O czym jeszcze trzeba pamiętać

Oprócz wskazanych w pierwszej części artykułu składników, które trzeba uwzględnić w budżecie kosztów pracy, są jeszcze inne, które warto wziąć pod uwagę. Mowa tutaj m.in. o kosztach zużycia materiałów biurowych, nabycia literatury fachowej czy też prenumerat czasopism. Zdarza się także, że w trudnych sprawach dział kadr korzysta z usług kancelarii prawnych, po to aby rozstrzygnąć pojawiające się wątpliwości prawne związane z zatrudnianiem pracowników.

Dla prawidłowego funkcjonowania działu niezbędne jest również zapewnienie usług telekomunikacyjnych, w tym telefonów i poczty elektronicznej. Do pracy biurowej potrzebne są także materiały biurowe. Te koszty należy zaplanować zgodnie z zapotrzebowaniem lub według przyznanych limitów (np. na rozmowy telefoniczne).

Podsumowując, ustalenie budżetu działu kadr to skomplikowany proces, w którym trzeba uwzględnić wiele składników. Dlatego należy opracować instrukcję budżetową, w której będzie określone m.in.:

wkto odpowiada za sporządzenie budżetu kosztów działu kadr,

wna podstawie jakich informacji i danych należy go sporządzić,

wkomu i w jakim terminie należy przedstawić,

wkto i w jakim terminie zatwierdza,

wwzory formularza budżetowego,

wkto i kiedy może wprowadzać zmiany w instrukcji i formularzu budżetowym.

Podsumowanie

Podstawowe budżety wchodzące do grupy kosztów personalnych w firmie to budżety:

● wynagrodzeń,

● rekrutacji,

● BHP,

● szkoleniowy,

● narzędzi motywujących.

Jednym z częstych problemów przy planowaniu budżetu działu kadr jest trudność w ustaleniu dokładnych szacunków. Istniejące mierniki efektywności wydatków nie są bowiem wystarczająco precyzyjne. W ostateczności wiele decyzji kosztowych podejmowanych jest intuicyjnie. Poniżej przedstawiamy te wskaźniki, które mogą okazać się pomocne.

● Informuje o tym, jak dużo osób odchodzi z firmy w ciągu roku.

● Wskaźnik ten mierzy rotację w stosunku do zatrudnienia.

● Zazwyczaj spotyka się wzór: w liczniku jest liczba odejść w danym roku, a w mianowniku przeciętne zatrudnienie w danym roku.

● Przykładowo jeżeli w firmie zatrudniającej przeciętnie 100 pracowników w ciągu 12 miesięcy odeszło 20 osób, to współczynnik rotacji wynosi 20 proc.

● Informuje o liczbie dni, podczas których pracownicy w danym okresie byli nieobecni w pracy z powodu choroby.

● Wylicza się go w ten sposób, że w mianowniku podstawia się całkowity nominalny czas pracy w miesiącu (liczba godzin do przepracowania, która będzie zależeć od długości miesiąca), a w liczniku wstawia się liczbę godzin zwolnień lekarskich.

● Najczęściej liczy się go jako iloraz sumy dni niewykorzystanego urlopu (w liczniku) i liczby pracowników (w mianowniku).

● Wynik - liczba dni urlopu na osobę - ułatwia określenie działów, w których problem z wykorzystaniem urlopu jest największy.

Katarzyna Dąbrowska

katarzyna.dabrowska@infor.pl