicy służby cywilnej, którzy podjęli pierwszą pracę w s.c. i są zatrudnieni na czas określony 12 miesięcy. Fakultatywnie zaś może jej podlegać osoba zatrudniona w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej. Pragmatyka przewiduje, że z mocy prawa z pierwszej oceny jest zwolniony absolwent Krajowej Szkoły Administracji Publicznej, który złożył wniosek o mianowanie.

Druga kategoria oceny nazywana jest okresową. Zasadnicza różnica pomiędzy tymi dwoma rodzajami polega na procedurach, które są uregulowane w odrębnych przepisach. Poniżej opisane zostaną zasady dokonywania właśnie oceny okresowej.

TABELA 1. Na podstawie jakich aktów prawnych przeprowadza się cenzurki

Art. 38
Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 23 lipca 2015 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej (Dz.U. z 2015 r. poz. 1144).	Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 4 kwietnia 2016 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej (Dz.U. z 2016 r. poz. 470).

Z pragmatyki wynika, że podlega jej urzędnik oraz pracownik s.c. zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Zwolnione są z tego procesu osoby zatrudnione na wyższych stanowiskach w s.c. Ocena okresowa dotyczy wykonywania obowiązków wynikających z opisu zajmowanego stanowiska pracy. Opis ten sporządza się dla każdego etatu w s.c. Wskazuje się w nim realizowane zadania, wymagane kompetencje, kwalifikacje i zakres odpowiedzialności ze względu na umiejscowienie i funkcję stanowiska pracy w strukturze urzędu. Podstawę sporządzania opisów stanowisk pracy stanowi art. 84 u.s.c.

WAŻNE

Osoby zatrudnione na wyższych stanowiskach w służbie cywilnej oraz pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę na czas określony nie podlegają ocenie okresowej.

Ocena okresowa jest sporządzana z urzędu wyłącznie na użytek wewnętrzny pracodawcy, w czasie trwania stosunku pracy. Ma ona służyć wyznaczaniu kierunków rozwoju zawodowego. Zadaniem tego mechanizmu jest także motywowanie pracownika do lepszej i wydajniejszej pracy. Ocena okresowa wpływa na dalszy przebieg służby, tj. możliwość awansu, ale również w razie negatywnej oceny może doprowadzić do rozwiązania stosunku pracy (postanowienie Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 18 lipca 2014 r., sygn. akt III APz 19/14).

RAMKA 1. Cel oceny okresowej

Ideą dokonywania oceny okresowej jest przede wszystkim:

● podnoszenie efektywności i poprawa jakości pracy,

● doskonalenie sprawności organizacyjnej,

● przekazywanie pracownikowi informacji na temat oceny jego pracy,

● zwiększanie poziomu motywacji i pobudzanie zaangażowania,

● dostarczanie przełożonemu i kierownictwu informacji pozwalających podejmować racjonalne decyzje kadrowe,

● zdobywanie informacji na temat osiągnięć, wykorzystywanych umiejętności i potrzeb rozwojowych pracownika,

● sporządzenie wniosków dotyczących indywidualnego programu rozwoju zawodowego,

● uzyskanie dodatkowych informacji do opracowania planu szkoleń.

Bezpośredni przełożony

Oceny okresowej dokonuje bezpośredni przełożony członka s.c. W hierarchii urzędniczej pomiędzy ocenianym i oceniającym nie może być zatem pośredniego ogniwa. W urzędach administracji rządowej stosuje się zazwyczaj dwu- lub trzystopniową strukturę organizacyjną (np. urząd dzieli się na departamenty, departamenty na wydziały, a wydziały mogą dzielić się na zespoły itp.). Takiemu podziałowi organizacyjnemu towarzyszy zazwyczaj zdecentralizowanie funkcji kierowniczych w określonych zakresach spraw. Pozwala to na w miarę precyzyjne wskazanie osób będących bezpośrednimi przełożonymi poszczególnych pracowników, np. dla pracownika zatrudnionego w wydziale będącym częścią departamentu bezpośrednim przełożonym jest naczelnik wydziału, dyrektor komórki organizacyjnej jest zaś przełożonym pośrednim, nadrzędnym ("Ustawa o służbie cywilnej. Komentarz do ustawy" pod red. M. Graczyka, Infor 2014). W przypadku trudności z określeniem bezpośredniego przełożonego, który ma dokonać oceny okresowej pracownika, należy sięgnąć do opisu stanowiska pracy zajmowanego przez danego pracownika. Można w nim odnaleźć informacje na temat osoby bezpośrednio nadzorującej dane stanowisko pracy.

Co do zasady oceny sporządza się raz na 24 miesiące, w terminie odrębnym dla każdej ocenianej osoby (art. 81 ust. 4 u.s.c.). Termin ten liczy się od dnia zakończenia poprzedniej oceny okresowej lub od dnia zatrudnienia na czas nieokreślony. Okres podlegający analizie rozpoczyna się zaś od dnia zapoznania pracownika z kryteriami oceny, według których będzie weryfikowany, a kończy z dniem sporządzenia oceny na piśmie. Od tej reguły określono jednak sporo wyjątków.

RAMKA 2. Przesunięcie terminu oceny - wyjątki od zasady

Termin oceny okresowej ulega przesunięciu w razie:

n zmiany stanowiska pracy wiążącej się z istotną modyfikacją zakresu obowiązków, pod warunkiem że od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż sześć miesięcy, a w przypadku osób ocenianych po raz pierwszy, jeżeli okres podlegający ocenie jest dłuższy niż sześć miesięcy;

n usprawiedliwionej nieobecności ocenianego w pracy (np. urlop wypoczynkowy, szkoleniowy, wychowawczy lub zwolnienie lekarskie), trwającej dłużej niż miesiąc, termin 24-miesięczny ulega przedłużeniu o czas tej nieobecności;

n uzyskania negatywnej oceny okresowej (oceniany podlega ponownej ocenie po upływie sześciu miesięcy od dnia zapoznania się z oceną.

Oceniający może zmienić termin, pod warunkiem że od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż sześć miesięcy (a w przypadku osób ocenianych po raz pierwszy, jeżeli okres podlegający ocenie jest dłuższy niż sześć miesięcy), w razie:

n gdy doszło do zmiany na stanowisku oceniającego,

n przewidywanej, przewlekłej nieobecności ocenianego (lub oceniającego), która może uniemożliwić dokonanie oceny w terminie,

n złożenia przez ocenianego wniosku o zmianę terminu przeprowadzenia oceny.

Wybór arkusza

Procedurę przeprowadzania oceny określa rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 4 kwietnia 2016 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej (Dz.U. z 2016 r. poz. 470, dalej: r.w.s.p.o.o.).

Postępowanie rozpoczyna się od wyboru właściwego arkusza ocen. Arkusz A służy do sporządzenia oceny zatrudnionego na stanowisku kierownika urzędu. Chodzi np. o powiatowego lekarza weterynarii (wzór określa załącznik nr 2 do r.w.s.p.o.o.). Arkusz B przeznaczony jest do oceny zatrudnionego na stanowisku, na którym praca polega na bezpośrednim kierowaniu pracownikami (wzór stanowi załącznik nr 3 do r.w.s.p.o.o.). Ten formularz będzie miał zastosowanie do np. kierownika sekcji, kierownika zespołu czy naczelnika wydziału. Natomiast arkusz C dedykowany jest sporządzaniu oceny zatrudnionego na innym niż ww. stanowisku (wzór stanowi załącznik nr 4 do r.w.s.p.o.o.).

Przygotowanie arkusza polega na wybraniu przez oceniającego kryteriów służących dokonaniu oceny. Kryteria dzielą się na obowiązkowe i dodatkowe. Te ostatnie oceniający może wybrać, jeżeli jest to uzasadnione ze względu na charakter obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego. Wszystkie kryteria oceny zostały szczegółowo opisane w jednym wykazie, który stanowi załącznik nr 1 do r.w.s.p.o.o.

TABELA 2. Kryteria obowiązkowe

zarządzanie ludźmi podejmowanie decyzji i odpowiedzialność organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów współpraca komunikacja zarządzanie strategiczne	zarządzanie ludźmi podejmowanie decyzji i odpowiedzialność organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów współpraca komunikacja	wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe rzetelność organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów współpraca komunikacja

Rozmowa wstępna

W terminie 30 dni od sporządzenia na piśmie poprzedniej oceny albo od dnia zatrudnienia ocenianego na czas nieokreślony jego bezpośredni przełożony ma obowiązek przeprowadzić z nim rozmowę poświęconą omówieniu:

wgłównych obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego,

wkryteriów obowiązkowych i dodatkowych, jeżeli są wybierane przez oceniającego,

woczekiwań oceniającego co do sposobu spełniania kryteriów oceny przez ocenianego,

wcelów do osiągnięcia w okresie, w którym dany członek s.c. podlega ocenie, jeżeli ich określenie jest uzasadnione ze względu na charakter obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego, a także sposób realizacji wyznaczonych celów.

Kryteria dodatkowe bezpośredni przełożony wybiera z wykazu kryteriów oceny. Pozwalają one na odzwierciedlenie specyfiki pracy na konkretnym stanowisku. Można wybrać nie więcej niż trzy takie kryteria, które są najistotniejsze ze względu na charakter obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego. Oznacza to, że można w ogóle nie wybierać dodatkowych kryteriów, jeśli nie ma takiej potrzeby. Chodzi np. o sytuację, kiedy zadania wykonywane na danym etacie mają ogólny i jednorodny charakter oraz nie wymagają specjalistycznych kompetencji.

PRZYKŁAD 1

Jak zapisać kryteria w formularzu

Zarządzanie ludźmi.	Wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe.
Podejmowanie decyzji i odpowiedzialność.	Myślenie analityczne.
Organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów.	Zarządzanie strategiczne.

Po przeprowadzeniu rozmowy oceniający wpisuje do części I arkusza kryteria dodatkowe, jeżeli zostały wybrane, oraz termin sporządzenia oceny na piśmie. Pracownik potwierdza zapoznanie się z kryteriami oceny i terminem sporządzenia oceny na piśmie, składając swój podpis w części I arkusza. Tym samym oceniany potwierdza, że omówiono z nim poszczególne kryteria, według których będzie oceniany. Oryginał arkusza niezwłocznie włącza się do akt osobowych ocenianego, a kopię części I arkusza oceniający przekazuje ocenianemu.

RAMKA 3. Korekta błędnie określonego terminu

Przepisy nie regulują kwestii związanych ze sposobem zmiany wskazanego w arkuszu terminu sporządzenia oceny w przypadku, gdy ten został ustalony błędnie. Rozporządzenie stanowi jednak, że oceniany powinien znać termin sporządzenia oceny - potwierdza to bowiem podpisem w arkuszu oceny. W piśmiennictwie wskazuje się, że w związku z tym korekta błędnie wskazanego terminu oceny okresowej powinna nastąpić w takim samym trybie, jaki został przewidziany dla ustalenia terminu oceny, tj. oceniający wpisuje do arkusza nowy termin, a oceniany potwierdza podpisem zapoznanie się z nim ("Ustawa o służbie cywilnej. Komentarz do ustawy" pod red. M. Graczyka, Infor 2014).

W razie uzyskania negatywnej oceny okresowej pracownik lub urzędnik s.c. podlega ponownej ocenie po upływie sześciu miesięcy od dnia zapoznania się z oceną (art. 81 ust. 9 u.s.c.). Jest to nowa ocena okresowa - sporządzana w krótszym czasie - i może być przeprowadzona na podstawie nowych kryteriów ocen. Co ważne, na ich wybór i zapoznanie z nimi pracownika jest maksymalnie siedem dni od sporządzenia na piśmie negatywnej oceny.

WAŻNE

W razie uzyskania negatywnej oceny okresowej pracownik lub urzędnik s.c. podlega ponownej ocenie po upływie sześciu miesięcy od dnia zapoznania się z nią.

Rozmowa oceniająca

Przed sporządzeniem oceny okresowej na piśmie bezpośredni przełożony odbywa z pracownikiem rozmowę. W jej trakcie omawia:

wgłówne obowiązki wykonywane przez ocenianego w okresie, w którym podlegał ocenie, oraz sposób ich realizacji z uwzględnieniem spełniania przez ocenianego ustalonych kryteriów oceny,

wsposób realizowania przez ocenianego celów do osiągnięcia w okresie, w którym oceniany podlegał ocenie, jeżeli cele te zostały wyznaczone,

wkierunki dalszego rozwoju zawodowego i potrzeby ocenianego w zakresie podnoszenia kwalifikacji i doskonalenia umiejętności.

Naruszenie tego obowiązku może być powodem uchylenia dokonanej oceny przez sąd, do którego odwoła się pracownik.

PRZYKŁAD 2

Skutki braku rozmowy

Bezpośredni przełożony pracownika urzędu wojewódzkiego dokonał okresowej oceny. Przed jej sporządzeniem na piśmie nie przeprowadził jednak z pracownikiem rozmowy. Zaniechanie tego obowiązku może doprowadzić do uchylenia przez sąd negatywnej oceny dokonanej z naruszeniem przepisów. Tak orzekł Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z 22 sierpnia 2013 r. (sygn. aktIII APa 7/13). Obowiązek przeprowadzenia rozmowy z pracownikiem wynika  z par. 5 ust. 1 r.w.s.p.o.o. Ponadto ocena musi uwzględniać wnioski z niej wynikające. Rozporządzenie formułuje jedynie wymóg przeprowadzenia rozmowy, natomiast milczy w sprawie sposobu, w jaki miałaby się ona odbyć. Zatem równie dobrze może ona mieć charakter znacznie odformalizowany (wyrok Sądu Okręgowego w Białymstoku z 12 listopada 2013 r., sygn. akt V P 7/13). Stanowisko to nie oznacza jednak, że obowiązek przeprowadzenia rozmowy nie ma istotnego znaczenia. Przeciwnie, w każdym przypadku wniesienia odwołania sąd w pierwszej kolejności weryfikuje spełnienie tego warunku formalnego sporządzonej oceny (por. np. wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 16 stycznia 2013 r., sygn. akt III APa 33/2012).

Bezpośredni przełożony przyznaje oceny cząstkowe odpowiednio do poziomu spełniania przez ocenianego każdego z kryteriów. Skala ocen jest następująca:

w1 punkt - znacznie poniżej oczekiwań;

w3 punkty - poniżej oczekiwań;

w5 punktów - na poziomie oczekiwań;

w7 punktów - powyżej oczekiwań;

w9 punktów - znacznie powyżej oczekiwań.

Po przyznaniu poszczególnych ocen cząstkowych bezpośredni przełożony ustala ogólny poziom spełniania kryteriów oceny przez pracownika przez wyliczenie średniej arytmetycznej z ocen cząstkowych według pięciostopniowej skali ocen.

TABELA 3. Skala ocen okresowych

od 1 do 2 pkt	znacznie poniżej oczekiwań
powyżej 2 do 4 pkt	poniżej oczekiwań
powyżej 4 do 6 pkt	na poziomie oczekiwań
powyżej 6 do 8 pkt	powyżej oczekiwań
powyżej 8 do 9 pkt	znacznie powyżej oczekiwań

Kolejnym krokiem procesu oceny okresowej jest przyznanie pozytywnej lub negatywnej oceny okresowej. Ocenę pozytywną przyznaje się w przypadku ustalenia ogólnego poziomu spełniania kryteriów oceny jako:

wznacznie powyżej oczekiwań,

wpowyżej oczekiwań,

w na poziomie oczekiwań.

Warunkiem jest jednak nieuzyskanie przez ocenianego żadnej oceny cząstkowej na poziomie "znacznie poniżej oczekiwań".

Ocenę negatywną przyznaje się w przypadku ustalenia ogólnego poziomu spełniania kryteriów oceny jako:

wponiżej oczekiwań,

wznacznie poniżej oczekiwań,

a także w przypadku uzyskania przez ocenianego co najmniej jednej oceny cząstkowej na poziomie "znacznie poniżej oczekiwań".

Jak uzasadniać

Z par. 11 ust. 3 i 4 r.w.s.p.o.o. wynika, że oceny negatywne muszą być uzasadnione, a pozytywne mogą. We wzorach arkuszy ocen zamieszczono wskazówki, w jaki sposób można sporządzić uzasadnienie. Może ono polegać na:

wogólnym omówieniu oceny,

wszczegółowym odniesieniu się do wszystkich ocen cząstkowych,

wszczegółowym odniesieniu tylko do niektórych z ocen cząstkowych.

Wskazuje się, że pomimo iż uzasadnienie oceny pozytywnej nie jest obowiązkowe, to jego przygotowanie jest zalecane. Umotywowanie przyznanej oceny będzie informacją zwrotną dla pracownika dotyczącą spełniania przez niego oczekiwań bezpośredniego przełożonego. Dodatkowo sporządzenie uzasadnienia poszczególnych ocen cząstkowych umożliwi odtworzenie w późniejszym terminie przyczyn, z powodu których dany element oceny został zweryfikowany na tym, a nie innym poziomie. Dane te mogą następnie zostać wykorzystane w takich sytuacjach, jak:

wuzyskanie precyzyjnej informacji na temat kompetencji pracownika przez nowego przełożonego w przypadku jego zmiany lub przeniesienia pracownika do nowej jednostki,

wuzasadnienie podejmowanych decyzji kadrowych (np. zwolnienie lub nagrodzenie pracownika),

wsprawa sądowa, w której sporządzony arkusz oceny zawierający uzasadnienie poszczególnych ocen cząstkowych może stanowić dowód w sprawie.

Sporządzenie uzasadnienia do ogólnej oceny umożliwi natomiast osobie zapoznającej się z arkuszem oceny w późniejszym terminie ukazanie pełniejszego obrazu kompetencji oraz dokonań ocenianego, niemożliwego do uzyskania jedynie na podstawie samych ocen cząstkowych (bez ich uzasadnień).

Kolejnym etapem sporządzenia oceny okresowej na piśmie jest wpisanie do arkusza wniosków dotyczących indywidualnego programu rozwoju zawodowego (IPRZ) ocenianego.

WAŻNE

Zamieszczone w arkuszu ocen wnioski stanowią podstawę ustalenia przez bezpośredniego przełożonego odrębnego dla każdego ocenianego indywidualnego programu rozwoju zawodowego. Program ten z kolei stanowi m.in. przesłankę do kierowania pracowników i urzędników służby cywilnej na szkolenia.

Po sporządzeniu oceny okresowej na piśmie bezpośredni przełożony niezwłocznie zapoznaje z nią ocenianego pracownika. Ten ostatni potwierdza przeprowadzenie z nim rozmowy oceniającej, zapoznanie się z oceną i wnioskami dotyczącymi indywidualnego programu rozwoju, składając swój podpis w części II arkusza. Następnie oryginał arkusza włącza się do akt osobowych ocenianego, natomiast jego kopię bezpośredni przełożony doręcza pracownikowi. Należy też pamiętać o pouczeniu członka s.c. o przysługującym mu prawie sprzeciwu od otrzymanej oceny okresowej.

Konsekwencje na plus lub minus

W przypadku przyznania oceny pozytywnej ocenianemu, będącemu urzędnikiem s.c., bezpośredni przełożony może sporządzić umotywowany wniosek o przyznanie mu kolejnego stopnia służbowego, wypełniając część III arkusza.

Awans taki z mocy prawa następuje natomiast po dwóch kolejnych ocenach na jednym z dwóch najwyższych poziomów oceny. Urzędnik s.c. otrzymuje kolejny stopień służbowy w terminie 30 dni od zapoznania się z oceną okresową (art. 89 ust. 2 u.s.c.).

WAŻNE

Przyznanie wyższego stopnia służbowego wiąże się automatycznie ze wzrostem dodatku służby cywilnej - do każdego stopnia przypisany jest bowiem inny mnożnik kwoty bazowej.

Jeśli oceniany otrzyma negatywną ocenę okresową, to podlega ponownej ocenie po upływie sześciu miesięcy od dnia zapoznania się z oceną (art. 81 ust. 9 u.s.c.). Natomiast gdy urzędnik s.c. dwukrotnie (raz za razem) otrzyma oceny negatywne, to nastąpi przesłanka do obligatoryjnego rozwiązania z nim stosunku pracy z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia (art. 71 ust. 1 pkt 1 u.s.c.).

W piśmiennictwie wskazuje się, że niezgodne z prawem będzie wypowiedzenie stosunku pracy urzędnikowi służby cywilnej na skutek zsumowania dwóch ocen negatywnych, których bezpośrednia sekwencja została przerwana wskutek otrzymania przez ocenianego urzędnika oceny pozytywnej. Wypowiedzenie umowy o pracę w opisanej powyżej sytuacji będzie powodować powstanie po stronie pracownika roszczenia - zgodnie z art. 45 kodeksu pracy w zw. z art. 9 ust. 1 u.s.c. - o bezskuteczności wypowiedzenia, a jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu - o przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowaniu (A. Leja, "Negatywna ocena okresowa jako przesłanka obligatoryjnego rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem z urzędnikiem służby cywilnej - zagadnienia wybrane", LEX 2011/el.).

Sprzeciw dozwolony

Odwołaniu od oceny okresowej służy sprzeciw do dyrektora generalnego urzędu w terminie siedmiu dni od zapoznania się z oceną przez ocenianego (art. 83 ust. 1 u.s.c.). Nie ma zatem znaczenia moment sporządzenia samego dokumentu. Problemem może się okazać sytuacja, gdy członek korpusu odmawia zapoznania się z oceną. W tych przypadkach decydujący będzie moment, w którym zapoznanie się było możliwe. Licząc siedmiodniowy termin, nie bierze się pod uwagę dnia, w którym nastąpiło zapoznanie się z oceną.

Artykuł 83 u.s.c. nie wymaga, aby oceniany musiał uzasadnić sprzeciw czy sformułować określone zarzuty wobec oceny. W piśmiennictwie wskazuje się, że takie rozwinięcie stanowiska ocenianego jest jednak w praktyce istotne, gdyż umożliwia rzeczowe ustosunkowanie się do niego. Zarzuty mogą dotyczyć zarówno kwestii merytorycznych (słuszność formułowanych sądów), jak i formalnych. Jeżeli członek korpusu s.c. kontestuje ocenę jedynie w sposób ogólny, nie wyklucza się możliwości wystąpienia przez oceniającego o doprecyzowanie zarzutów. Takie działanie niewątpliwie ułatwia rzetelne rozpatrzenie sprzeciwu (Ł. Pisarczyk, "Komentarz do ustawy o służbie cywilnej" [w:] "Prawo urzędnicze. Komentarz" pod red. K.W. Barana.

Sprzeciw rozpatruje się w terminie 14 dni od jego wniesienia. W przypadku jego uwzględnienia ocenę okresową zmienia się albo sporządza po raz drugi. Biorąc pod uwagę, że w myśl art. 81 ust. 1 u.s.c. ocena okresowa jest dokonywana przez oceniającego, zarówno sporządzenie oceny po raz drugi, jak i jej zmiana powinny być dokonywane przez bezpośredniego przełożonego po podjęciu odpowiedniej decyzji w tej sprawie przez dyrektora generalnego urzędu, który jest właściwy do rozpatrzenia sprzeciwu.

Uznaje się, że pojęcie "uwzględnić sprzeciw" oznacza wziąć pod uwagę racje przedstawione przez ocenianego przez pozytywne odniesienie się do wysuwanych przez niego w sprzeciwie postulatów. W wyniku uwzględnienia sprzeciwu ocenę okresową zmienia się albo sporządza po raz drugi. O zmianie oceny okresowej dokonanej po wniesionym sprzeciwie można mówić, gdy bezpośredni przełożony uwzględnił wszystkie postulaty ocenianego wskazane wprost, zastępując dotychczasowe fragmenty oceny (np. cząstkowe) nowymi.

Natomiast gdy wniesiony sprzeciw jest natury ogólnej i oceniany nie odnosi się do konkretnych ocen cząstkowych lub ich uzasadnień (np. nie zgadza się z poziomem oceny, nie wskazując konkretnych zarzutów), wówczas bezpośredni przełożony sporządza ocenę okresową po raz drugi, samodzielnie decydując, w jakich fragmentach oceny mają nastąpić zmiany.

RAMKA 4. Sporządzanie oceny

Przyznanie ocen cząstkowych i określenie ogólnego poziomu spełniania kryteriów oceny przez ocenianego.

Przyznanie oceny pozytywnej lub negatywnej.

Uzasadnienie oceny negatywnej (fakultatywnie pozytywnej).

Sformułowanie wniosków dotyczących indywidualnego programu rozwoju zawodowego pracownika.

WAŻNE

Od oceny okresowej sporządzonej po raz drugi przysługuje ponowny sprzeciw.

W razie nierozpatrzenia złożonego przez pracownika sprzeciwu w terminie albo nieuwzględnienia sprzeciwu od oceny okresowej pracownik służby cywilnej lub urzędnik służby cywilnej może, w terminie 14 dni od doręczenia decyzji albo od dnia upływu terminu na rozpatrzenie sprzeciwu, odwołać się do właściwego sądu pracy.

Warto wspomnieć, że Sąd Najwyższy w uchwale z 27 stycznia 2016 r. (sygn. akt III PZP 10/15) wskazał, iż sąd, rozpoznając sprawę z odwołania od oceny okresowej pracownika służby cywilnej (art. 83 ust. 5 u.s.c.), jest uprawniony wyłącznie do kontroli zachowania trybu dokonania oceny oraz uzasadnienia negatywnych ocen cząstkowych (na poziomie "poniżej oczekiwań" i "znacznie poniżej oczekiwań") pod kątem prawdziwości podanych okoliczności faktycznych oraz zastosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów (art. 94 pkt 9 k.p.). SN podkreślił, że uwzględniając powództwo pracownika, sąd nie zmienia oceny okresowej, ale uchyla ją w całości lub w części, co zobowiązuje pracodawcę do jej ponownego dokonania.

WAŻNE

Sprzeciw pracownika służby cywilnej od oceny okresowej rozpoznaje rejonowy sąd pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 30 października 2013 r., sygn. akt II PK 32/13).

Podobnie orzekł SN w wyroku z 17 czerwca 2014 r. (sygn. akt II PK 246/13), w którym stwierdził, że do kognicji sądu rozpoznającego odwołanie członka korpusu służby cywilnej od oceny okresowej należy wyłącznie kontrola dochowania przepisanego trybu oceny oraz uzasadnienia negatywnych ocen cząstkowych (na poziomie "poniżej oczekiwań" i "znacznie poniżej oczekiwań") pod kątem prawdziwości podanych w nim okoliczności faktycznych.

PRZYKŁAD 3

Sąd pracy nie podwyższy

Pracownik s.c. uważa, że zamiast oceny "na poziomie oczekiwań" powinien otrzymać ocenę "powyżej poziomu oczekiwań". Złożył sprzeciw do dyrektora generalnego urzędu. Ten jednak nie uwzględnił sprzeciwu. Ma zamiar odwołać się do sądu z żądaniem podwyższenia mu oceny. Członek korpusu służby cywilnej nie może się skutecznie domagać od sądu, aby ten dokonał podwyższenia uzyskanej oceny okresowej. Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 23 maja 2016 r. (sygn. akt III APa 7/14), sąd pracy nie ma kompetencji do merytorycznego rozstrzygania o zasadności pozytywnych ocen przyznanych urzędnikowi s.c. W istocie zakres upoważnienia sądu obejmuje wyłącznie kontrolę tego, czy pracodawca zachował i zastosował przepisy proceduralne dotyczące przeprowadzenia oceny okresowej. Szczeciński sąd apelacyjny zaznaczył, że sąd nie może wkraczać w kompetencje pracodawcy i dokonywać ponownej oceny kwalifikacji zawodowych pracownika w jego zastępstwie. Nie można bowiem z art. 83 ust. 1, 4 i 5 u.s.c. wyciągać wniosku, że sąd może samodzielnie zmienić ocenę okresową lub wystawić ocenę powtórną. W razie uwzględnienia powództwa w tego rodzaju sprawie nie zmienia on więc oceny okresowej, a jedynie uchyla ją w całości lub w części, co obliguje pracodawcę do jej ponownego sporządzenia. W ocenie szczecińskiego sądu apelacyjnego z regulacji wyraźnie wynika, że sąd pracy nie jest uprawniony do podwyższania pozytywnej oceny kwalifikacyjnej na wyższą ocenę pozytywną. Kontroluje on jedynie zachowanie przez pracodawcę standardów wyznaczonych przez art. 94 pkt 9 k.p.

Najczęstsze wątpliwości w pytaniach i odpowiedziach

@RY1@i02/2017/221/i02.2017.221.05000010a.810.jpg@RY2@

Ewa Łukasik prawnik, legislator, pracownik administracji rządowej

Jak należy liczyć terminy ocen okresowych?

Ustawa o służbie cywilnej nie zawiera regulacji dotyczących sposobu obliczania terminów ocen okresowych ani terminów sprzeciwów od tych ocen. Dlatego w związku z art. 9 ust. 1 ustawy oraz art. 300 kodeksu pracy terminy te oblicza się zgodnie z zasadami prawa cywilnego, które zostały określone w art. 110 i następnych kodeksu cywilnego.

wTermin oznaczony w dniach, np. "30 dni od dnia zatrudnienia ocenianego na czas nieokreślony", rozpoczyna bieg od następnego dnia po określonym w nim zdarzeniu (zatrudnieniu ocenianego), a upływa wraz z upływem ostatniego dnia.

wTermin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca.

wJeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy (tj. niedzielę lub święto) lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą. Natomiast dni wolne przypadające w środku terminu są liczone do biegu terminu.

Czy w przypadku usprawiedliwionej nieobecności pracownika, np. spowodowanej chorobą, trwającej dłużej niż miesiąc, okres podlegania ocenie sporządzanej po otrzymaniu negatywnej oceny okresowej ulega wydłużeniu o tę nieobecność?

Nie. Termin sześciu miesięcy na sporządzenie oceny ponownej po ocenie negatywnej nie podlega wydłużeniu na podstawie przepisu art. 81 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej.

Czy w uzasadnieniu przyznanej oceny okresowej można się odnieść tylko do jednego kryterium oceny?

Tak. Uzasadnienie można sporządzić jako ogólne omówienie całej oceny, szczegółowe odniesienie się do wszystkich czy tylko do niektórych z ocen cząstkowych. Uzasadnienie ocen jest obligatoryjne tylko w przypadku przyznania ocenianemu negatywnej oceny okresowej.

Czy trzeba wybierać kryteria dodatkowe oceny okresowej?

Nie. Jest to możliwość, a nie obowiązek. Kryteria dodatkowe oceniający może wybrać, jeżeli jest to uzasadnione ze względu na charakter obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego.

Czy należy sporządzić ocenę okresową przed rozpoczęciem przez ocenianego urlopu bezpłatnego udzielonego na czas powołania?

Nie ma takiego obowiązku. Jeżeli od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż sześć miesięcy, a w przypadku osób ocenianych po raz pierwszy, jeżeli okres podlegający ocenie jest dłuższy niż sześć miesięcy, oceniający może zmienić termin oceny z powodu przewidywanej dłuższej, usprawiedliwionej nieobecności w pracy ocenianego. Może to bowiem uniemożliwić przeprowadzenie oceny. Oceny takiej można dokonać także na podstawie złożonego przez ocenianego wniosku o zmianę terminu przeprowadzenia oceny. Oceniający nie jest związany wnioskiem ocenianego. Jednak ze względu na to, że w przypadku długotrwałego przebywania pracownika na urlopie bezpłatnym znacznie utrudnione będzie kontynuowanie oceny po powrocie z tego urlopu, wskazane jest zakończenie rozpoczętego cyklu i jej sporządzenie. W razie zmiany terminu w ww. przypadkach oceniający niezwłocznie zawiadamia pisemnie ocenianego o nowym terminie sporządzenia oceny na piśmie. Kopię pisma dołącza się do arkusza oceny. Natomiast jeśli od ostatniej oceny okresowej do czasu powołania pracownika lub urzędnika służby cywilnej na wyższe stanowisko w służbie cywilnej i udzielenia z tego tytułu urlopu bezpłatnego nie upłynęło sześć miesięcy, ocena okresowa zostanie dokończona po powrocie pracownika z urlopu. Należy pamiętać, że urlop bezpłatny jest okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Dlatego też w sytuacji, gdy urlop ten będzie trwał dłużej niż miesiąc, nastąpi przedłużenie terminu sporządzenia oceny o czas tej nieobecności na podstawie art. 81 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej. Zmiana terminu w przypadku usprawiedliwionej nieobecności ocenianego następuje z mocy prawa. Po zakończeniu urlopu bezpłatnego i powrocie do pracy na stanowisko zajmowane przed urlopem ocena powinna być kontynuowana według dotychczasowych zasad, tj. na podstawie wcześniej wybranych kryteriów. Zmianie ulegnie jedynie termin sporządzenia oceny.

Czy należy sporządzić ocenę okresową dla członka korpusu służby cywilnej przenoszonego do innego urzędu?

Gdy przeniesienie członka korpusu służby cywilnej do innego urzędu będzie się wiązało z istotną zmianą zakresu obowiązków, sporządzenie oceny okresowej będzie obowiązkowe, jeśli od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynie więcej niż sześć miesięcy. Natomiast w sytuacji, gdy do przeniesienia wiążącego się z istotną zmianą zakresu obowiązków ocenianego doszło w okresie sześciu miesięcy od dnia sporządzenia poprzedniej oceny, w terminie 30 dni od zmiany stanowiska nowy bezpośredni przełożony ponownie dokonuje wyboru kryteriów oceny. Sam termin nie ulega w tym przypadku zmianie.

@RY1@i02/2017/221/i02.2017.221.05000010a.808.jpg@RY2@

Leszek Jaworski

leszek.jaworski@infor.pl

@RY1@i02/2017/221/i02.2017.221.05000010a.809.jpg@RY2@

Artur Radwan

artur.radwan@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 81 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1889). Par. 2, par. 9 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 4 kwietnia 2016 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej (Dz.U. poz. 470) Art. 111-115 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 459 ze zm.).