Optymalny sposób działania

Szybko zmieniające się otoczenie, rosnąca konkurencja na globalnych rynkach, bardziej świadome i obyte z technologiami cyfrowymi grupy klientów - to wszystko stawia przed firmami nowe wymagania w zakresie dalszej optymalizacji przebiegu własnych procesów. Dotyczy to szczególnie integracji rozwiązań informatycznych i ludzi znajdujących się na granicach odrębnych, jakby się to mogło dotychczas wydawać, procesów biznesowych. Przyjrzyjmy się z bliska cyfrowej transformacji biznesu - w jaki sposób przebiega i jak zorganizować ją w ramach struktur firmy - bo to ona pomaga przy rozwiązaniu tego typu problemów.

Cyfrowa transformacja to wykorzystanie w najbardziej wyczerpujący sposób dostępnych technologii, aby usprawnić już istniejące procesy biznesowe w organizacji. Dzisiaj znajdujemy się w miejscu, w którym większość przedsiębiorstw posiada już wdrożone w swoich zasobach informatycznych rozwiązania klasy ERP (Enterprise Resource Planning). Moda na implementowanie podobnych narzędzi powoli przemija. Jednakże, mimo posiadania rozwiązania do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, w jednostkach gospodarczych często istnieje wiele obszarów, które wymagają ogromnego zaangażowania ze strony personelu. Są to np. działania, które są manualne, a powinny zostać zautomatyzowane. Wiele firm posiada zinformatyzowaną infrastrukturę operacyjną, ale kilka kroków w ramach procesu biznesowego nie zostało właściwie zaadresowanych w ramach systemu, taką sytuację nazywamy luką cyfrową.

Jak zamknąć cyfrową lukę?

Jednym z podstawowych zagadnień w ramach strategii digitalizacji jest kwestia zamykania luk cyfrowych. Czynność ta pozwala na przyspieszenie i zautomatyzowanie obszarów operacyjnych, które nie zostały w pełni poddane digitalizacji. Ideą cyfrowej transformacji jest to, by pracowała na rzecz optymalizacji. Celem jest spojrzenie na dalsze procesy, które można poddać ulepszeniu. Jeżeli przedsiębiorstwo wdrażało w przeszłości system klasy ERP, to koszty pracy manualnej mogły być wówczas znacznie niższe. Dlatego firmy pozwalały sobie na pozostawienie niezagospodarowanych przez te systemy pól eksploatacji. Dzisiaj to się zmieniło, ponieważ rynek znajduje się w rękach pracowników. Te same czynności, które 12 lat temu były opłacalne w obszarze pracy manualnej, teraz nie są. Dzięki działaniom związanym z cyfrową transformacją biznesu firmy mogą przesuwać pracowników typowo administracyjnych w stronę obszarów, gdzie ci mogą kreować wartość dodaną dla przedsiębiorstwa, znajdując pozytywne odzwierciedlenie w rachunku wyników czy wskaźnikach zadowolenia klientów. Aktualnie w strategii digitalizacji preferowane jest podejście zwinne, które nie wnika w obecne procesy, a koncentruje się na wykrytych lukach cyfrowych i pozwala je jedna po drugiej eliminować. Dzięki temu uzyskiwane są bardzo szybko istotne efekty przyspieszenia biznesu w zoptymalizowanym w ten sposób obszarze.

Transformacja biznesu

Cyfrowa transformacja wchodzi w skład pojęcia, które nazywamy transformacją biznesową. Ma ona na celu polepszenie sposobu dotarcia do klientów, zwiększenie ich satysfakcji z usług i dostarczanych produktów, a także optymalizację procesów wewnątrz organizacji, których celem jest zwiększenie jakości działania, podniesienie efektywności i zmniejszenie kosztów. Istnieje kilka sposobów na przeprowadzanie tego typu procesu, m.in. poprzez zwiększenie specjalizacji poszczególnych osób i działów w ramach całej, często międzynarodowej struktury. Harmonizacja procesów w dużych przedsiębiorstwach pozwala na stworzenie wzorców najlepszych praktyk odpowiadających za kolejne działy: sprzedaż, rozwój produktów, produkcję czy scentralizowane działy księgowe i HR.

Wzorce dobrych praktyk

Aby w dzisiejszych czasach firma mogła skutecznie realizować swoje cele biznesowe, musi oprzeć swoje procesy na rozwiązaniach informatycznych. Te natomiast wymuszają na pracownikach w ramach przedsiębiorstwa oczekiwane w danym obszarze działalności firmy zachowania - tzw. najlepsze praktyki.

Organizacje często decydują się skorzystać z pomocy związanej z transformacją biznesu, ponieważ liczą na szybki wzrost lub szykują się do wejścia na ścieżkę ekspansji rynkowej. Właśnie wtedy zachodzi potrzeba ustandaryzowania działań w ramach przedsiębiorstwa - tworzenie kolejnych spółek córek, przejmowanie innych podmiotów gospodarczych może powodować konieczność wprowadzenia jednolitych reguł dla wszystkich zespołów obsługujących te same procesy w ramach całej firmy.

W takim przypadku opracowywanie wzorca polega na tym, aby zbierać różnorodne praktyki z danego obszaru w przedsiębiorstwie i w oparciu o nie stworzyć właściwy, sprawny i zoptymalizowany sposób działania. - Hicron przeprowadza w ciągu roku zazwyczaj dwie transformacje biznesu o wartości kilku milionów euro. Mówimy tutaj o dużych przedsięwzięciach, często obejmujących u konkretnego klienta działania na licznych rynkach, czasami również na różnych kontynentach. Można powiedzieć, że udało nam się zgromadzić doświadczenia z projektów tego typu praktycznie we wszystkich krajach Europy, włączając w to również działania na rynkach Europy Środkowej i Wschodniej, w krajach bałtyckich oraz na Bałkanach. Nasi konsultanci w ramach jednego projektu często pracują na wielu rynkach, opracowują rozwiązania w oparciu o regulacje legislacyjne, ekonomiczne oraz biorą pod uwagę czynniki gospodarcze wielu krajów. Po wdrożeniu wzorca, pozwala on na szybszą i lepszą integrację wszystkich podmiotów w obrębie grupy kapitałowej - mówi Remigiusz Efinowicz, Managing Partner, Executive Director International Sales w Hicron.

Doświadczenie firmy jest o tyle istotne, że zawsze pojawiają się w obrębie różnych rynków specyficzne oczekiwania wynikające z wymagań regulacyjnych czy też lokalnych sposobów działania. Najważniejszym celem jest więc zebranie wiedzy z różnych rynków i obranie jednolitej praktyki biznesowej dla różnych obszarów gospodarczych.

Rozszerzanie wzorca

Przy projektowaniu wzorca dobrych praktyk należy wziąć pod uwagę uwarunkowania prawne i aspekty specyficzne dla danego rynku, które mogą wpływać na działania biznesu. Dlatego stworzony model musi być elastyczny, by można było go rozszerzać w dowolnym kierunku bez negatywnych skutków dla całości rozwiązania.

Czasami jednak stworzenie jednolitego wzorca dobrych praktyk może wiązać się z nieoczekiwanym efektem - wywołaniem szkody w jakimś obszarze biznesowym. Na przykład w konfrontacji z kulturą biznesową danego rynku może okazać się, że wzorzec nie pasuje lub nie będzie działał. Może to wynikać z następujących powodów, jak np.: brak elastyczności przy tworzeniu wzorca, przez co nie ma możliwości dostosowania go do określonej specyfiki rynkowej, brak zrozumienia dla specyficznych potrzeb danego obszaru gospodarczego.

W przypadku fuzji czy przejęć firm z odmiennych od naszego systemów legislacyjno-ekonomicznych warto jest zawsze zorientować się, czy można coś z danego rynku pod kątem dobrych praktyk biznesowych wynieść i co w ramach przejmowanego podmiotu w obszarze procesów biznesowych warto replikować na inne rynki. - Aby prawidłowo przeprowadzić transformację biznesu, pomiędzy organizacją docelową a firmą konsultingową musi istnieć pełna transparentność co do zakresu prac i koniecznych do przeprowadzenia zmian - również tych reorganizacyjnych. Warto by konsultanci biorący udział w przedsięwzięciu byli dobrze zorientowani w przepisach prawnych, chętni do uczenia się, ale także posiadali doświadczenie w obszarze międzykulturowym. Dostawca musi być świadom skali procesu i tego, z jakimi działaniami w skali międzynarodowej się ono wiąże - konkluduje Efinowicz.

@RY1@i02/2018/083/i02.2018.083.00000130a.801.jpg@RY2@