Jak w jeden dzień zarejestrować działalność gospodarczą

Nowe regulacje dotyczące rejestrowania działalności gospodarczej przez osoby fizyczne w urzędach gmin lub miast nazywane są potocznie zasadą jednego okienka. Przepisy te obowiązują od 31 marca 2009 r.

Osoba chcąca założyć własną firmę musi przede wszystkim prawidłowo wypełnić wniosek EDG-1. Jest to formularz, który został wprowadzony rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie wzoru wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Rozporządzenie to zostało wydane na podstawie upoważnienia zawartego w ustawie - Prawo działalności gospodarczej.

Wniosek EDG-1 może wpłynąć do urzędu gminy w następujący sposób:

● jako formularz papierowy przyniesiony przez samego przedsiębiorcę albo jego pełnomocnika,

● jako formularz papierowy, przesłany listem poleconym, z notarialnym potwierdzeniem własnoręczności podpisu wnioskodawcy,

● przesłany elektronicznie, lecz niepodpisany elektronicznie,

● elektronicznie przesłany i podpisany elektronicznie.

Podjęcie działalności

Przedsiębiorca może podjąć działalność gospodarczą już w dniu złożenia wniosku (z wyjątkiem złożenia wniosku w wersji elektronicznej bez podpisu elektronicznego). Z rozpoczęciem działalności gospodarczej nie trzeba bowiem czekać na rejestrację i otrzymanie wypisu z rejestru (poza działalnością określonego rodzaju, czyli podlegającej reglamentacji).

Jeżeli natomiast wniosek elektroniczny nie jest podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym, organ ewidencyjny jest zobowiązany do jego wydrukowania i porozumienia się z wnioskodawcą (e-mailem, telefonicznie) w sprawie terminu i miejsca odręcznego podpisania wniosku. Podpis powinien być złożony nie później niż przed upływem trzech dni roboczych od jego wysłania albo wskazanej we wniosku daty rozpoczęcia działalności. Co do zasady wniosek powinien być w takim przypadku podpisany w siedzibie urzędu gminy. W takim przypadku wniosek podpisuje osobiście wnioskodawca albo jego pełnomocnik. Należy przy tym uprzedzić przedsiębiorcę, że podjęcie działalności gospodarczej może nastąpić w takim przypadku od daty podpisania wniosku, a nie wysłania do urzędu, bowiem wniosek traktuje się jako złożony tylko wtedy, gdy jest podpisany.

W wyjaśnieniach Ministerstwa Gospodarki zwrócono uwagę, że jeżeli wniosek został przesłany do gminy listem poleconym, to podpis wnioskodawcy musi być poświadczony przez notariusza.

Jeśli natomiast wniosek przesłany listem zawiera błędy, to wnioskodawca zostanie wezwany do ich skorygowania. W przypadku gdy wniosek jest składany przez pełnomocnika przedsiębiorcy, to należy do niego dołączyć ważne pełnomocnictwo.

Nie wpisywać spółki cywilnej

Niektóre osoby planują wykonywanie działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej. Część z nich ma jednak wątpliwości, czy trzeba uwzględnić to podczas wypełniania wniosku EDG-1. Także i tę kwestię wyjaśniło Ministerstwo Gospodarki, podkreślając, że przedsiębiorca działa pod firmą w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego. Firmą jest imię i nazwisko oraz ewentualnie inne, dowolne określenia z zastrzeżeniem, że nie będą one wprowadzać w błąd, w szczególności co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu i miejsca jego działalności oraz źródeł zaopatrzenia. Oznacza to, że przedsiębiorca ma jedną firmę i zawsze podaje tę samą w obrocie prawnym i gospodarczym. W szczególności nie może posługiwać się różnymi firmami będącymi np. nazwami poszczególnych sklepów, np. raz "Jan Kowalski Sklep Spożywczy Jaś", a innym razem jako "Jan Kowalski Delikatesy Staś".

Spółka cywilna nie posiada firmy w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego, ponieważ nie jest przedsiębiorcą. Przedsiębiorcami są jedynie wspólnicy spółki cywilnej. Oznacza to, że spółka cywilna nie jest wpisywana do ewidencji działalności gospodarczej. Przedsiębiorcą jest osoba fizyczna i to ona powinna podać swoje dane we wniosku o wpis do ewidencji w gminie.

Klasyfikacja działalności

Istotne jest określenie działalności, którą zamierza wykonywać przedsiębiorca według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Otóż, jak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Gospodarki, przedsiębiorca jest zobowiązany do końca 2009 roku podawać rodzaj wykonywanej działalności również według kodów PKD 2004. Nie są to jednak dane dla organów gmin, lecz informacja wymagana przez urzędy statystyczne. Ministerstwo zaleca, aby zarówno w kolumnie odpowiadającej PKD 2007, jak i PKD 2004, na pierwszym miejscu każdej z nich została wskazana działalność przeważająca. Przedsiębiorcy często deklarują wykonywanie bardzo wielu rodzajów działalności, co nie ma odzwierciedlenia w rzeczywistości i z reguły jest zupełnie zbędne.

Dla potrzeb urzędu statystycznego rodzaje wykonywanej działalności podaje się również osobno dla każdego miejsca wykonywania działalności.

NIP nie jest konieczny

Część młodych osób zamierza zarejestrować własną firmę. Najczęściej planują one na początkowo wykonywać działalność gospodarczą jednoosobowo. Dość często jednak bywa tak, że część z tych osób nie osiągnęła jeszcze przychodów, które podlegałyby opodatkowaniu. Nie mają one zatem nadanego Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP).

Osoby te nie mają pewności, czy wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej w gminie ma prawo złożyć osoba, która jeszcze nie posiada numeru NIP. Otóż, jak wyjaśniło Ministerstwo Gospodarki, wniosek może być złożony również przez osoby, które nie posiadają numeru NIP, czyli np. obcokrajowców lub tych, którzy do tej pory nie osiągnęli przychodów podlegających opodatkowaniu. Złożony przez te osoby wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej jest ważny i powinien zostać przyjęty w urzędzie gminy lub miasta.

Z wyjaśnień Ministerstwa Gospodarki wynika, że w pierwszej kolejności wniosek taki jest wysyłany wraz z zaświadczeniem o wpisie w ewidencji do urzędu statystycznego i naczelnika urzędu skarbowego. Po otrzymaniu zwrotnie od naczelnika urzędu skarbowego nadanego numeru NIP (w dowolnej formie: odpis decyzji, pismo itp.), należy wniosek i wpis uzupełnić o NIP, a następnie przesłać do ZUS albo Centrali KRUS. Do kopii wniosku i zaświadczenia o wpisie należy dołączyć kopię dokumentu otrzymanego od naczelnika urzędu skarbowego (poświadczonego za zgodność z oryginałem).

Bez wnoszenia opłaty

Przy okazji warto podkreślić, że wniosek EDG-1 służy zarówno do dokonania wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, jak i zmiany we wpisie. Przy zmianie działalności gospodarczej warto wyjaśnić jeszcze jedną wątpliwość. Otóż, jak już wspomnieliśmy, przedsiębiorca musi zgłosić odpowiednie zmiany wpisu w ewidencji działalności gospodarczej. Część właścicieli firm nie jest pewna, czy złożenie wniosku związanego ze zmianą wpisu wiąże się z koniecznością wniesienia opłaty. Wyjaśnienie tej kwestii zawarte jest w art. 7a ust. 3 ustawy - Prawo działalności gospodarczej. Zgodnie z tym przepisem, zarówno wniosek o wpis, jak i zmianę wpisu do ewidencji działalności gospodarczej nie podlega opłacie.

Decyduje data zgłoszenia

Praktyczne problemy z właściwym wypełnienie wniosku ma część przedsiębiorców zamierzająca zmienić działalność swoich firm. Pociąga to bowiem za sobą konieczność zgłoszenia odpowiednich zmian wpisu w ewidencji działalności gospodarczej. Powstają wątpliwości, jaką datę dotyczącą dokonania zmiany należy wpisać we wniosku, a także w jakim terminie należy zgłosić zmiany danych objętych zgłoszeniem NIP.

Jak wyjaśniało Ministerstwo Gospodarki, zgodnie z przepisem art. 7d ust. 1 ustawy - Prawo działalności gospodarczej, przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić do organu ewidencyjnego w terminie 14 dni zmiany stanu faktycznego i prawnego odnoszące się do wykonywanej działalności gospodarczej. Jest to deklaracja przedsiębiorcy składana z reguły po wystąpieniu zmiany.

Zgodnie natomiast z przepisem art. 9 ust. 1c ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników zmiany danych objętych zgłoszeniem NIP należy zgłosić w terminie siedmiu dni.

Jak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Gospodarki, formularz wniosku zintegrowanego nie zawiera pola na wpisanie daty zmiany, tj. daty wstecznej, od której zmiana obowiązuje. Decydujące zatem będą tutaj daty zgłoszenia zmiany oraz wpisu zmiany.

Ważne

Wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej może być złożony również przez osoby, które nie posiadają numeru NIP

Przykład: Formularze do dokonania zmian

Właściciel firmy w najbliższym czasie będzie musiał dokonać bardzo istotnych zmian w zakresie wykonywanej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca ten nie ma pewności, czy w każdej sytuacji dokonuje zmian za pośrednictwem formularza zintegrowanego składanego w urzędzie gminy, czy też w niektórych przypadkach mogą okazać się niezbędne również inne druki.

Przedsiębiorca zgłaszający zmiany w zakresie wykonywanej działalności gospodarczej może znaleźć się w trzech sytuacjach:

● dokonuje zmian w zakresie danych wpisanych do ewidencji działalności gospodarczej,

● dokonuje zmian w ewidencji działalności gospodarczej, a także innych danych, które nie podlegają wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej,

● dokonuje wyłącznie zmiany danych niepodlegających wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej.

W dwóch pierwszych przypadkach zmiany dokonuje za pośrednictwem formularza zintegrowanego składanego w urzędzie gminy. W trzecim natomiast przypadku - jak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Gospodarki - zmianę zgłasza bezpośrednio w zainteresowanym urzędzie (np. rachunki bankowe w urzędzie skarbowym i jednostce ZUS) na odrębnych drukach.

Przykład: Wyrobienie pieczątki bez numeru REGON

Przedsiębiorca nie posiada numeru REGON. Chciałby natomiast wyrobić sobie pieczątkę firmową. Nie ma jednak pewności, czy może to zrobić. Otóż przy okazji zmiany zasad dotyczących rozpoczynania działalności gospodarczej znowelizowano m.in. przepisy ustawy o statystyce w części dotyczącej prowadzenia krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej REGON. Obecnie numer REGON nie jest już niezbędny przedsiębiorcy do funkcjonowania w obrocie gospodarczym czy urzędowym (poza statystyką publiczną). Jak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Gospodarki, posiadanie numeru REGON nie jest potrzebne do wyrobienia pieczątki firmowej.

Do 31 marca 2009 r. obowiązywał przepis art. 43 ust. 3 ustawy o statystyce publicznej, zgodnie z którym podmioty podlegające wpisowi do rejestru REGON w kontaktach urzędowych i związanych z obrotem gospodarczym były obowiązane do posługiwania się zaświadczeniem REGON i podawania tego numeru w pieczęciach firmowych i drukach urzędowych. Z dniem 31 marca 2009 r. przepis ten został uchylony.

Przykład: Rubryki do wypełnienia przy zmianie wpisu

Właściciel firmy planuje w najbliższym czasie zmienić zakres działalności swojego przedsiębiorstwa. Oznacza to, że będzie musiał zgłosić zmiany wpisu w ewidencji działalności gospodarczej. Powinienem zatem wypełnić we wniosku składanym w urzędzie gminy konkretne rubryki. Wypełnienie rubryk zależy od tego, jakie zmiany zgłasza przedsiębiorca. Jeżeli wniosek dotyczy zgłoszenia zmian wpisu w ewidencji działalności gospodarczej, to w części EDG-1 wypełnia się: 01.2, 02, 03.1, 03.2 - o ile nastąpiła zmiana właściwości naczelnika urzędu skarbowego, 04, 05, 06, 07.2 albo 07.3, 07.4, 07.5 oraz całe nowe brzmienie rubryk, w których dokonywana jest zmiana, z zaznaczeniem kwadratu przy nazwie rubryki.

Z kolei w części EDG-MW, o ile zmiana dotyczy dodatkowych miejsc wykonywania działalności, wypełnia się: 01.2 albo 01.3, 02, 03, 04, 0.5, 06.1 - o ile posiada numer PESEL, 06.2, 06.3, odpowiednio 07 lub 08.

Natomiast w części EDG-RB - o ile zmiana dotyczy rachunków bankowych lub nadanych w innych krajach podatkowych numerów identyfikacyjnych - przedsiębiorca wypełnia: 01, 02, 03, 04.1, 04.2 - o ile posiada numer PESEL, odpowiednio rubryki 05-09.

Część EDG-RD przedsiębiorca wypełnia jedynie, o ile jest to kontynuacja zmienianej rubryki 13 części EDG-1 albo zmienianej 07.18, albo zmienianej 08.18 części EDG-MW. Wypełnia zatem rubryki i pola: 01, 02, 03, 04 - o ile podlega ubezpieczeniu społecznemu rolników w KRUS, 05, 06.1 - o ile posiada numer PESEL, 06.2, 06.3 oraz 07.

Przykład: Posiadanie konta nie jest obowiązkiem

Pan Andrzej jest przedsiębiorcą. Czeka go zmiana danych dotyczących działalności. W formularzu jest część oznaczona jako EDG-RB, a dotycząca informacji o rachunkach bankowych. Właściciel firmy nie jest pewien, jak w obowiązującym systemie prawnym uregulowana jest kwestia posiadania rachunku bankowego przez przedsiębiorców i jak traktować część EDG-RB w przypadku wniosku o zmianę danych.

Otóż wątpliwości dotyczące konta bankowego wyjaśniło Ministerstwo Gospodarki. Jak podkreślono, w polskim systemie prawnym nie ma przepisu nakładającego obowiązek posiadania konta bankowego przez przedsiębiorcę. Posiadanie konta jest jednak wyjątkowo wymagane do przeprowadzania określonych typów transakcji czy płatności.

Nie ma także przepisu nakładającego na osobę zakładającą tzw. firmowy rachunek bankowy obowiązek przedkładania w banku zaświadczenia o wpisie w ewidencji działalności gospodarczej, numeru REGON czy też Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP). Jeżeli banki zgłaszają takie żądania, wynika to z ich regulaminów wewnętrznych, nie zaś z powszechnie obowiązujących przepisów. Ministerstwo Gospodarki również wyjaśniło, że EDG-RB jest integralną częścią wniosku. Służy do wskazania rachunku bankowego, o ile się go posiada.

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 7b ust. 10 ustawy z 19 listopada 1999 r. - Prawo działalności gospodarczej (Dz.U. nr 101, poz. 1178 z późn. zm.).

Ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095, z późn. zm.).

Ustawa z 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2009 r. nr 18, poz. 97).

Rozporządzenie Rady Ministrów z 24 marca 2009 r. w sprawie wzoru wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej (Dz.U. nr 50, poz. 399).