Każde przedsiębiorstwo powinno dokładnie analizować swoje dane i monitorować realizację celów

BI to zestaw narzędzi organizacyjnych i informatycznych, które wspierają analizę danych w celu tworzenia podstaw do podejmowania decyzji biznesowych. Systemy BI pracują na zbiorczych bazach danych, nazywanych hurtowniami danych. W hurtowniach danych zbierane są dane z wielu systemów. Podlegają tam przetwarzaniu do postaci, w której mogą być razem analizowane, np. firma handlowa przygotowała budżet finansowy na 2009 r. i chce mieć bieżącą kontrolę nad jego realizacją. Z księgowości otrzymuje tabelę zawierającą wyniki sprzedaży oraz koszty działalności. System BI zestawia te kwoty z założonym budżetem. Do analizy rentowności poszczególnych handlowców sama księgowość nie wystarczy - trzeba zestawić dane o ich marżach sprzedażowych na poszczególnych produktach, kosztach ich wynagrodzeń, miejscach pracy, delegacjach itd. Do tego potrzebujemy danych z systemów: handlowego, księgowego i płacowego. Dodatkowo analiza danych powinna odbywać się na rożnych poziomach szczegółowości - innych danych potrzebuje rada nadzorcza i zarząd, innych kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych, a innych handlowcy śledzący wykonanie swojego budżetu. Dzięki systemowi BI każdy z odbiorców informacji widzi tylko te dane, do których ma uprawnienia. Każdy otrzymuje standardowe raporty na odpowiednim dla niego poziomie szczegółowości oraz możliwość głębszej analizy poszczególnych elementów. Wszystkie analizy są dokonywane na tym samym zestawie danych.

Generalnie każda firma powinna analizować swoje dane, by na bieżąco monitorować sytuację i poziom realizacji celów. Jeśli można tę analizę przeprowadzić za pomocą programu Excel - to nie ma sensu inwestować w zaawansowane technologie. BI przeznaczone jest dla firm, które mają dużo danych do analizy, złożoną strukturę organizacyjną i wiele osób potrzebujących bieżącego dostępu do informacji. BI stosowane jest najczęściej w firmach dużych, ale też coraz częściej w firmach średnich. Od możliwości finansowych firmy zależą stosowane narzędzia informatyczne. Sprawny system BI można wdrożyć już przy budżecie rzędu 100 tys. zł. W modelu outsourcingu korzystanie z systemów BI możliwe jest przy nakładach początkowych od 30 tys. zł. Duże korporacje wdrażają systemy BI o budżetach sięgających kilku, a nawet kilkunastu mln zł. Podstawą oceny przydatności BI jest odpowiedź na pytanie: jakie korzyści osiągnie firma z szybkiego dostępu do informacji i łatwej analizy danych na wszystkich poziomach zarządzania? Jeśli potrafimy określić takie korzyści, to należy ustalić proporcjonalny do nich budżet i poszukać rozwiązań, które spełnią nasze oczekiwania, np. jeśli dzięki wdrożeniu BI w firmie usługowej o obrotach 5 mln zł spodziewamy się redukcji kosztów na poziomie 3 proc., to możemy na system BI przeznaczyć 100-150 tys. zł i oczekiwać, że zwrot z inwestycji nastąpi w ciągu roku.

Wymagania sprzętowe nie są barierą dla firm, które stać na zakup usług wdrożeniowych i licencji.

Podstawowa korzyść to szybki dostęp do danych w przejrzystej formie, możliwość ich analizy i wyciągania wniosków potrzebnych do podejmowania trafnych decyzji biznesowych. Dotychczas było tak, że gdy zarząd otrzymał z księgowości raport w Excelu i chciał przeanalizować pozycje wzbudzające niepokój, wnioskował o szczegółowe rozwinięcie wątpliwych pozycji w osobnych raportach. W systemie BI zarząd ogląda ogólny raport z księgowości, ale w każdej chwili może wejść głębiej i analizować dane nawet z dokładnością do pojedynczej faktury - raporty są generowane automatycznie, gdy tylko księgowość zamknie dany miesiąc. Dzięki systemowi BI, za pomocą analizy danych odkryjemy bezpośrednie przyczyny problemów. Pozwoli nam to podjąć decyzje korygujące, a na bazie kolejnych raportów obserwować skutki podjętych działań naprawczych. Dzięki systemom BI łatwiej zauważyć trendy krótko- i długoterminowe w biznesie i z wyprzedzeniem reagować, jeśli trendy są dla firmy niekorzystne, np. redukować koszty, zanim poniesiemy straty, eliminować produkty, zanim staną się nierentowne itd.

Informacje z systemu BI są dostępne na wszystkich poziomach zarządzania firmą. Ich szczegółowość jest dostosowana do poziomu zarządzania z możliwością pogłębionej analizy. W analizie danych biorą udział nie tylko specjaliści ds. finansów, ale wszyscy menedżerowie. Ułatwia to osiąganie celów na poziomie poszczególnych pracowników, komórek organizacyjnych i działów przedsiębiorstwa.

@RY1@i02/2009/226/i02.2009.226.130.004a.001.jpg@RY2@

Dzięki systemom BI łatwiej zauważyć trendy krótko- i długoterminowe w biznesie i reagować z wyprzedzeniem - uważa Rafał Strzelecki

Fot. Wojciech Górski