Elektroniczna kopia zamiast rolki papieru

Coraz więcej firm jest świadomych tego, ile może zaoszczędzić, użytkując kasy z elektroniczną kopią danych. Odchodzi im bowiem koszt wynajęcia pomieszczenia, w którym muszą przechowywać papierowe paragony przez okres dwóch lat.

W przypadku dużych sieci, takich jak Tesco, Carrefour, czy Auchan, w grę wchodzą wręcz wielkie magazyny. Tej wielkości firmy handlowe mające kilkaset sklepów potrafią wyprodukować 100 palet z paragonami rocznie. Jeden hipermarket zużywa bowiem nawet 2 tys. rolek w skali miesiąca. Każda z nich to wydatek od 50 groszy do 1 złotego. Daje to rocznie kilka milionów złotych.

Koszty wynajęcia powierzchni nie są więc niskie. Szczególnie że nie wystarczy, aby to był byle jaki magazyn. Musi być on odpowiednio klimatyzowany i wentylowany, w przeciwnym razie paragony mogą ulec zniszczeniu. Przechowywanie kopii kosztuje duże markety nawet 25 tys. zł miesięcznie. Wydatki małych sklepów są odpowiednio niższe, ale to i tak co najmniej kilkaset złotych.

- Każdy ze sklepów ma własny magazyn o powierzchni co najmniej kilku mkw., w którym składuje paragony - wyjaśnia Błażej Patryn z sieci Piotr i Paweł, która wciąż pracuje na kasach starego typu.

Niewykluczone, że firma tak jak inne sieci zdecyduje się na wymianę kas.

Popyt na nie rośnie z każdym miesiącem o 10 - 15 proc. Jak szacują producenci, w tym roku sprzedanych zostanie łącznie około 200 tys. kas fiskalnych., z których około 30 - 40 proc. stanowić będą urządzenia z elektroniczną kopią paragonu. Piotr Marzec z firmy Novitus uważa, że w ciągu najbliższych kilku lat mogą one wyprzeć z rynku kasy i drukarki z papierową kopią.

- Przechowujemy paragony w pomieszczeniu na zapleczu, które moglibyśmy wykorzystać do innych celów. Dlatego planujemy w przyszłym roku zakup kasy z elektroniczną kopią paragonu. Szczególnie że obecnie używane urządzenie ma już osiem lat i wymaga wymiany - mówi Tomasz Jaworski, właściciel osiedlowego sklepu na warszawskim Ursynowie.

Kasy z elektroniczną kopią paragonu są droższe od tradycyjnych średnio o 5 - 10 proc. Duży sklep musi na nią wydać około 2 tys. zł, a mniejszy około 1250 zł. Z kolei do gabinetu medycznego wystarczy kasa za około 1290 zł. W zamian otrzymujemy jednak dużo udogodnień.

Jak wyjaśnia Grzegorz Wdowiński z Posnet Polska, kopia elektroniczna paragonu, poza tym że zmniejsza koszty ponoszone na materiały eksploatacyjne, pozwala też zlikwidować problemy logistyczne i wydatki związane z przechowywaniem kopii paragonów.

Jak dodaje, na małej karcie SD o pojemności 2 GB można bowiem zapisać zawartość co najmniej 3330 standardowych rolek papieru. W praktyce oznacza to możliwość przechowywania w pamięci nawet 1 mln paragonów. W przypadku mniejszego sklepu wystarcza to na całą żywotność urządzenia. Większy sklep, jak zauważa ekspert z Novitusa, może zaopatrzyć się w urządzenia z kartą 4 GB.

Zabezpieczenie elektroniczne umożliwia poza tym weryfikację autentyczności danych bez udziału urządzenia fiskalnego, z którego pochodzą. Istnieje bowiem możliwość tworzenia kopii bezpieczeństwa w dowolnej ilości na dowolnych nośnikach danych, takich jak CD, DVD, pendrive. Co więcej, można to robić w trybie on-line bez przerywania pracy kasjera i wyjmowania karty SD z urządzenia. Dane zapisane na karcie można też w prosty sposób przeglądać i raportować. A to dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu, jakie producenci dołączają do urządzenia z kopią elektroniczną.

Przeszkodą nie jest nawet uszkodzenie lub brak karty SD w urządzeniu. Obecnie oferowane kasy mogą i tak nieprzerwanie rejestrować sprzedaż przez okres 3 dni. Dane gromadzone są wówczas w pamięci podręcznej urządzenia. Jak zapewniają eksperci Novitusa, wszystkie dane na karcie są zabezpieczone przed zniszczeniem czy utratą. Zatem zgubienie lub uszkodzenie karty nie oznacza utraty informacji.

@RY1@i02/2010/254/i02.2010.254.130.0001.001.jpg@RY2@

Alternatywa dla papierowych paragonów

Patrycja Otto

patrycja.otto@infor.pl