eZJ - pełne zarządzanie jakością - innowacyjne rozwiązanie RTA

Zagadnienia zarządzania jakością i sama ich implementacja są w praktyce prawie zawsze wymuszane przez warunki realizacji działalności głównej. Dotyczy to w zasadzie każdej organizacji, przedsiębiorstwa czy instytucji. Przyczyny są różne, ale powód pozostaje podobny. Może to być zagadnienie związane z kooperacją z podmiotami, wymagającymi posiadania certyfikacji, chęć poprawienia wizerunku firmy czy nawet pogląd, iż wprowadzenie systemu zarządzania jakością poprawi efektywność i skuteczność działalności.

W przypadku RTA było podobnie. Powodem był ustawowy wymóg formalny. Prowadząc działalność w zakresie wykorzystania promieniowania jonizującego, byliśmy od początku zmuszeni do wprowadzenia elementów bardzo restrykcyjnego nadzoru i proceduralizacji postępowania. Niedługo potem wprowadzono ustawowy wymóg posiadania, w zakresie prowadzonej przez RTA działalności, pełnego systemu zarządzania jakością.

Rzadko się zdarza, aby coś realizowane pod przymusem zostało od razu w pełni docenione i zaakceptowane. Tak jak prawdopodobnie w większości nowo wprowadzanych systemów zarządzania jakością, fragmenty także naszego systemu były nieco zbyt obszerne. Niemniej jednak jesteśmy organizacją, która nigdy nie chciała działać "mniej więcej". Przekonaliśmy się, że doświadczeni audytorzy potrafią w mgnieniu oka rozpoznać słabe strony systemu tego typu. Wystarczy spojrzeć na cele, sposób formułowania wskaźników jakości i wyniki okresowe pracy z procedurą nadzoru nad dokumentami, żeby wstępnie ustalić, czy system jest prawidłowo wykorzystywany w organizacji i akceptowany przez zespół. Istotnie, poziom akceptacji i wykorzystania zależy od tego, czy procedury są zgodne z działalnością poszczególnych stanowisk i jednostek organizacyjnych, czy też zostały ustalone jako "niedościgły wzór do naśladowania", który będąc odległą rzeczywistością jest z szacunkiem odkładany na półkę.

W naszym wypadku praca nad systemem zarządzania jakością miała wymiar bardzo indywidualny i bardzo praktyczny. Trwało to wiele lat zanim doszliśmy do kilku wniosków. Przekonaliśmy się, że niezależnie od nastawienia początkowego, jednak potrzebujemy dobrego systemu zarządzania jakością. Powodów jest oczywiście wiele i wszystkie są opisane w podręcznikach. Nie sądzę, aby były to wnioski przełomowe, lecz są to nasze własne przemyślenia i doprowadziły do następujących konstatacji:

Wspomaganie zarządzania jakością przy pomocy dowolnych narzędzi komputerowych jest najczęściej nieporozumieniem. Rezultat jest taki, że narzędzia sobie, a system jakości sobie.

Procedura nadzoru nad dokumentami jest często szczytnym zamiarem, gdyż w praktyce trudno jest znaleźć czas na rzeczywiste dokumentowanie zmian i nowych zagadnień w trakcie codziennej pracy, która i tak zawsze jest opóźniona.

Retrospektywne wyliczanie wskaźników jakości niesie duże prawdopodobieństwo nieścisłości lub ich zbytnią ogólność, o ile dane do tych wskaźników nie są zbierane bezpośrednio w trakcie realizowanych procesów.

Od tych konkluzji już tylko krótka droga prowadzi do ustalenia rozwiązania teoretycznie idealnego - systemu komputerowego, który sam z siebie jest systemem zarządzania jakością. Można to zrealizować? Gdzie tkwi rzeczywista różnica? Wydaje się to dość proste. System taki powinien:

● posiadać proceduralność identyczną z księgą jakości, ustalaną bezpośrednio przez uczestników procesów,

● umożliwiać prowadzenie wskaźników jakości na bieżąco, z danych zebranych bezpośrednio w trakcie prowadzenia przez organizację działalności, bez jakichkolwiek dodatkowych zabiegów, które odrywają od pracy podstawowej,

● dokumentować (wszystko) w trakcie normalnej pracy, zamiast żmudnie ‘podsumowywać’, ‘weryfikować’ i ‘aktualizować’,

● umożliwiać definiowanie zagadnień od razu na poziomie operacyjnym, zamiast poprzez wielomiesięczną analizę, która z powodu rozciągnięcia w czasie prowadzi do opisu zjawisk przeszłych,

w sposób naturalny integrować się z innymi narzędziami pracy organizacji.

W wyniku takiego podejścia postanowiliśmy całkowicie zmodernizować wdrożony system zarządzania jakością. Próby pozyskania odpowiedniego systemu z oferty rynkowej spełzły na niczym. Rozpoczęliśmy przygotowanie własnego systemu informatycznego. Dlaczego? Bo napotkaliśmy na problemy, które mogły być rozwiązane wyłącznie przed duże systemy ERP, które odrzuciliśmy ze względu na długi czas wdrażania i wysokie koszty. W efekcie powstał system eZJ, który posiada kilka kluczowych wyróżników.

System eZJ, traktuje i integruje wszystkie zagadnienia podstawowe w jedną całość. Procesy, struktury danych, zadania do realizacji i wskaźniki jakości są elementami tej samej definicji. Przenikają się i tworzą dla siebie nawzajem środowisko do działania.

Pierwszą zasadą przyjętą w ramach całej funkcjonalności systemu eZJ jest zasada ułatwienia kontekstowego. Zasada ta oznacza, że system uwzględnia fakt, iż żadne działanie w organizacji nie jest oderwane od innych zadań, realizowanych przez członków zespołu, a każde działanie posiada znaczenie w kontekście pozostałych elementów realizowanego zagadnienia. Czasem łatwiej jest powiedzieć coś niż zrobić. Podział pracy to podstawa, ale diabeł tkwi w szczegółach. Jak przejść od precyzyjnych definicji typu ERP do łatwości pracy w systemie typu CRM ? Stosując nomenklaturę światową należy uznać, że eZJ jest systemem zbliżonym do grupy dynamicznych BPM.

Drugą zasadą jest spostrzeżenie, że w każdej organizacji istnieją stany: początkowy i pożądany. Aby skutecznie wdrażać system zarządzania jakością należy znaleźć takie rozwiązanie, które pozwoli na łagodne przejście w czasie i integrację poszczególnych rozwiązań w miarę ich opracowywania, z jednoczesnym rozwiązywaniem praktycznym zagadnień cząstkowych. Oznacza to jednoznaczną odpowiedź na pytanie jaka jest różnica pomiędzy interfejsem, a integracją? System eZJ rozwiązuje to zagadnienie poprzez pełną integrację z popularnymi narzędziami pracy, jak Microsoft Office, Sharepoint, itd. Oczywiście w efekcie osiągane jest płynne przechodzenie ze stanu A do B. Fakt rozłożenia w czasie wdrażania systemu jest tu zagadnieniem naturalnym

Trzecią zasadą jest ciągłość wdrażania. Żaden system zarządzania jakością nie jest systemem zamkniętym, gdyż funkcjonuje w interakcji ze zmieniającą się rzeczywistością. System eZJ rozwiązuje to zagadnienie w ten sposób, że możliwa jest praca (jednocześnie, choć w różnych obszarach) w trybie prototypowania i w trybie nadzorowanym. Tryb prototypowania pozwala na wprowadzanie ciągłych modyfikacji do systemu, nawet bez potrzeby konsultowania z autorem wdrożenia, programistami czy analitykami. System eZJ dostarcza pełny zestaw rozwiązań narzędziowych, które mogą być potrzebne w okresie zarówno wprowadzania początkowego, jak i wieloletniej, bieżącej pracy z systemem.

Czwartą zasadą jest samodokumentowanie. Każdy element systemu jest definiowany w sposób przejrzysty i wygodny. Pozwala to na dokumentowanie księgi jakości w trakcie gdy system powstaje. Na każdym etapie wdrażania systemu odpowiednik księgi jakości jest dostępny jako definicje zagadnień rozwiązywanych przez system eZJ.

Piątą zasadą jest przejrzystość działań. Zaproponowana konstrukcja "Biurka" umożliwia rozpatrywanie naszych własnych działań w obrębie grupy realizacyjnej (np. grupa projektowa, jednostka organizacyjna, grupa doraźna, komitet zadaniowy). Umożliwia również dostęp do zintegrowanych ekranów funkcjonalnych. Należy dodać, że zdefiniowanie struktur danych i procesów umożliwia bezzwłoczną pracę z nimi. Nie ma potrzeb adaptacji systemu przez producenta czy analityka. Definicje są użyteczne już w momencie ich powstania.

Szóstą zasadą jest zasada pracy nadzorowanej. Realizowana jest poprzez wprowadzenie poszczególnych definicji w tryb nadzorowany - workflow.

Siódmą zasadą jest integralność rozwiązań. W praktyce działania każdej organizacji tworzona jest wartość, którą reprezentują wykorzystywane w organizacji systemy odcinkowe lub szablony Excela, forma zestawień okresowych i obieg dokumentów. Przykłady można mnożyć. System eZJ został tak pomyślany, aby w sposób naturalny korzystać z wiedzy organizacji, poprzez wdrażanie tych samych rozwiązań w ramach obejmowanych przez siebie sukcesywnie odcinków pracy organizacji. Na podkreślenie zasługuje fakt, iż właśnie nie "takich samych’ lecz "tych samych". Możliwe jest np. doprowadzenie do zaimplementowania w ramach systemu eZJ szablonu Excel, który do tej pory był wykorzystywany do przygotowania faktur. Tego samego szablonu, ale zasilanego automatycznie danymi z eZJ. A najbardziej interesującym jest fakt, że może to zrealizować średnio zaawansowany użytkownik, bez pomocy producenta systemu.

Ósmą zasadą jest unikanie wielokrotnego wprowadzania danych i możliwość śledzenia (traceability) wszystkich danych w systemie. Zasadę tę system realizuje poprzez możliwość definiowania przejść pomiędzy strukturami danych w ramach postępu procesów w organizacji.

Dziewiątą zasadą jest implikowane gromadzenie danych historycznych. Zasada ta umożliwia prowadzenie na bieżąco nadzoru nad systemem poprzez zdefiniowane wskaźniki jakości bazujące na danych, które system gromadzi w sposób całkowicie nieuciążliwy dla uczestników systemu. Zagadnienie to dotyczy również historii zmian w definicjach struktur danych i procesów.

Dziesiątą zasadą jest integracja. Bez zgromadzenia w systemie wszystkich danych, nie można mówić o jego kompletności. Dlatego zintegrowano zarówno kalendarze, wątki mailowe, jak również wprowadzono możliwość definiowania stałych schematów importu danych zewnętrznych.

Są to kluczowe zasady przyjęte do realizacji systemu eZJ. Nie omawiam spraw oczywistych, takich jak: podsystem kontrahentów, umożliwiający kompleksową obsługę kontaktów, podsystem kompetencji pozwalający na zarządzanie zasobami typu HR, czy funkcjonalność ochrony dostępu, która może być definiowana przez użytkownika systemu, począwszy od poziomu dostępu do zasobów struktury organizacyjnej, aż do definiowania obszarów wydzielonych, jak zasoby kierownictwa czy kancelaria niejawna. To są sprawy oczywiste i każdy kompletny system musi je posiadać.

● Najpierw struktury danych, a potem procesy.

● Nie wspomagaj. Rozwiązuj zagadnienie i dokumentuj jednocześnie.

● Wskaźniki jakości nie są kłopotem, są narzędziem poprawy działania.

● Norma jakości jest całkiem niezłym projektem systemu komputerowego.

● Narzędzia znane są dobre. Bo znane. O ile się uda się je zintegrować.

RTA VC Sp. z o. o., Sp. k. jest czołowym polskim dostawcą innowacyjnych rozwiązań i technologii dla onkologii, zwłaszcza radioterapii i radiochirurgii, jak również systemów kontroli jakości procesów leczniczych. Zakres działalności firmy obejmuje pełne wsparcie techniczne i serwis urządzeń, gwarantując ośrodkom medycznym bezpieczeństwo i odpowiednią wydajność sprzętu.

Firma oferuje także oprogramowanie do planowania leczenia, zarządzania i weryfikacji, integrując cały szereg systemów, wspomagających realizację leczenia radioterapeutycznego, np. system informacji onkologicznej Mosaiq®, służący do kompleksowego zarządzania terapią pacjenta.

Urządzenia stanowiące ofertę firmy RTA pracują w większości ośrodków onkologicznych w kraju. Rozwiązania te są identyczne z najbardziej zaawansowanymi wdrożeniami realizowanymi na świecie. RTA wyposażył Klinikę Neuroradiochirurgii w Warszawie w urządzenie do bezinwazyjnego leczenia guzów nowotworowych i nienowotworowych w mózgu (Leksell Gamma Knife® Perfexion). To jedyne tego typu urządzenie w Polsce, dające przełomową technikę skutecznego i nieinwazyjnego (bez konieczności ingerencji chirurgicznej w tkanki pacjenta) usuwania guzów w mózgu. 

RTA na przestrzeni 15 lat działalności zyskało uznanie polskiego rynku, jako profesjonalny partner, dostarczający innowacyjne technologie, nieustannie dbający o dostarczone urządzenia i wysoką jakość ich funkcjonowania, gwarantujący ośrodkom onkologicznym bezpieczeństwo i odpowiednią wydajność w ich użytkowaniu.

@RY1@i02/2012/041/i02.2012.041.129.0004.101.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/041/i02.2012.041.129.0004.102.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/041/i02.2012.041.129.0004.103.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/041/i02.2012.041.129.0004.104.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/041/i02.2012.041.129.0004.105.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/041/i02.2012.041.129.0004.106.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/041/i02.2012.041.129.0004.107.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/041/i02.2012.041.129.0004.108.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/041/i02.2012.041.129.0004.109.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/041/i02.2012.041.129.0004.110.jpg@RY2@

Lubomir Jurczak