Wyjazd integracyjny: pięć zasad rozliczania czasu pracy

→ Zasada 1. Obowiązkowe szkolenie to podróż służbowa

Obowiązkowy wyjazd szkoleniowy jest traktowany jako podróż służbowa, czyli wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Ma to takie konsekwencje, że obowiązkowe zajęcia zorganizowane przez pracodawcę w godzinach pracy pracownika wliczane są do czasu pracy. Natomiast aktywności wymagane przez pracodawcę w godzinach przypadających poza normalnymi godzinami pracy traktowane są jako praca w godzinach nadliczbowych. Zgodnie z art. 100 kodeksu pracy (k.p.) pracownik ma bowiem obowiązek stosowania się do poleceń pracodawcy, niezależnie od tego, czy dotyczą one świadczenia pracy, czy też właśnie odbycia szkolenia w celu podwyższenia kwalifikacji czy zdobycia nowych umiejętności.

W naszym przykładzie dział HR zaplanował obowiązkowe zajęcia szkoleniowe w godzinach 10.00–14.00, a następnie, dla zainteresowanych, zwiedzanie miasta. Mimo iż ta druga część trwała do późnego wieczoru, nie powstały nadgodziny, ponieważ był to nieobowiązkowy punkt programu. Dobrowolny udział w wycieczce nie jest wykonywaniem pracy zleconej przez przełożonego i nie jest pracą w godzinach ponadwymiarowych. Z kolei podwładni spoza działu sprzedaży, którzy wzięli udział w wyjeździe dobrowolnie, a którzy normalnie pracują w indywidualnym rozkładzie czasu pracy w godzinach 12.00–20.00, również nie mogli domagać się rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych, ponieważ wyjazd do Paryża nie był poleceniem służbowym, ale propozycją szefa, z której podwładni postanowili skorzystać.

→ Zasada 2. Biurowi tak samo jak terenowi

Ponieważ wyjazd integracyjny był obowiązkowy dla pracowników sprzedaży, zarówno biurowych, jak i terenowych, powstaje pytanie, czy czas pracy obu tych grup powinien być rozliczany tak samo.

Przez kilka dni szkoleń połączonych z rekreacją pracownicy pozostawali do dyspozycji pracodawcy poza normalnym miejscem pracy. Dla pracowników biurowych – poza siedzibą pracodawcy, dla pracowników terenowych – poza normalnym obszarem, na którym wykonują pracę przedstawiciela handlowego. Z tego względu należy uznać, że jedni i drudzy odbywali zagraniczną podróż służbową, która rozpoczęła się w chwili startu samolotu i zakończyła w chwili lądowania w porcie krajowym. Wyjątek dotyczy tylko pracowników terenowych, którzy musieli dojechać na lotnisko z innego miasta w Polsce. Czas dojazdu do lotniska w ich przypadku powinien być uznany za krajową podróż służbową.

→ Zasada 3. Skróconej dniówki nie trzeba odpracować

W podróży służbowej czasem pracy jest czas odpowiadający normalnym godzinom pracy zatrudnionych oraz czas poświęcony na wykonywanie zadań, przypadający poza standardowymi godzinami.

W konsekwencji wymiar czasu pracy w tygodniu, w którym odbywał się wyjazd, nie uległ obniżeniu z tego powodu, że zajęcia szkoleniowe trwały od 10.00 do 14.00, czyli cztery godziny, a nie osiem. Z kolei nadgodziny pojawiłyby się dopiero wtedy, gdyby obowiązkowe zajęcia trwały dłużej niż dobowa norma czasu pracy, czyli osiem godzin.

→ Zasada 4. Przemieszczanie się to nie praca

Podróż do Paryża, którą zatrudnieni odbywali w niedzielę, nie była pracą w godzinach nadliczbowych. Wynika to z tego, że samo przemieszczanie się pracowników nie jest traktowane jako czas pracy, chyba że przejazd odbywa się w godzinach pracy takich osób albo w sytuacji, gdy w czasie podróży wykonują oni jednocześnie określoną pracę – np. sporządzają zestawienia/raporty/pisma. Jeśli pracownicy firmy X wyjechali na wyjazd integracyjny już w niedzielę i w czasie podróży nie musieli załatwiać żadnych służbowych spraw, to podróż do Paryża, mimo iż odbywała się w niedzielę, nie była pracą w godzinach nadliczbowych.

Tylko w sytuacji, gdy pracodawca organizuje obowiązkowe szkolenie w weekend, okres trwania takiego szkolenia wlicza się do czasu pracy i może spowodować powstanie nadgodzin. Jeżeli pracownik normalnie pracuje od poniedziałku do piątku, to za sobotnio-niedzielne obowiązkowe szkolenie pracownik będzie uprawniony do rekompensaty za pracę ponadwymiarową. Wówczas za sobotę (która jest jego zwykłym wolnym dniem od pracy) pracodawca powinien udzielić podwładnemu innego dnia wolnego w uzgodnionym terminie, z zachowaniem prawa do normalnego wynagrodzenia, a za niedzielę – udzielić dnia wolnego lub wypłacić wynagrodzenie z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych.

→ Zasada 5. Po powrocie trzeba odpocząć

Następnego dnia po zakończonym wyjeździe, w związku z późną godziną powrotu, pracownicy przyszli do pracy dopiero około południa. Dział HR wyjaśnił, że pracownik powracający w nocy z podróży służbowej ma prawo do ośmiu godzin odpoczynku nocnego. Oznacza to, że jeżeli pracownik, który pracuje w godzinach 8.00–16.00, wrócił do domu z podróży służbowej w środę o 3.00 w nocy, to w czwartek powinien rozpocząć pracę nie o 8.00 rano, ale o 11.00 (po 8 godzinach odpoczynku). Pracownik powinien skończyć pracę o zwykłej porze, czyli o godzinie 16.00. Trzy godziny porannej nieobecności (8.00–11.00) należy zakwalifikować jako nieobecność płatną usprawiedliwioną (par. 3 pkt 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy; t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).

Jednocześnie warto zaznaczyć, że istnieje również odmienny pogląd, zgodnie z którym pracownicy wracający z podróży służbowej powinni mieć zapewniony 11-godzinny odpoczynek wynikający z art. 133 k.p. Wydaje się jednak, że taka interpretacja jest niewłaściwa, gdyż zakłada, że czas przemieszczania się w podróży służbowej wlicza się do czasu pracy, a co za tym idzie, powinno się stosować przepis o 11-godzinnej przerwie dobowej od pracy. Powyższe stoi w sprzeczności z ugruntowaną już interpretacją, że samo podróżowanie nie jest świadczeniem pracy. Z tego względu w sytuacji podróży służbowej uzasadnione jest stosowanie 8-godzinnego odpoczynku nocnego, o którym mowa w przepisach rozporządzenia, a nie 11-godzinnego. ©℗