Każdy beneficjent dotacji z Unii musi się spodziewać kontroli

W trakcie realizacji projektu oraz w okresie trwałości (trzy lata po zakończeniu inwestycji w przypadku małych i średnich firm, pięć lat w przypadku dużych przedsiębiorców i innych rodzajów beneficjentów) każdy projekt współfinansowany ze środków UE podlega kontroli. Chodzi o sprawdzenie jego prawidłowej realizacji w zgodzie z umową o dofinansowanie oraz regulacjami polskiego oraz unijnego prawa. Kontrola może zostać przeprowadzona w siedzibie beneficjenta lub na miejscu realizacji projektu i obejmuje weryfikację pełnej dokumentacji projektowej, efekty rzeczowe, a nawet promocję. Beneficjenci, u których na miejscu odbywają się kontrole, są losowani, co oznacza, że nie każdy podmiot, który korzysta ze wsparcia z Brukseli, jest sprawdzany.

Nie ma ściśle określonych reguł, co do terminów czy liczby kontroli przeprowadzanych podczas trwania projektu. Pierwsze najczęściej przeprowadzane są po złożeniu pierwszego wniosku o płatność. Zdecydowana większość projektów poddawana jest kontroli również tuż po zakończeniu projektu i finalnym rozliczeniu, gdzie następuje weryfikacja przede wszystkim osiągniętych wskaźników inwestycji. Kontrola może być prowadzona zarówno przez podmioty bezpośrednio zaangażowane we wdrażanie instrumentów wsparcia ze środków UE, jak i inne instytucje do tego uprawnione.

Zgodnie z zasadami kontroli w programie Innowacyjna Gospodarka, na siedem dni przed beneficjent otrzymuje powiadomienie o wizycie kontrolerów. W jego treści jest wezwanie do przygotowania dokumentacji oraz obecności osób upoważnionych do odpowiadania na pytania. W przypadku kontroli doraźnej urząd nie musi zawiadamiać o niej beneficjanta lub może to zrobić dzień przed.

W razie stwierdzenia nieprawidłowości podczas wizyty kontrolnej komisja sporządza informację pokontrolną zawierającą zalecenia dla przedsiębiorcy, które należy wypełnić w określonym terminie. W pierwszej części powiadomienia urząd informuje o obowiązujących terminach: 14 dni na podpisanie i odesłanie zaleceń pokontrolnych lub zgłoszenie zastrzeżeń, 7 dni na odmowę podpisania informacji. Druga część pisma - informacji pokontrolnej, zawiera zidentyfikowane nieprawidłowości oraz zalecenia dla beneficjenta.

Do najgroźniejszych błędów, mogących skutkować wypowiedzeniem umowy o dofinansowanie należy rozpoczęcie realizacji projektu przed złożeniem wniosku o dofinansowanie (dotyczy to określonych typów pomocy publicznej). Jest to kwestia bardzo istotna, ponieważ wynikająca wprost z przepisów pomocowych. Kolejnym zagrożeniem są wprowadzane w projekcie zmiany bądź to o znaczącej skali bądź bez dochowania określonych procedur. Każdy beneficjent powinien mieć świadomość, że projekt opisany we wniosku o dofinansowanie jest istotną częścią zobowiązania i jakiekolwiek zmiany w stosunku do tego opisu są kwestią indywidualnie zgłaszaną i rozpatrywaną przez właściwe instytucje.

Do błędów mogących skutkować przeciąganiem się lub w najgorszym wypadku odmową wypłaty środków beneficjentowi zalicza się:

● naruszenie procedur zakupowych - konieczność licznych wyjaśnień oraz długotrwała weryfikacja zidentyfikowanych nieprawidłowości przedłuża proces wypłaty środków;

● nieprawidłowości w sposobie płatności na rzecz dostawców, np. poprzez centrum rozliczeniowe, poprzez kompensowanie zapłaty w ramach różnych faktur, częściowe opłacanie faktur (np. w związku z kaucjami gwarancyjnymi);

● niewłaściwe opisanie dokumentów księgowych, w tym faktur, oraz błędy rachunkowe - te jednak, przy przychylności instytucji kontrolującej, można w szybki sposób poprawić;

● nieprawidłowe prowadzenie dla projektu wyodrębnionej księgowości, do czego beneficjenta zobowiązuje wprost umowa o dofinansowanie.

@RY1@i02/2011/179/i02.2011.179.130.0007.001.jpg@RY2@

Standartowa procedura kontorli

● instytucja zarządzająca (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego),

● instytucja pośrednicząca (np. Ministerstwo Gospodarki, Ministerstwo Środowiska),

● instytucja wdrażająca (np. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Regionalna Instytucja Finansująca, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Ministerstwo Gospodarki),

● instytucja certyfikująca (Departament Instytucji Certyfikującej w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego),

● instytucja audytowa (Urząd Kontroli Skarbowej),

● przedstawiciele Komisji Europejskiej,

● inne instytucje, np. regionalne izby obrachunkowe, Urząd Zamówień Publicznych, NIK, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych OLAF, Europejski Trybunał Obrachunkowy.

W tej grupie problemów kluczową kwestią jest przedstawienie kontrolującym wymaganych dokumentów związanych z przeprowadzeniem procedur zakupu. Właściwie przeprowadzony i udokumentowany proces przetargowy jest jednym z najistotniejszych kryteriów kwalifikowania danego wydatku do wsparcia. Jak pokazuje praktyka, wymogi w tym zakresie nastręczają beneficjentom największych problemów. Beneficjent jest zawsze zobowiązany do zachowania zasad konkurencyjności, przejrzystości i jawności z dochowaniem staranności w celu uniknięcia konfliktu interesów w przypadku dokonywania zakupów w ramach projektu zarówno w zakresie zakupów o dużych wartościach jak i zakupów poniżej równowartości 14 tys. euro, nowych bądź używanych środków trwałych oraz zakupów od jedynego dostawcy danego produktu/usługi na rynku.

Właściwe udokumentowanie dostaw na rzecz dofinansowanego projektu jest również bardzo istotnym czynnikiem sukcesu. Wiele uwag pokontrolnych dotyczy bowiem udokumentowania umowy z dostawcą. Wiadomo, iż umowa taka jest wynikiem przeprowadzonej procedury zakupowej i jest ona wymagana. Brak wskazania konkretnie wymaganej formy sprawia, iż beneficjenci nie dochowują jej w sposób prawidłowy, np. brak kontraktu, brak podpisów obu stron na potwierdzeniach zamówienia itp.

Kolejnym istotnym problemem w trakcie kontroli jest brak wymaganych i związanych z dofinansowanym projektem oryginałów dokumentów oraz dostępu do systemów teleinformatycznych oraz danych w wersji elektronicznej. Jest to czynnik wpływający negatywnie na wynik kontroli oraz postrzeganie firmy beneficjenta jako sprawnie zarządzającej dofinansowanym projektem.

Zdecydowanym problemem w trakcie kontroli może się okazać reprezentowanie beneficjenta przez osoby niezaznajomione ze specyfiką projektu (np. w sytuacji zmiany na stanowisku kierownika projektu) i nieprzygotowane do niej. Należy pamiętać, iż każda informacja przekazana kontrolującym może nieść ze sobą określone konsekwencje. Przy wysokonakładowych projektach warto rozważyć asystę doświadczonych ekspertów w zakresie pomocy publicznej.

Mariusz Gawrychowski

mariusz.gawrychowski@infor.pl