Poradnia z prawa pracy
Spółka, którą obsługuje moje biuro, w ostatnim miesiącu wystąpiła do pracowników o złożenie oświadczeń o numerze konta bankowego albo oświadczenia o przekazywaniu zarobków do rąk pracownika. W którym miejscu w dokumentacji te oświadczenia przechowywać?
Zgodnie z art. 221 par. 3 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.) pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Sposób przechowywania przez pracodawcę informacji o numerze rachunku bankowego pracownika nie został wprost uregulowany w przepisach określających sposób prowadzenia przez pracodawców dokumentacji pracowniczej. Uznaje się jednak, że informacja ta jest oświadczeniem dotyczącym danych osobowych, gromadzonych w związku z nawiązaniem stosunku pracy. To z kolei oznacza, że na podstawie par. 3 pkt 2 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki socjalnej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: r.d.p.) należy przechowywać ją w części B akt osobowych. Można również przyjąć, że jest to część dokumentacji płacowej i przechowywać ją razem z pozostałą dokumentacją płacową odrębnie od akt osobowych (par. 6 r.d.p.). Decyzja w tej sprawie należy zatem do pracodawcy, choć rekomenduje się przechowywanie takiej informacji wraz z pozostałymi danymi osobowymi pracownika, a zatem w części B akt osobowych. Za taką interpretacją przemawia wspomniany art. 221 par. 3 pkt 5 k.p. Z kolei wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych – zgodnie z par. 6 pkt 3 r.d.p. – należy przechowywać wraz z pozostałą dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Przepis ten stanowi bowiem, że pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą m.in. kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 par. 3 k.p.). Nie dołączamy zatem tego wniosku do akt osobowych pracownika.
Rada dla klienta biura: informacje o rachunku bankowym pracownika należy przechowywać wraz z pozostałymi danymi osobowymi pracownika, a zatem w części B akt osobowych. Natomiast wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych należy przechowywać wraz z pozostałą dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. ©℗
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.