Jak efektywnie zarządzać zasobami IT

Totalizator Sportowy z 18 oddziałami i największą w Polsce siecią złożoną z ponad 14 tys. punktów sprzedaży jest strategiczną spółką Skarbu Państwa. Wykorzystuje ponad 1 tys. stacji roboczych i 200 serwerów, na których zainstalowano m.in. zintegrowany system zarządzania (ERP), rozwiązania wspomagające obieg dokumentów (Workflow), procesy sprzedażowe dostępne z poziomu urządzeń mobilnych, a także pocztę korporacyjną.

Efektywne i bezpieczne zarządzanie tak rozległą infrastrukturą IT wymagało od firmy wdrożenia programu certyfikacyjnego Verafirm. Program ten został stworzony przez BSA | The Software Alliance, by umożliwić firmom weryfikację procesów zarządzania oprogramowaniem (SAM) w oparciu o normę ISO/IEC 19770-1. Standaryzuje ona zasady m.in. kontroli i ochrony środowiska informatycznego, implementacji i inwentaryzacji oprogramowania oraz zarządzania cyklem życia poszczególnych elementów infrastruktury IT. Wszystko po to, by przedsiębiorstwa mogły sprawniej funkcjonować, zoptymalizować koszty, a także podnieść własne bezpieczeństwo.

Wcześniejsze rozwiązania nie były wystarczające

W ostatnich latach Totalizator Sportowy podjął wiele decyzji, by uefektywnić zarządzanie organizacją, w tym zasobami informatycznymi. Wdrożono m.in. system zarządzania bezpieczeństwem informacji w zgodzie z normą ISO/IEC 27001:2005. Scentralizowano także finanse, administrację oraz zarządzanie infrastrukturą IT. W tym celu zintegrowano systemy informatyczne oraz sieci komputerowe. Poprawiono współpracę między centralą a oddziałami Totalizatora Sportowego.

Wciąż jednak było wiele do usprawnienia. Brakowało bieżącej, a przez to wiarygodniej informacji o wykorzystywanej infrastrukturze IT i oprogramowaniu zainstalowanym na poszczególnych komputerach. Gromadzone dotychczas dane były niespójne, rozproszone w różnych systemach i nie pozwalały na sprawne zarządzanie licencjami. Oprogramowanie było często kupowane w lokalnych oddziałach Totalizatora Sportowego, co uniemożliwiało osiągnięcie korzystniejszych warunków nabycia licencji, wynikających z większej skali centralnych zakupów. Brak centralnego rejestru umów licencyjnych utrudniał także zarządzanie poziomem wykorzystania licencji i efektywne przygotowanie rozliczenia wykorzystania licencji, które pozwalałoby na optymalizację jej kosztów.

- Ten stan chcieliśmy zmienić, wdrażając w minionym roku program certyfikacji Verafirm. Wszystko po to, by działać według najbardziej restrykcyjnych standardów, umożliwiających lepszą organizację, efektywniejsze zarządzanie ryzykiem i, wreszcie, uzyskanie wymiernych oszczędności - mówi Wojciech Szpil.

Optymalizacja posiadanych zasobów

Projekt był ambitnym wyzwaniem, przyniósł jednak firmie oczekiwane efekty.

- Inwentaryzacja posiadanych i wykorzystywanych zasobów informatycznych przy jednoczesnej weryfikacji danych o zakupionych licencjach unaoczniły nasze faktyczne potrzeby. Dzięki temu mamy pełną wiedzę i podstawy, by w przyszłości renegocjować warunki umowy z dostawcami sprzętu i oprogramowania. Ponadto mogliśmy odinstalować nieużywane programy. Zmieniliśmy także konfigurację serwerów, by zmniejszyć zapotrzebowanie na licencje - mówi Tomasz Byjoś, główny specjalista ds. Systemów Informatycznych w Totalizatorze Sportowym.

Dobrym przykładem jest zmiana sposobu wykorzystania popularnego w firmie oprogramowania do kosztorysowania. Początkowo firma zainstalowała oprogramowanie na większości komputerów. Po wdrożeniu programu Verafirm okazało się, że z tego oprogramowania, owszem, korzysta wielu pracowników, ale okazyjnie. Dlatego podjęto decyzję, by oprogramowanie zainstalować na serwerze, a pracownicy mieliby do niego dostęp online. Tak było prościej i taniej.

Korzyści, które zyskał Totalizator Sportowy z wdrożenia programu SAM w zgodzie z normą ISO/IEC 19770-1, nie ograniczają się jednak tylko do optymalizacji kosztów użytkowania oprogramowania. Firma usprawniła zarządzanie ryzykiem prawnym, organizacyjnym i finansowym. Do tego zminimalizowała zagrożenie bezpieczeństwa informatycznego, które stanowi coraz większy problem.

W Totalizatorze Sportowym obowiązuje co prawda bezwzględny zakaz pobierania i wdrażania oprogramowania bez zgody działu IT, ale zarząd, decydując się na wdrożenie programu SAM, chciał zyskać absolutną pewność, że zasoby informatyczne firmy są bezpieczne, a oprogramowanie wykorzystywane zgodnie z warunkami licencyjnymi.

Ryzyko, że mogło być inaczej, wynikało m.in. z braku jednostki organizacyjnej, która zarządzałaby wiedzą o wszystkich umowach licencyjnych. Dlatego jednym z priorytetów wdrożenia programu SAM w zgodzie z normą ISO/IEC 19770-1 było uruchomienie w Totalizatorze Sportowym centralnego rejestru stacji roboczych, serwerów i oprogramowania, a także informacji o nabytych licencjach. Jednocześnie przeprowadzono szkolenia BSA SAM Advantage. Ich celem było zwiększenie wiedzy pracowników o modelach licencjonowania oprogramowania w firmie.

Wzór dla europejskich przedsiębiorstw

Dzięki temu Totalizator Sportowy mógł wzmocnić kontrolę nad swoimi złożonymi i rozbudowanymi zasobami informatycznymi, a tym samym usprawnić zarządzanie ryzykiem prawnym, finansowym i - nie mniej ważnym - ryzykiem reputacyjnym.

- W ostatnich latach Totalizator Sportowy pokonał niełatwą drogę. Wszystko po to, by stać się równie nowoczesną, co efektywną firmą. Certyfikat Verafirm, który otrzymaliśmy od BSA, można uznać za dopełnienie tej transformacji. Nie tylko zagwarantował nam dwuletnie zwolnienie z audytów, ale też potwierdził, że wdrożone procesy SAM umożliwiają nam efektywniejsze zarządzanie organizacją. Czerpiemy z tego satysfakcję. Jako państwowa firma staliśmy się wzorem do naśladowania dla prywatnych przedsiębiorstw zarówno w Polsce, jak i w Europie - dodaje Wojciech Szpil.