Biznes będzie łatwiejszy, jeśli się nim podzielisz

- Ćwierć wieku temu większość przedsiębiorców samodzielnie zajmowała się księgowością. Obecnie robi to tylko 16 proc. z nich. Reszta albo zatrudnia specjalistę w firmie, albo zleca ten temat zewnętrznym biurom rachunkowym - mówi Adam Łącki, prezes Zarządu Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej. Jego zdaniem w tym samym kierunku zmierza również zarządzanie wierzytelnościami. - Nie da się wszystkiego zrobić samemu i przedsiębiorcy, którzy najszybciej to zrozumieją, będą w stanie rozwijać swoje firmy bardziej dynamicznie - dodaje.

Faktury prostsze niż księgi

Sukcesywnemu oddawaniu księgowości specjalistom w ostatnich 26 latach sprzyjały między innymi komplikujące się przepisy prawne oraz rosnące konsekwencje, w tym finansowe czy prawne, popełnionych błędów. Kiedy za błędy w księgowaniu można zostać ukaranym grzywną, a w skrajnych wypadkach nawet więzieniem, zdecydowanie bezpieczniej zdać się na eksperta dysponującego odpowiednią wiedzą i doświadczeniem.

Inaczej postrzegane jest zarządzanie fakturami. Przecież skoro umowa została zrealizowana, a faktura wystawiona, to nie ma się czym przejmować. Nic bardziej mylnego! Z badania "Audyt windykacyjny" przeprowadzonego na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso wynika, że prawie 72 proc. przedsiębiorstw z sektora MSP ma problemy z terminowym otrzymywaniem zapłaty od swoich kontrahentów.

- Wielu przedsiębiorców uważa, że zarządzanie fakturami jest proste. Wystarczy wystawić dokument, zaksięgować, wysłać kontrahentowi, a jak nie zapłaci, upomnieć się o płatność. Przecież każdy potrafi to zrobić. Rosnące dane o zadłużeniu wskazują, że nie jest to takie łatwe - mówi Radosław Koński, dyrektor departamentu windykacji Kaczmarski Inkasso. W bazie danych KRD BIG znajdują się informacje o 6 mln niezapłaconych zobowiązań o wartości 26,5 mld zł, z czego 5 mld zł to długi firm.

Zatrudniać czy zlecać

O formie, w jakiej będzie prowadzona obsługa faktur, powinien decydować przede wszystkim rachunek ekonomiczny. Im mniejsza jest firma, tym większe siły powinna ona zaangażować w działalność operacyjną, czyli taką, której efektem jest generowanie przychodów. Większość czynności niezwiązanych z podstawową działalnością powinno się zatem powierzać firmom wyspecjalizowanym w konkretnych zagadnieniach. Bardzo dobrym przykładem jest właśnie proces zarządzania wierzytelnościami. Przesunięcie na zewnątrz obsługi faktur nie tylko poskutkuje szybszym i skuteczniejszym spływem pieniędzy do firmy, ale z pewnością również uwolni sporo cennego czasu osób nią zarządzających.

Można też zatrudnić specjalistę u siebie. Tylko czy skuteczność własnego pracownika będzie równie wysoka jak zewnętrznego specjalisty? Tutaj każdy właściciel firmy, szef czy menedżer musi już odpowiedzieć sobie sam.

- Są jednak procesy, w których skuteczność zbliżoną do zewnętrznych ekspertów da się osiągnąć jedynie w przypadku dużych firm dysponujących odpowiednimi środkami - uważa Łącki.

Nie tylko windykacja

- Zarządzanie fakturą zaczyna się jeszcze przed podpisaniem umowy. Pierwszym etapem powinna być weryfikacja rzetelności płatniczej potencjalnego kontrahenta. Niestety, z badania "Audyt windykacyjny" wynika, że niemal połowa przedsiębiorców w Polsce tego nie robi. Tym samym świadomie naraża się na ryzyko braku zapłaty - mówi Maciej Ameljan, wiceprezes Rzetelnej Firmy, która promuje uczciwość płatniczą i wspiera przedsiębiorców w walce z zatorami.

Załóżmy, że kontrahent został wybrany, oferta zaakceptowana, umowa podpisana, a następnie zrealizowana. Pojawiła się więc faktura. Wiele firm stosuje bardzo prosty mechanizm zarządzania nią, czyli "wystawić i czekać". Niestety czasami czekać trzeba długo i do tego jeszcze sięgać po pomoc windykatorów lub prawników. Alternatywą jest nagrodzenie klienta... pochwałą i budowanie jego dobrej reputacji.

Na tym opiera się informacja o terminowych płatnościach. Większość konsumentów czy firm chce być postrzegana jako rzetelni, uczciwi klienci. Warto zatem umieścić informację o tym w biurze informacji gospodarczej. Dzięki temu mogą oni zbudować pozytywną historię i zadbać o lepszy wizerunek w oczach przyszłych kontrahentów.

- Większe zaufanie to także korzystniejsze warunki finansowe umów zawieranych w przyszłości - dodaje Adam Łącki.

To, że motywowanie informacją o terminowej płatności ma sens, potwierdzają także badania. Krajowy Rejestr Długów wspólnie z grupą swoich klientów wytypował trzy grupy firm, które spóźniały się z płatnościami. Zakomunikowano im następnie, że jeśli zaczną płacić szybciej informacja o tym trafi do biura informacji gospodarczej, a za jego pośrednictwem do innych przedsiębiorców. W grupie firm, gdzie średnie opóźnienie wynosiło od 15 do 30 dni, aż 54 proc. z nich zapłaciło faktury szybciej o 13 dni. Z kolei w grupie przedsiębiorców ze średnim opóźnieniem 31-50 dni, 37 proc. badanych zapłaciło swoje faktury szybciej o 20 dni. Im starszy dług, tym motywowanie jest mniej skuteczne.

- Cóż, w przypadku niektórych klientów skuteczna jest jedynie windykacja, a czasem dopiero droga sądowa - wyjaśnia Konrad Siekierka, radca prawny z kancelarii Via Lex.

Weryfikowanie kontrahentów, motywowanie i przypominanie im o terminie płatności, a także ewentualna windykacja lub nawet wejście na drogę sądową - to całkiem sporo zadań dla firmy, która musi się skupić przede wszystkim na działaniach skutkujących wzrostem sprzedaży. - Sensownym rozwiązaniem jest przekazanie ich zewnętrznemu partnerowi. Czasem, jak w przypadku KRD BIG, wystarczy podpisanie jednej umowy, która daje dostęp do konsorcjum firm zapewniających kompleksowe zarządzanie fakturami - podsumowuje Adam Łącki.

@RY1@i02/2015/224/i02.2015.224.20000050k.802.jpg@RY2@

Paweł Zawadzki

Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA