Dokumentacja pracownicza Bałagan trwa, pytania się mnożą
Najpierw był problem z tym, kiedy – po zmianach w prawie – przechowywać dokumenty pracownicze przez 10, a kiedy wciąż przez 50 lat. Teraz się okazuje, że terminów jest jeszcze więcej i rodzą się nowe pytania dotyczące tego, którą dokumentację do nich przypisać. Nadal bowiem w niektórych przypadkach trzeba stosować termin trzyletni, np. do ewidencji czasu pracy i dokumentacji urlopowej pracowników zatrudnionych przed 2019 r. A jakby tego było mało, odrębne terminy przechowywania dokumentów – zwłaszcza tych, które nie wchodzą w zakres kodeksowej definicji dokumentacji pracowniczej – mogą wynikać również z przepisów szczególnych. Tak będzie m.in. w przypadku dokumentów z zakresu ubezpieczeń społecznych czy nowej dokumentacji dotyczącej PPK. W obu tych przypadkach być może będziemy stosować pięcioletnie terminy przechowywania. C2–3
KTo
Jeśli chodzi o okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej, to mamy prawdziwy galimatias, zwłaszcza z przepisami przejściowymi. Pracodawcy pytają, jaka jest długość przechowywania poszczególnych dokumentów, bo gubią się w rozproszonych regulacjach. Liczne pytania dotyczą zwłaszcza tego, do których stosunków pracy należy stosować nowe okresy przechowywania dokumentów. Problemy są m.in. z tym, jaki okres lub okresy stosować w przypadku kilku umów zawieranych z tym samym pracownikiem, w sytuacji ciągłości zatrudnienia.
dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska
radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski Paruch
Wielość okresów przechowywania różnego rodzaju dokumentacji spowoduje niemałe zamieszanie w działach kadrowych, które będą musiały nad tym chaosem zapanować. Przykładowo, akta osobowe starych pracowników trzeba przechowywać co do zasady 50 lat, a ich dokumentację urlopową i tę z zakresu ewidencji czasu pracy – tylko trzy lata. Natomiast wszystkie te dokumenty dla zatrudnionych od 2019 r. będą musiały być przechowywane już przez taki sam okres czasu, wynoszący 10 lat.
Łukasz Prasołek
ekspert z zakresu prawa pracy, były pracownik PIP i SN
fot. Frannyanne/Shutterstock
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu