Firmy szukają oszczędności na druku i kopiowaniu dokumentów

Z wdrożeniem różnego typu nowoczesnych technologii firmy wiążą oczekiwanie na poprawę efektywności i obniżenie kosztów swojego działania. Czy jest to uzasadnione?

Funkcjonowanie w biznesie wymaga stałego dostosowywania się do warunków rynkowych. Firma, bez wsparcia nowoczesnych technologii, nie może dziś być w pełni sprawna i rentowna. Dodatkowo sytuacja gospodarcza wymusza racjonalizację kosztów działalności. Dotyczy to także kosztów druku, zarządzania korespondencją i obiegiem informacji w firmie. Przedsiębiorstwa, z którymi współpracujemy coraz częściej zwracają uwagę na wydatki związane z eksploatacją drukarek i kopiarek. Jednym ze sposobów zaoszczędzenia pieniędzy, szczególnie w przypadku mniejszych przedsiębiorstw lub tych, które dopiero zaczynają działalność, jest dzierżawa urządzeń biurowych. Większość przedsiębiorców nie potrafi oszacować, ile wydają na serwisowanie urządzeń biurowych i ich utrzymanie. Badania pokazują, że w dużych firmach koszty związane z obiegiem, zarządzaniem i produkcją dokumentów wynoszą od 5 do 15 proc. przychodów. Warto więc podjąć współpracę z zewnętrzną firmą, która odda nam w dzierżawę nowoczesne, ekonomiczne drukarki, kopiarki, niezbędne oprogramowanie, zapewni serwis i przede wszystkim zagwarantuje, że wszystkie procesy związane z produkcją i obiegiem dokumentów i informacji w firmie zapewnią jej niemałe oszczędności.

Jednak ogół firm już użytkuje flotę drukarek i systemy do zarządzania dokumentami. Istotną dla nich kwestią jest więc to, jak mogą to robić w sposób oszczędny.

Oszczędności i to na kilku płaszczyznach można osiągnąć już na etapie produkcji dokumentów. Jeszcze dekadę temu liczył się przede wszystkim koszt zakupu urządzenia do wytwarzania dokumentów. Nie brano pod uwagę całkowitych kosztów druku. W efekcie, tanio kupowano drukarki, ale tonery, tusze i serwis kosztowały krocie. Urządzeń drukujących w firmach było wiele, czasem stały wręcz na każdym biurku. Z tego rodzaju sytuacją wciąż możemy się spotkać w niejednej firmie. Jednak obecnie dominują już wydajne urządzenia wielofunkcyjne, które pozwalają nie tylko na druk, ale i na skanowanie i tym samym digitalizację dokumentów. Takie rozwiązania umożliwiają zwiększenie bezpieczeństwa obiegu dokumentów, rozliczenia kosztów użytkowania oraz zintegrowanie druku z obiegiem dokumentów, kanałami komunikacji z klientami, takimi jak e-poczta, czy faks. System zarządzania drukiem może więc być traktowany jak usługa, której koszt musi uwzględniać wiele czynników. Począwszy od kosztów wydruku jednej strony, aż po utrzymanie i serwisowanie całego systemu.

Gdzie więc kryją się największe koszty w wytwarzaniu i obiegu dokumentów?

Wbrew pozorom na cenę druku największy wpływ mają koszty eksploatacji, a nie cena urządzenia. Opłaty za materiały, przeglądy serwisowe, naprawy kosztują firmę więcej niż flota drukarek. Nie można też zapomnieć o administratorach obsługujących maszyny. Wybór typu urządzenia drukującego zdecyduje o przyszłych kosztach druku, wynikających z konieczności zakupu materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych. Elementami, które przyjdzie nam wymieniać najczęściej, są bęben i toner. Oznacza to, że bardziej opłaca się wybrać urządzenia wyposażone w wysokowydajne bębny ceramiczne, których wydajność liczona jest w setkach tysięcy stron (np. urządzenia koncernu Kyocera Document Solutions), a nie w dziesiątkach tysięcy. Podejmując taki wybór firma znacząco ogranicza koszty jego wymiany. Ceny materiałów eksploatacyjnych są też bardzo zróżnicowane. Zasadą jest, że tanie w zakupie urządzenia generują wysokie koszty w eksploatacji, w przeliczeniu na jedną stronę wydruku lub kopii. Wyniki badań przeprowadzanych w wyspecjalizowanych laboratoriach pokazują, że koszty wydrukowania jednej strony A4 na różnych urządzeniach mogą się różnić i to nawet kilkukrotnie.

Z reguły firmy dysponują zróżnicowanym parkiem urządzeń drukujących - różnych producentów i w rozmaitym wieku. To powoduje, że trudno jest zachować kontrolę nad kosztami. Od czego rozpocząć tu redukcje kosztów?

W takim przypadku pomocą może być audyt druku, w prowadzeniu którego mamy niemałe doświadczenie jako jeden z największych na polskim rynku dostawców zintegrowanych systemów zarządzania dokumentem i korespondencją masową. Tego typu audyt polega przede wszystkim na zebraniu informacji o maszynach - ich obciążeniu, stanie technicznym, zużywanych materiałach eksploatacyjnych i energii. Bardziej szczegółowe analizy pozwalają określić m.in. specyfikę prac wykonywanych przez urządzenia. Firma doradcza Gartner wskazuje, że dobór urządzeń w stosunku do potrzeb - będący wynikiem profesjonalnego audytu i zdyscyplinowania pracowników, którzy wiedzą, że koszty ich wydruków są raportowane - pozwala na zmniejszenie wydatków na drukowanie i kopiowanie nawet o 40 procent. W ten sposób firma osiąga jednocześnie oszczędności papieru, energii elektrycznej, tonerów, a to już pozwala jej mówić prowadzeniu działań na rzecz ochrony środowiska.

Czy realizacja planu optymalizacji zarządzania dokumentami w firmie może być wspierana informatycznie?

Bez takiego wsparcia mielibyśmy do czynienia jedynie z biurokratyczną procedurą. Tymczasem producenci urządzeń drukujących dysponują szeroką ofertą aplikacji, które pozwalają zarówno na kontrolę kosztów druku (np. system kontroli kosztów i bezpieczeństwa dokumentów MyQ), jak i na wdrożenie obiegu dokumentów i ich archiwizacji. Jako przedstawiciel Kyocera Document Solutions w Polsce wdrażamy w firmach nie tylko oprogramowanie do monitoringu, kontroli kosztów i zarządzania bezpieczeństwem dokumentów. Uzupełnieniem oferty jest oprogramowanie VARIO, służące do archiwizowania i obiegu dokumentów, pism i korespondencji, zarówno elektronicznych, jak i tych w tradycyjnej formie, pod warunkiem, że zostały zdigitalizowane.

A może, skoro mamy do czynienia z redukcją kosztów zarządzania dokumentami warto postawić na outsourcing?

Popularność korzystania przez firmy z outsourcingu w tym zakresie rośnie. Wynika to z chęci coraz większej liczby firm do skupienia się na swojej podstawowej działalności i przekazania pobocznych funkcji wyspecjalizowanym, zewnętrznym usługodawcom. W przypadku outsourcingu druku, takim jak oferowany przez nas Arcus Kyocera MDS, umożliwia to zarówno osiągnięcie oszczędności, przez uporządkowanie i ścisłą kontrolę procesu obiegu dokumentów, a także uwolnienie zasobów finansowych, które w tradycyjnym modelu byłyby przeznaczane na zakup i eksploatację sprzętu. Z doświadczenia wielu firm wynika, że inwestycja w profesjonalną usługę outsourcingu druku pozwoliła im na bezawaryjne przejście do profesjonalnego i optymalnego kosztowo zarządzania flotą urządzeń drukujących. Dzięki tym usługom uniknęły one m.in. przestojów, problemów wynikających ze złej jakości materiałów, czy też częstych awarii sprzętu. W skład typowej usługi outsourcingu druku wchodzą: zarządzanie flotą urządzeń, kosztem druku, efektywnością procesów obiegu informacji drukowanej oraz zarządzanie bezpieczeństwem informacji drukowanej.

@RY1@i02/2012/230/i02.2012.230.13000040o.802.jpg@RY2@

Michał Czeredys, prezes zarządu Arcus, spółki notowanej na GPW

Rozmawiał Krzysztof Polak