Pułapki digitalizacji

Do końca 2017 r. ponad 70 proc. firm na świecie będzie mieć zespoły zarządzania transformacją cyfrową - przewiduje analizująca rynek IT firma International Data Corp. Rynek digitalizacji będzie rósł i to skokowo, szczególnie podczas nowej, rozpoczynającej się właśnie unijnej perspektywy finansowej, co najmniej o kilkanaście procent rocznie, jeśli nie więcej - mów Adrian Weremiuk, prezes spółki XSystem. - Ale polska gospodarka jest dopiero na początku tej drogi. Dużo firm kalkuluje, jak wykorzystać systemy, ale obawia się ich wprowadzenia.

Profesjonalizuj firmę

Stosowanie bardziej zaawansowanych aplikacji wspomagających procesy biznesowe tzw. ICT sytuuje polskie małe i średnie firmy na końcu europejskiej stawki. Według zajmującej się wdrażaniem takich rozwiązań firmy NetLine tylko kilkanaście procent podmiotów korzysta z oprogramowania CRM do zarządzania odbiorcami. Podobny jest rząd wielkości wykorzystania softu służącego analizie informacji dotyczących klientów, danych osobowych, preferencji konsumenckich itp. oraz systemów wspierających osiąganie celów marketingowych. Tymczasem rozsądnie wybrane moduły mogą wydanie usprawnić złożone procesy biznesowe. - Aplikacje office’owe są przydatne, gdy podmiot szuka miejsca na rynku - uważa Krzysztof Adamczyk z firmy NetLine Group. - W poważnym biznesie niezbędne się stają aplikacje profesjonalne.

Omijaj bessę

Digitalizację lub modernizację cyfrową najlepiej zacząć od dokładnego określenia wymagań firmy. ICT składają się bowiem z modułów nadzorujących pracę poszczególnych działów. Szczegółowe określenie wymaganych funkcjonalności pozwala zaoszczędzić sporo pieniędzy. Ceny aplikacji ustalane są zazwyczaj indywidualnie, ale ich wysokość zależy przede wszystkim od liczby licencji, zakresu prac związanych z wdrożeniem oraz liczby zamawianych modułów.

Wdrażanie, niestety, jest zwykle trudne i czasochłonne. Często się zdarza, że w trakcie popełniane są błędy, które potem trudno usunąć. ICT nagminnie wprowadzane są do wyposażenia narzędziowego podczas kryzysu. Tymczasem wymiana powinna odbywać się w czasie koniunktury. Wtedy przedsiębiorstwo dysponuje środkami finansowymi, ale przede wszystkim czasem potrzebnym do osiągnięcia momentu, w którym system zaczyna na siebie zarabiać.

Częstym błędem jest zlecanie przeprowadzenia lub nadzorowania zmian wewnętrznym działom informatycznym. Według ekspertów ich pracownicy często skupiają się przede wszystkim na aspektach technologicznych, zaniedbując wymagania biznesowe. W wyniku tego firmy nabywają znaczną ilość niepotrzebnego sprzętu i oprogramowania. - Wdrożenie profesjonalnego systemu jest zagadnieniem z zakresu zarządzania firmą - podkreśla Krzysztof Adamczyk. - Warto wybrać tańszą technologię, a więcej czasu poświęcić analizie wymagań - dodaje.

Likwiduj śmieci

Wiele spółek marnotrawi środki przeznaczone na digitalizację. Jak wyliczyli ostatnio eksperci firmy doradczej Deloitte, krajowe przedsiębiorstwa przeznaczają na oprogramowanie przeciętnie ok. 8 tys. zł rocznie (w przeliczeniu na jednego pracownika). Część - szacuje się, że nawet 22-23 proc. - idzie na nigdy albo bardzo rzadko używany soft. Problem najczęściej dotyczy spółek, których struktura jest mocno zdecentralizowana.

Aby zminimalizować związane z tym straty, trzeba najpierw wykonać szczegółowy audyt już zainstalowanego softu. Duże oszczędności może przynieść wprowadzenie centralnego systemu zarządzania licencjami. - Skala możliwych do uzyskania w ten sposób oszczędności zależy od liczby licencji, jakości programu oraz treści umów podpisanych z producentem - wyjaśnia Artur Gajda, specjalista ds. IT.

Określ wymagania

Korzyści z digitalizacji lub modernizacji cyfrowej przedsiębiorstwa mogą być pokaźne. Podczas np. zarządzania operacyjnego akceptacją faktur kosztowych obsługa dokumentu, od momentu wprowadzenia do przekazania systemowi ERP czy bankowości elektronicznej, kosztuje 60-80 groszy. Proces prowadzony manualnie jest nawet dziesięć razy droższy.

Najbardziej pożyteczne są aplikacje wspomagające zarządzanie całym przedsiębiorstwem. W firmach produkcyjnych mogą wspierać proces wytwarzania, począwszy od planowania i przygotowania produkcji poprzez produkcję, po monitorowanie, kontrolę jakości oraz wysyłkę wyrobów do magazynu. W przedsiębiorstwach transportowych i logistycznych pomocne mogą być moduły związane z zarządzaniem pozwalające utrzymać optymalne stany magazynowe, wspierające realizację obrotu poprzez wystawianie dokumentów magazynowych i listów wysyłkowych, inwentaryzację oraz procesy związane z obsługą reklamacji.

Niektóre programy umożliwiają integrację z pakietami biurowymi, a także elektronicznym obiegiem dokumentów. Dają także możliwość uruchomienia internetowego kanału sprzedaży oraz wsparcia przedstawicieli handlowych.

We wszystkich branżach przydatne są zazwyczaj moduły służące zarządzaniu zasobami ludzkimi, które pozwalają między innymi naliczać wynagrodzenia, zarządzać kadrami, wyliczać stawki akordowe, premie itp.

Aleksandra Puch

mf_dgp@infor.pl