Jak można sprawdzić nowego kontrahenta

Niestety z powodu kredytu przybyło firm niewywiązujących się ze swoich zobowiązań. Dlatego zanim przedsiębiorca podpisze umowę z kontrahentem, powinien sprawdzić jego wiarygodność. Informacje o drugim przedsiębiorcy można uzyskać bezpośrednio od niego lub z rejestru dłużników niewypłacalnych (prowadzony jest w ramach Krajowego Rejestru Sądowego) oraz za pośrednictwem wywiadowni gospodarczych lub firm factoringowych.

Przedsiębiorca, jeszcze przed podpisaniem umowy, powinien poprosić kontrahenta o udostępnienie pewnych informacji i dokumentów. Ma prawo domagać się od niego wyciągów z rejestrów sądowych (jeżeli wpisany jest do Krajowego Rejestru Sądowego) lub z ewidencji działalności gospodarczej, odpisu decyzji o nadaniu mu numeru REGON, numeru NIP oraz zaświadczenia z urzędu skarbowego i z ZUS o niezaleganiu z podatkami i składkami na ubezpieczenia społeczne. Ponadto na żądanie przedsiębiorcy kontrahent powinien też udzielić informacji o tym, kto w imieniu jego firmy ma prawo podpisywać umowy i faktury. Planując współpracę z nowym partnerem, warto też uzyskać informacje na temat wielkości jego firmy, jej majątku, kontaktów handlowych oraz osób, które nią zarządzają. Zgromadzone dokumenty należy zatrzymać albo sporządzić z nich kserokopie. Informacje w nich zawarte mogą się przydać, gdyby partner okazał się nieuczciwy lub nie wywiązał się ze swoich zabowiązań i poszkodowany przedsiębiorca postanowi wystąpić z roszczeniem do sądu.

Przedsiębiorca może też sam spróbować zgromadzić wiedzę o nowym kontrahencie. Najwięcej informacji uzyska w Krajowym Rejestrze Sądowym, w którym otrzyma pełny opis interesującej go spółki. Natomiast w sytuacji, gdyby ten dokument okazał kontrahent, warto ustalić, kiedy został on wystawiony i czy jest aktualny.

Odpis z KRS dokładnie określa firmę, jej działalność (z wyszczególnieniem rodzaju i długości okresu jej istnienia), wielkość kapitału, a także wskazuje adres siedziby przedsiębiorcy, osobę właściciela oraz organy firmy i sposób ich reprezentacji. Pełny dokument zawiera również informacje o postępowaniach układowych i likwidacyjnych toczących się w związku z firmą, a także o wielkości wpisanych do rejestru, a nieuiszczonych należności publicznoprawnych i prywatnoprawnych.

Przedsiębiorca powinien zapoznać się również z aktami rejestrowymi kontrahenta, które znajdują się w KRS. Dzięki nim możemy uzyskać obraz finansowej sytuacji kontrahenta - akta niektórych firm zawierają sprawozdania finansowe z okresów rozliczeniowych. W dokumentach tych znajdują się też informacje o uchwałach podjętych przez organy firmy.

Informacje o majątku kontrahenta przedsiębiorca uzyska również z ksiąg wieczystych. Księgi prowadzone są dla nieruchomości i wpisane są w nich obciążenia ciążące na nich, są to np. hipoteka, która zabezpiecza ciążącą na nieruchomości pożyczkę.

Dane dotyczące kondycji firmy znajdziemy też w monitorach sądowym i gospodarczym. Publikowane są tam komunikaty o postępowaniach naprawczych i likwidacyjnych, prowadzonych w stosunku do firm zagrożonych niewypłacalnością. Ważnym źródłem informacji o kontrahencie są także biura informacji gospodarczej.

Niektóre firmy, bojąc się, że samodzielne zdobywanie informacji o kontrahencie może okazać się czasochłonne, wolą to zadanie powierzyć podmiotowi zewnętrznemu. I tak przygotowanie raportu o sytuacji finansowej, majątku, zadłużeniach i możliwościach płatniczych kontrahenta można zamówić w wywiadowni gospodarczej.

Najczęściej uzyskuje ona informacje z tych samych źródeł, z których może je zdobyć sam przedsiębiorca. Jednak wywiadownie dysponują też własnymi bazami danych. Ocena i monitoring kontrahenta to również jeden z podstawowych elementów usługi oferowanej przez firmy faktoringowe współpracujące z różnymi instytucjami: wywiadowniami gospodarczymi, biurami informacji gospodarczej, zagranicznymi partnerami działającymi na rynku odbiorców, bazami gromadzącymi informacje o statusie prawnym przedsiębiorstw. Dzięki temu szybko może sporządzić raport na temat kontrahenta.

Przedsiębiorca powinien również sprawdzić, czy jego kontrahent wywiązuje się z zobowiązań. Informacje o niezapłaconych zobowiązaniach można pozyskiwać bezpośrednio z biur informacji gospodarczej (BIG), które prowadzą rejestry dłużników (przedsiębiorców i konsumentów nieregulujących swoich zobowiązań). Biuro ujawnia informacje gospodarcze w formach określonych w regulaminie, w szczególności w drodze teletransmisji. Ujawnianie informacji gospodarczych przez biuro jest odpłatne. BIG ujawni wszystkie posiadane informacje gospodarcze w zakresie objętym wnioskiem, chyba że wierzyciel przekazując do biura informacje gospodarcze, zastrzegł, aby biuro nie ujawniało dotyczących go informacji.

● bazy rejestrowe (Krajowy Rejestr Sądowy, Ewidencja Działalności Gospodarczej),

● biura informacji gospodarczej (BIG),

● wywiadownie gospodarcze,

● firmy factoringowe,

● partnerzy biznesowi naszego kontrahenta,

● izby gospodarcze i branżowe,

● fora internetowe.

Katarzyna Wójcik-Adamska

gp@infor.pl