Jak tanio i skutecznie podnieść wydajność pracy swojej załogi

Najprostszym rozwiązaniem jest zatrudnienie osób, które w dotychczasowej karierze pożądanymi przez firmę walorami już się wykazały. Jednak znalezienie takich niemal zawsze jest problemem. Osób pragnących dostawać pieniądze jest bez liku, natomiast takich, które chciałyby na swoje wynagrodzenie zarobić, niewiele. Istnieją jednak sposoby, aby z niemal każdego, pomijając naciągaczy, wydobyć najlepsze cechy. Trzeba zastosować znane w zarządzaniu ludźmi zasady performance improvement (z ang. poprawa wydajności).

Nie ufaj wrażeniu

Na jakość pracy osób zatrudnionych ma wpływ wiele czynników. Pomijając te, na które właściciel firmy ma wpływ ograniczony (na przykład zmieniająca się sytuacja rodzinna), warto zająć się tymi, które można kształtować. Zacząć trzeba od właściwej oceny kompetencji pracownika. Pierwsza powinna być dokonana już podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Oczywiste jest, że niemal każda starająca się o pracę osoba będzie podkreślać swoje osiągnięcia, a bagatelizować porażki. Od umiejętności przyjmującego zależeć więc będzie, czy uda się odróżnić ten w istocie marketingowy komunikat od rzeczywistości.

Nie warto przy tym polegać na pierwszym wrażeniu. Podpisanie umowy o pracę jest poważnym, zarówno dla zatrudnionego, jak i pracodawcy, zobowiązaniem. Może przynieść korzyści, ale także kłopotliwe straty. - Właściciele firm często podejmują decyzję o przyjęciu, kierując się powierzchownością kandydata - mówi Marta Kapica, współwłaścicielka firmy szkoleniowej Trompe L''oeil. - Sposób bycia, stopień wykazywanego entuzjazmu i sposób ubierania mają znaczenie. Są to jednak zachowania proste, poprzez które łatwo oszukać. Zalecam podejrzliwość w stosunku do osób, które wyglądają i zachowują się idealnie. Bardzo często okazuje się bowiem, że pod atrakcyjnym opakowaniem istotnego dla firmy towaru nie jest wiele.

Zdaniem specjalistów trzeba starać się odpowiedzieć na pytanie, co tak naprawdę decyduje o pozytywnym bądź negatywnym stosunku do kandydata. Należy poświęcić co najmniej godzinę na w miarę głęboką rozmowę o przyszłych obowiązkach. Warto przy tym przedłużać dyskusję, zadawać kolejne pytania, nawet do znudzenia, i obserwować reakcję. Jeśli rozmówca zacznie tracić cierpliwość, będzie to znakiem, że jest nastawiony tylko na wynagrodzenie i z pracą może sobie nie poradzić. Należy wreszcie osobie starającej się o zatrudnienie powierzyć do wykonania zestaw standardowych, związanych ze stanowiskiem czynności. - Pozwoli to na w miarę obiektywną ocenę kompetencji i kwalifikacji, co pozwoli na optymalne dopasowanie do przyszłych obowiązków - mówi Marta Kapica.

Jasno określ cele

Zakres zawodowej odpowiedzialności ściśle wiąże się z wynagrodzeniem. Jak twierdzą specjaliści, odpowiednia wysokość pensji, wsparta systemem nagród, jest bardzo silnym czynnikiem motywującym. Jednak źle wyznaczona może prowadzić do spadku aktywności, co prędzej czy później przełoży się na wynik finansowy firmy. - Zabójcza dla każdej organizacji jest zarówno frustracja pracownika, wynikająca ze zbyt niskiego wynagrodzenia, jak i euforia związana z wysokim, comiesięcznym przelewem - mówi Kapica. Podczas projektowania poziomu wynagrodzenia trzeba oczywiście brać pod uwagę zakres kompetencji, ponoszonej odpowiedzialności o doświadczenie zawodowe. Punktem wyjścia powinien być jednak jasno zdefiniowany, zarówno dla poszczególnych działów, całej firmy, jak i konkretnych osób, grafik celów. Nie mogą być one, jak twierdzą specjaliści, łatwe do osiągnięcia, zostaną bowiem zaliczone szybko, często niedbale, i stracą swoją motywacyjną moc.

Prezentacja celów powinna być przeprowadzona fachowo. Każdy z zatrudnionych musi dowiedzieć się, jak rezultat jego pracy wpłynie na wynik działu czy też całej firmy. - Dobrze, gdy takie miejsce, do którego zmierzamy jest inspirujące, mobilizuje do prezentowania własnych pomysłów, określania innych sposobów dojścia - mówi Marta Kapica. - Choć trzeba bronić swojego autorytetu, nie należy obawiać się podniesienia poziomu komunikacji. Burza mózgów, wzajemna, czasem surowa ocena, jest dla firmy bezcenna, zwiększa bowiem jej kapitał intelektualny. Ale wzrasta on tylko wtedy, gdy pracownicy mają swobodę wyrażania myśli, bo tylko wówczas są naprawdę kreatywni.

Pensja powinna być na tyle wysoka, by pracownik nie myślał o szukaniu innego zajęcia, i na tyle niska, aby nie miał zgubnego dla aktywności poczucia bezpieczeństwa. Wyznaczenie zadań, czasu na ich realizację, jasnych, nieulegających modyfikacji kryteriów oceny i osób za odbiór odpowiedzialnych pozwoli zarówno zatrudnionemu, jak i właścicielowi określić moment, w którym będzie można podnieść wynagrodzenie. - Tym samym punkt, do którego zmierzać będzie firma, stanie się osobistym celem zatrudnionego - mówi Marta Kapica.

Zadbaj o atmosferę

Ale na wydajność mają wpływ także inne, niezwiązane z istotą wykonywanej przez firmę działalności czynniki. Ważna jest klarowna, w maksymalnym stopniu nieopierająca się na osobistych sympatiach i antypatiach hierarchia personelu oraz organizacja pracy. Na morale pracowników źle wpływa nepotyzm (faworyzowanie przyjaciół, rodziny, znajomych), nie mówiąc już o zachowaniach patologicznych, częstych, choć zakazanych przez prawo, ale trudnych do udowodnienia takich jak mobbing (publiczne poniżanie).

Choć atmosfera rywalizacji jest z reguły dla firmy korzystna, należy uważać, aby nie stała się ona dominującą, wykraczającą poza kompetencje zawodowe formą aktywności. - Może bowiem dojść do sytuacji, w której pracownicy kosztem wypełniania obowiązków większość energii poświęcać będą na obronę, utrzymanie i podnoszenie swojej pozycji w zespole - mówi Kapica.

Znaczący, choć często lekceważony wpływ ma również stan techniczny maszyn i urządzeń służących do wykonywania pracy. - Ludzie działają lepiej i są bardziej przywiązani do firmy, która oferuje komfort używania nowego, w miarę bezusterkowego sprzętu - mówi Kapica. - Poświęcanie w ciągu dnia połowy czasu na przygotowanie do pracy urządzenia bywa bardzo frustrujące.

@RY1@i02/2011/242/i02.2011.242.13000040i.802.jpg@RY2@

Kto daje pracę

Aleksandra Kozicka-Puch

mf dgp@infor.pl