Konferencyjna hossa dla hotelarzy

Ubiegły rok był drugim z rzędu, w którym liczba tego rodzaju imprez wyraźnie się zwiększyła. Zorganizowano ich niemal 34 tys., czyli o 80 proc. więcej niż rok wcześniej. Dla porównania w 2014 r. wzrost nastąpił tylko o 4 proc., a w 2013 r. rynek odnotował spadek o ponad 18 proc. Skąd to przyspieszenie? To efekt poprawy koniunktury gospodarczej w kraju. Eksperci uważają też, że przyszedł wreszcie czas, w którym zaczynamy odcinać kupony, po tym jak w 2012 r. zostały zorganizowane w Polsce piłkarskie mistrzostwa Europy. Promocja, w połączeniu ze stale polepszającą się infrastrukturą drogową (przybyło autostrad, lotnisk, zmodernizowano część sieci kolejowej) zaczyna działać. Do tego na tle ostatnich wydarzeń w Europie nasz kraj ciągle jest postrzegany jako ten bezpieczny.

Popyt jest

To dobra wiadomość dla właścicieli obiektów wyposażonych w sale konferencyjne. Zwłaszcza dla hotelarzy, bo 71 proc. imprez biznesowych odbywa się właśnie w należących do nich obiektach. Ale nie tylko. Hossa trwa także dla hoteli i innych dobrej klasy obiektów noclegowych usytuowanych w pobliżu dużych ośrodków konferencyjno-wystawienniczych, czy samych centrów targowych. - W ostatnich latach na rynku targowym Europie Środkowo-Wschodniej doszło do rozwoju, którego właściwie nikt się nie spodziewał. Polski przemysł targowy wyszedł na czołową pozycję w naszej części Europy. Co więcej, to my jakoby wyznaczamy trendy w regionie - mówi dr Andrzej Mochoń, prezes zarządu Targów Kielce. I choć, jak dodaje, mówi się, że świat i biznes jest osadzony mocno na internecie i wręcz sądzi się, że to internet i social media budują ten biznes, to statystyki pokazują, że kluczem do sukcesu nadal i niezmienne pozostają spotkania bezpośrednie, a ich podczas targów nie brakuje.

Z różnego rodzaju analiz wynika, że w najbliższych latach należy oczekiwać utrzymania się trendu wzrostowego na rynku wydarzeń biznesowych. - Firmy coraz bardziej zdają sobie sprawę z nasilającej się konkurencji. Wiedzą, że cena to za mało, by nie tylko przyciągnąć, ale i utrzymać u siebie klientów. Są zmuszone więc poszukiwać innych sposobów, jak wyższy standard obsługi czy wdrażanie innowacji. A to oznacza koniec z oszczędnościami na szkolenia i edukowanie pracowników - komentuje Jacek Piasta, ekspert Instytutu Hotelarstwa.

- Liczba zapytań ofertowych dotyczących dużych spotkań, zarówno ze strony polskich, dużych firm, jak i zagranicznych korporacji stale rośne. W szczególności Warszawa i okolice są coraz chętniej wybierane na lokalizację imprez dla światowych i europejskich korporacji - informuje Grażyna Kowalczyk, dyrektor generalny Hotelu Narvil. Dodaje, że na rynku pojawia się nowy trend - wydłużanie spotkań. Nadal ponad połowę stanowią dwudniowe imprezy, jednak coraz więcej jest trwających od trzech do nawet pięciu dni.

Organizacja konferencji pozwala uniezależnić się od koniunktury na rynku turystycznym. Można też zapewnić sobie obłożenie w hotelu przez cały rok. Sezon na konferencje i spotkania biznesowe nie pokrywa się bowiem z turystycznym. Ten ostatni trwa zimą i latem, a pierwszy jesienią i wiosną. Szacuje się, że już niemal 40 proc. noclegów udzielanych przez hotelarzy odbywa się na rzecz klientów będących uczestnikami spotkań biznesowych. Poza tym, jak zauważają eksperci, klienci biznesowi z reguły są gotowi zapłacić więcej za nocleg. Z danych Poland Convention Bureau wynika, że statystyczny uczestnik konferencji w Polsce wydaje dziennie ponad 340 zł na nocleg. Kolejne 150 zł przeznacza na usługi gastronomiczne. Zatem zyski hotelu nie będą ograniczały się wyłącznie do tych z wynajmu sal konferencyjnych.

Klient wymaga

By jednak pozyskać tego rodzaju klientów, trzeba wykazać się elastycznym podejściem i przy organizacji eventu zaproponować specjalne ceny na inne usługi i dbać o standard. Klienci biznesowi są bardzo wymagający. Do tego, gdy raz się zrażą, nie nawiążą współpracy ponownie, nie polecą obiektu innym oraz nie przyjadą do niego prywatnie.

- W wielu przypadkach klienci oczekują pomocy w rozwiązaniu organizacyjnych problemów, wyjścia poza ramy standardowych usług konferencyjno-gastronomicznych. Hotele często więc pomagają przygotować koncepcję spotkania. Dzięki znajomości produktów hotelowych dostosowują i modyfikują ofertę do potrzeb zamawiającego - wyjaśnia Grażyna Kowalczyk.

Coraz częściej klienci oczekują też, aby ich zamówieniem z ramienia hotelu od początku do końca zajmowała się ta sama osoba. Zatem obiekt, który stawia na organizacje eventów powinien postawić na zatrudnienie przynajmniej 2-3 fachowców z dobrą znajomością języków obcych, którzy przejmą tego rodzaju obowiązki.

Trzeba też szybko reagować na zapytania ofertowe klientów. Coraz więcej firm oczekuje pierwszego kontaktu już po kilku godzinach od wysłania informacji o możliwości zorganizowania imprezy. Kolejną ważną kwestią jest potwierdzenie rezerwacji, na które klient też nie lubi czekać. Nie lubi też, gdy zachodzą w nim zmiany. Warto więc dokładnie przeanalizować odpowiedź, by potem nie być zmuszonym do robienia korekty. Chyba że będzie ona na wyraźne polecenie klienta.

Nie tylko cena

Cena w dalszym ciągu jest najczęściej głównym czynnikiem decydującym o wyborze miejsca. Klienci mają jednak coraz bardziej świadomość, że jakość serwisu jest ważna przy organizacji firmowego spotkania. Dlatego coraz bardziej poszukiwane są miejsca prestiżowe, które będą w stanie podnieść rangę imprezy. Istotna jest też infrastruktura dostępna w obiekcie. Sale powinny posiadać pełne wyposażenie techniczne na najwyższym poziomie, które umożliwi przeprowadzenie spotkania bez potrzeby korzystania z dodatkowych podwykonawców. Niezbędnym minimum jest dobre nagłośnienie oraz narzędzia do prezentacji. Jak zauważają specjaliści, dobrym rozwiązaniem jest zainstalowanie w obiekcie zintegrowanego systemu multimedialnego, który pozwoli na intuicyjne sterowanie nie tylko ekranami, ale i światłem czy nagłośnieniem. Klienci oczekują poza tym mikrofonów bezprzewodowych, mikroportów, flipchartu, rzutnika multimedialnego i telewizora HD.

Coraz modniejsze jest wykorzystanie aplikacji mobilnych, które wspierają organizację wydarzenia. Klienci chcą też umieszczać niezbędne materiały dla uczestników spotkania w chmurze, celem umożliwienia ich pobierania przez aplikację.

Obiekty, które nastawiają się na klientów biznesowych, powinny też zadbać o odpowiednie wyposażenie pokoi. W każdym powinno być stworzone miejsce do pracy. Istotny jest też wystrój. Nie powinien być surowy. Lepiej sprawdzi się komfortowo urządzony pokój w ciepłych kolorach. I jeszcze jeden bardzo ważny aspekt: w każdym pokoju powinien być dostęp do bezpłatnego internetu, ale nie byle jakiego, takiego, który umożliwi pracę bez zakłóceń. Coraz bardziej pożądane przez klientów są też telewizory z technologią Smart TV.

A coraz modniejszym rozwiązaniem zyskującym zwolenników jest tzw. hotelowe biuro. To przestrzeń, w której urządza się coś na kształt minibiura, wyposażonego w kilka biurek, komputery, drukarkę. Postawił na nią m.in. Best Western Premier Hotel Forum w Katowicach, który zadecydował rozbudować swoją część konferencyjno-bankietową. Poza wspomnianą już 400-metrową przestrzenią biurową zaoferuje również wygodne foyer, lobby bar, dużą liczącą 450 mkw. salę bankietową oraz cztery sale wyposażone w system ścian przesuwnych, umożliwiający dowolną aranżację przestrzeni. Wszystko to powstanie w sumie na czterech kondygnacjach hotelu. Joanna Dobrzańska, dyrektor obiektu, nie ukrywa, że powodem jest duże zainteresowanie ze strony klientów biznesowych zarówno tych z Polski, jak i z zagranicy.

Eksperci zauważają, ze przestrzeń biurową może stworzyć każdy hotel, nie tylko ten duży. W przypadku mniejszego, biuro zajmie po prostu mniej miejsca i zamiast 5-6 biurek pomieści 1-2.

Obiekty nastawiające się na klientów biznesowych powinny też pomyśleć o uelastycznieniu godzin, w których goście mogą się wykwaterować. Klienci biznesowi oczekują zwykle, że będą mogli to zrobić później niż o 12.00.

Grażyna Kowalczyk zauważa jednak, że coraz większe znaczenie zaczyna też ogrywać otoczenie, w jakim ma odbyć się impreza. Nie wystarczą duży hol i sala. Klienci poszukują przestrzeni do indywidualnych spotkań biznesowych.

Ważna jest też serwowana kuchnia. - Przygotowaliśmy Studio Aruana. To miejsce, w którym klienci biznesowi będą mogli przygotować inspirujące potrawy z naszym szefem kuchni, odbyć wspólną degustację oraz będą mieli przestrzeń relaksu, gdzie można porozmawiać w kameralnej atmosferze.

Kolejną naszą propozycją są biznesowe regaty dla firm. Załogi jachtów stworzone z reprezentantów zgłoszonych firm będą walczyć w trzech edycjach o prestiżowy Puchar Biznesklasy Regatowej 2016. Regaty pozwalają zbudować lojalność pracowników i wpływają pozytywnie na identyfikację z firmą. Rywalizacja wspiera team building, pomaga lepiej osiągać wyznaczone cele biznesowe i zwiększa motywacje pracowników - informuje Grażyna Kowalczyk. Park Hotel Diament w Katowicach wprowadził z kolei możliwość nieodpłatnego korzystania z symulatora gry w golfa.

@RY1@i02/2016/075/i02.2016.075.130000100.802.jpg@RY2@

Konferencje i spotkania w Polsce

Patrycja Otto

patrycja.otto@infor.pl