Wdrożenia systemów ERP są obecnie łatwiejsze i tańsze

W jakim stopniu wdrożenie ERP to wciąż - tak jak 5 i 10 lat temu - długotrwała inwestycja wymagająca zakupu sprzętu, przeszkolenia personelu i zreorganizowania procesów w firmie?

Z całą pewnością system ERP to obecnie dużo bardziej dostępne narzędzie niż jeszcze kilka lat temu. Przez ten czas zmieniły się wymagania wobec samych systemów informatycznych, sposobów przeprowadzenia wdrożeń, oczekiwanych korzyści z inwestycji itp. Zdecydowanie wzrosła znajomość i umiejętności obsługi oprogramowania przez użytkowników. Aplikacje biznesowe są dziś bardziej popularne i wykorzystywane w szerszym zakresie. Również możliwości dostępnych dziś technologii informatycznych są o wiele większe w porównaniu z tymi, którymi posługiwano się 5-10 lat temu. Firmy sięgające dziś po systemy, zwłaszcza klasy ERP, mają większe doświadczenie - w większości przypadków o kilka, a nawet kilkanaście lat. Wszystko to powoduje, że wdrożenia systemów ERP są dziś łatwiejsze i w gruncie rzeczy również tańsze.

Czy wdrożenie ERP rzutuje na inne zasoby sprzętowe i aplikacyjne firmy?

To, w jakim zakresie i z jakim powodzeniem system będzie spełniał swoją funkcję, zależy w dużej mierze od kondycji samej firmy. Jednak dobrze dobrana aplikacja biznesowa powinna być wykorzystywana do "wyrównania szans w walce z konkurencją". Inwestycje w systemy informatyczne są dziś praktycznie koniecznością, podobnie jak inwestycje w nowoczesne technologie produkcyjne, coraz bardziej zaostrzone procesy kontroli jakości czy w wizerunek firmy. Przed wyborem aplikacji biznesowej warto jednak odpowiedzieć sobie na pytanie: czy dalsze trwanie w miejscu, w jakim znajduje się przedsiębiorstwo, nie jest przypadkiem o wiele bardziej kosztowne niż podjęcie inwestycji w rozwój. Zwłaszcza że przedsięwzięcie, jakim jest wdrożenie systemu ERP, powinno być poprzedzone analizą i optymalizacją procesów, istotnych dla funkcjonowania i ekspansji firmy.

Jak uniknąć pułapki stworzenia w firmie silosowych systemów, które ze sobą nie współpracują lub współdziałają w małym zakresie?

To pole do popisu dla zespołów wdrożeniowych. Dobrze przeprowadzona przedwdrożeniowa analiza procesów, na którą szczególnie mocny nacisk kładzie się przy wdrożeniach aplikacji klasy ERP, powinna skutkować wyeliminowaniem zbędnych elementów starego systemu i zastąpieniem ich elementami wdrażanej aplikacji. Dzięki temu można też zoptymalizować wzajemną integrację starych i nowych rozwiązań. Przy takim podejściu możliwa jest eliminacja groźby aplikacji "silosowych" i stworzenie jednego spójnego systemu.

Czy wdrożenie wiąże firmę z dostawcą ERP?

Przedsiębiorstwo nastawione na zakup aplikacji ściśle dostosowanej do jego potrzeb może dojść do wniosku, że jedynym słusznym wyborem będą systemy dedykowane. Niestety system dedykowany nie musi być i z reguły nie jest rozwiązaniem optymalnym. Dodatkowo wdrożenie tego rodzaju aplikacji prowadzi do dużo większego uzależnienia firmy od konkretnego dostawcy systemu informatycznego niż w przypadku wyboru gotowych rozwiązań. Tak czy inaczej dobór systemu ERP powinien być poprzedzony dobrze wykonaną pracą zespołu analitycznego. Chodzi przecież o to, by przy okazji wdrożenia ERP usprawnić działanie firmy i stworzyć kompletny zbiór wymagań przedsiębiorstwa wobec systemu informatycznego.

No właśnie - jakie argumenty przemawiają za podporządkowaniem się firmy standardowym funkcjonalnościom zaszytym w systemie ERP, a jakie za przystosowaniem go do swoich potrzeb? Co się przyszłemu użytkownikowi ERP bardziej opłaca?

Jednoznaczna odpowiedź na tego rodzaju wątpliwości powinna wynikać z prac zespołu analityków. Ich zadaniem jest określenie specyfikacji oczekiwań firmy wobec potrzebnego jej systemu. Może się okazać, że niezbędne będzie stworzenie systemu dedykowanego. Powodem takiej decyzji jest z reguły wyjątkowy charakter i struktura organizacyjna, a także unikalny sposób działania firmy. Jednak bardziej ekonomicznym i równie dobrym rozwiązaniem jest wdrożenie standardowej aplikacji biznesowej. Doświadczenia pokazują, że tego rodzaju aplikacja równie dobrze wspiera firmy typowo jak i te nietypowo zorganizowane.

Część wdrożeniowców ostrzega, że elastyczny system, dostosowany do specyfiki firmy, zinformatyzuje chaos.

Warto mieć świadomość wystąpienia takiego ryzyka. Jednak należy je wyeliminować. Dajemy mu pole do zaistnienia, gdy źle lub wcale nie prowadzimy przedwdrożeniowej analizy procesów w firmie. Tymczasem przedsiębiorstwo zamierzające wdrożyć system ERP musi przyjąć założenie, że dąży do poprawy swojego sposobu działania. Sukces wdrożenia, pomijając możliwości finansowe i aspekty czasowe, zależy w dużym stopniu od tego, czy firma gotowa jest na przeprowadzenie niezbędnych zmian. Dobrze wykonana analiza wskaże, jakie zmiany są konieczne. Analiza przedsiębiorstwa, inwentaryzacja zachodzących w nim procesów i ich optymalizacja powinny wyeliminować groźbę opakowania zastanej, nieoptymalnej sytuacji firmy w system ERP. System informatyzujący nieuporządkowane procesy nie przyniesie oczekiwanych skutków - zaszkodzi przedsiębiorstwu, gdyż narazi je na koszty, które miast przynieść poprawę działania firmy dodatkowo je skomplikują. Z drugiej strony rzuci cień na kompetencje firmy wdrożeniowej, która nie będzie mogła uaktywnić pełnych możliwości wdrażanego systemu. Znów należy podkreślić wagę analizy przedwdrożeniowej. Gdy uda się ją starannie wykonać, a potem zrealizować wynikające z niej wnioski, można oczekiwać, że ERP doda przedsiębiorstwu skrzydeł.

@RY1@i02/2012/124/i02.2012.124.22000010a.101.jpg@RY2@

Adrian Bartosz, menedżer systemu ERP Navireo w spółce Insert

rozmawiał Krzysztof Polak