Doradcy wspierający budowę systemu przejmują dpowiedzialność za dalszy rozwój

BPM (business process management) to procesowy model zarządzania przedsiębiorstwem, a system BPM (w skrócie BPMS) to system informatyczny wspomagający zarządzanie procesowe. Wdrożenie modelu zarządzania procesami (BPM) w firmie wymaga gruntownych zmian w organizacji przedsiębiorstwa i w jego kulturze.

- Zarządzanie procesowe różni się w znaczny sposób od zarządzania funkcjonalnego (tzw. silosowego), gdzie za poszczególne funkcje firmy odpowiadają wydzielone jednostki. Mimo, że departamenty mogą osiągać swoje cele w sposób właściwy, to jednak realizacja zadań wymagających współdziałania kilku departamentów jest mało efektywna - ocenia Sebastian Zontek, partner w Carrywater Consulting.

Wdrożenie zarządzania procesowego w firmie bez wsparcia ze strony systemu informatycznego bywa nieskuteczne. S. Zontek wymienia kilka podstawowych przyczyn. Przede wszystkim system pozbawiony jest centralnego repozytorium procesów. W związku z tym modele procesów utrzymywane są w pakietach biurowych, np. Visio, czy Power Point. W takich przypadkach, w kilka tygodni po wykonaniu żmudnej pracy mapowania procesów takie modele już mogą utracić swoją aktualność. Ponadto jeśli procesy są realizowane w sposób manualny, przy minimalnym wsparciu ze strony narzędzi IT to czas ich wykonania może być nawet kilkadziesiąt razy dłuższy i kosztowniejszy.

Brak automatycznego systemu pomiarowego, który na bieżąco raportuje efektywność procesów prowadzi przekłada się na faktyczny brak kontroli skuteczności wdrożonego systemu. Tymczasem mierzenie procesów wykonywanych manualnie jest trudne i żmudne. W praktyce wykonywane jest okazjonalnie przy okazji inicjatyw zamierzających do ich optymalizacji. Różnice pomiędzy procesem wykonywanym manualnie lub częściowo wspomaganym, a zoptymalizowanym procesem realizowanym przy wsparciu systemu BPM są znaczne.

- Bez wsparcia technologicznego trudno jest osiągnąć zamierzone efekty z wdrożenia zarządzania procesowego w firmie - twierdzi Sławomir Kliś, ekspert ds. BPMS w Comarch.

Teoretycznie firma może zbudować system do zarządzania procesami biznesowymi własnymi siłami. W praktyce taki scenariusz trudno z powodzeniem zrealizować. Przedsiębiorstwa, dbając o efektywność kosztową z reguły nie dysponują wolnymi zasobami pieniędzy i kompetencji do samodzielnej realizacji takiego projektu.

- W przypadkach, w których firma próbuje na własną rękę budować system zarządzania procesami biznesowymi na ogół dochodzi do naturalnego konfliktu pomiędzy wykonywaniem bieżących obowiązków a zaangażowaniem w projekt, co negatywnie wpływa na realizację obu tych działań - mówi S. Zontek.

Lepszym rozwiązaniem, na które decydują się firmy jest podjęcie współpracy z zewnętrznymi specjalistami. W takim przypadku zewnętrzny dostawca wdraża system BPM i przekazuje firmie szczegółową wiedzę na jego temat. Wybór outsourcera poprzedza analiza jego wiedzy z zakresu zarządzania procesami i sprawdzenie referencji z realizacji tego typu zmian w innych organizacjach. Od strony technicznej konieczne jest upewnienie się, że dostawca dysponuje specjalistyczną i szczegółową wiedzą na temat technologii BPMS i możliwości jej konfiguracji, dostosowania do warunków konkretnego przedsiębiorstwa.

Wiele przykładów wdrożenia systemu zarządzania procesowego w firmach pokazuje, że korzystanie z czasowego doradztwa w celu stworzenie systemu z czasem przeradza się w stałą współpracę outsourcingową. Zewnętrzni specjaliści, którzy pomagali firmie przeprowadzić wstępne analizy poprzedzające wdrożenie systemu, a potem doradzali w trakcie jego wdrażania otrzymują w końcu propozycję utrzymywania i dalszego rozwijania już funkcjonującego systemu BPM.

- Zewnętrzni fachowcy, którzy uczestniczyli w procesie wdrażania rozwiązania BPM w naturalny sposób stają się dla danej organizacji zewnętrznym ekspertem znającym nie tylko dany system, ale również szczegółową specyfikę działania firmy i zachodzących w niej procesów. To jest główny powód, który leży u podstaw decyzji o późniejszym zaangażowaniu konkretnych konsultantów do dalszego rozwijania systemu BPM, a także monitorowania, analizowania i usprawniania procesów - uważa S. Kliś.

Powierzenie zewnętrznej firmie całości prac rozwojowych i utrzymaniowych w zakresie systemu BPMS pozwala przedsiębiorstwu skoncentrować się na swoim podstawowym biznesie. Nie wymaga kosztownego budowania nowych kompetencji i zatrudniania dodatkowych pracowników.

- Alternatywą do budowania własnego rozwiązania jest wynajęcie systemu BPMS w modelu SaaS (software as a service). Polega on na zdalnym udostępnieniu systemu BPM wraz z całą infrastrukturą potrzebną do jego działania. Taki sposób wdrożenia BPMS pozwala niskim kosztem i przy ograniczonym ryzyku rozpocząć korzystanie z zaawansowanych rozwiązań bez konieczności ich kupowania - uważa S. Zontek.

Wdrażanie systemu BPM może zapoczątkować w firmie poważną refleksję o możliwości oddania w outsourcing innych, mniej istotnych procesów.

- Zaangażowanie zewnętrznych ekspertów jest jak wynajęcie instruktora nauki jazdy na nartach - można próbować samodzielnie, jednak opieka profesjonalisty pozwala osiągnąć znacznie lepsze efekty w krótszym czasie, niższymi kosztami i w bezpieczniejszy sposób - przekonuje S. Zontek.

Cezary Warda