Zaufanie warto oprzeć na wiedzy

Biznesmeni w Polsce nie tylko nie ufają sobie nawzajem, ale też nie potrafią przekonać do siebie innych. Prawie połowa z nich nie ufa swoim partnerom na tyle, aby zdecydować się na zawarcie z nimi kontraktu. Równocześnie aż 35 proc. właścicieli firm przyznało, że do finalizacji wielu umów nie doszło dlatego, że to oni uchodzą za niesprawdzonych, a co za tym idzie niewiarygodnych w oczach potencjalnych kontrahentów.

Takie są wyniki badania "Kapitał społeczny i zaufanie w polskim biznesie", jakie na przełomie 2014 i 2015 roku przeprowadzone zostało na zlecenie Krajowego Rejestru Długów i Rzetelnej Firmy. Jego celem było zbadanie wzajemnych relacji pomiędzy firmami w kraju i określenie zaufania, jakim kontrahenci obdarzają się podczas współpracy.

Ufać trzeba, ale mądrze

Odpowiedzi te wskazują, jak wiele trzeba jeszcze zrobić, aby wśród naszych przedsiębiorców rozwinęło się przekonanie, że uczciwe prowadzenie biznesu nie jest trudne, a co więcej jest opłacalne. A opłacalne dlatego, że ci, którzy łamią normy uczciwości, będą - zarówno przez społeczność, jak i instytucje stojące na straży jego ładu - piętnowani. Dodatkowo - każda firma w łatwy sposób może zarządzać współpracą ze swoimi kontrahentami. Takie myślenie to pierwszy krok do zwiększenia poziomu kapitału społecznego w kraju.

Kapitał społeczny powstaje na styku kultury i instytucji. Kultura podbudowana jest normami etycznymi i wychowaniem i z niej wyrasta przekonanie, że warto jest być uczciwym. Z kolei za instytucjami stoi prawo. Jedną z nich jest właśnie Krajowy Rejestr Długów, który działa w oparciu o przepisy prawa oraz wspiera system sądowniczy, będący głównym strażnikiem zaufania w każdym praworządnym państwie. Co więcej, jedną z ról, jaką pełnią KRD oraz powiązane z nim spółki, jest edukacja i wspieranie przedsiębiorców w budowaniu skutecznej strategii zarządzania własnymi wierzytelnościami. Jej posiadanie jest bowiem podstawą sukcesu tych, którzy wiedzą, komu mogą zaufać.

Domino zaległości płatniczych

Jak wynika z danych Krajowego Rejestru Długów, niemal 83 proc. polskich firm ma mniejsze lub większe trudności z odzyskaniem należności od swoich kontrahentów. Niestety przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy, że niegroźnie wyglądający brak systematycznie i terminowo opłacanych faktur od kontrahentów może doprowadzić ich firmy do utraty płynności finansowej. Dodatkowo, prowadząc własną działalność, bardzo często widzą tylko dwa bardzo skrajne rozwiązania dla problemu spływu należności. Pierwszym z nich jest nie ufać innym i nie podejmować z nimi współpracy, co powoduje brak problemów z opóźnieniami w płatnościach, ale też - brak zysków. Drugim podejściem jest chwytanie okazji, które się trafią i zawierzanie niesprawdzonym partnerom. W wielu przypadkach prowadzi do dotkliwych strat finansowych, a także zachwiania zaufania do kontrahentów.

- Wielu przedsiębiorców wciąż zapomina o tym, że należy ufać, ale powinno być to zaufanie oparte na wiedzy czerpanej również z zewnętrznych i niezależnych źródeł - podkreśla Adam Łącki, prezes Zarządu Krajowego Rejestru Długów.

Kontrahent pod lupą

Już przed podpisaniem umowy z kontrahentem warto przyjrzeć się bliżej jego działaniom. A nawet dokładnie go prześwietlić. Jak jednak wynika z badania przeprowadzonego na zlecenie Rzetelnej Firmy, przedsiębiorcy rzadko to robią. 36 proc. firm decyduje się na jakiekolwiek sprawdzanie tylko w przypadku nawiązania kluczowych kontraktów. - Głównym powodem, dla którego przedsiębiorcy nie sprawdzają kontrahentów, jest właśnie ich mentalność. Nie mamy czasu, nie mamy zasobów, nie mamy świadomości, jak wiele od takiego sprawdzenia zależy - kusi nas zysk z transakcji, ale nie zabezpieczamy się przed potencjalnym ryzykiem - wyjaśnia Waldemar Sokołowski, prezes zarządu Rzetelnej Firmy.

Gdzie szukać dokładnych informacji o biznesowych partnerach? Bardzo wiele na temat finansowej oceny wizerunku kontrahenta powie nam sprawdzenie, czy nie widnieje on na liście dłużników. Obecność firmy w Krajowym Rejestrze świadczy o tym, że ma ona problemy z dotrzymywaniem terminów zapłaty. Mając taką wiedzę, przedsiębiorca może przygotować się na ewentualne kłopoty z wyegzekwowaniem płatności ze strony takiego kontrahenta. Co jednak najważniejsze - do negocjacji z partnerem zasiądzie wzbogacony o wiedzę na temat jego rzetelności płatniczej, która pozwoli mu wybrać tych, komu można ufać.

Jeśli współpraca ma być długofalowa, warto nieustannie monitorować kontrahenta w KRD. Pozwala to bowiem stale kontrolować sytuację finansową wybranych przez siebie firm. Kiedy w Krajowym Rejestrze Długów pojawi się wpis dotyczący np. wybranego kontrahenta partnera biznesowego, przedsiębiorca natychmiast zostaje o tym powiadomiony. W ten sposób dowiaduje się o zadłużeniu danej firmy, zanim straci ona wypłacalność. Szybka reakcja na problemy finansowe kontrahenta pozwala w porę przygotować się na kłopoty.

Nie wystarczy wystawić fakturę

O tym, że zależy nam na własnych pieniądzach nie należy zapominać nawet w momencie wystawiania faktury. Warto więc stosować pewnego rodzaju przypomnienia, w postaci chociażby pieczęci prewencyjnej. To skuteczne narzędzie dyscyplinujące kontrahenta do terminowego regulowania zobowiązań, przy tym jest stosunkowo tanie i proste do wdrożenia. Umieszczenie jej na wystawianych fakturach, notach odsetkowych, wezwaniach do zapłaty i innych dokumentach handlowych jest czytelną informacją, że dany przedsiębiorca w obszarze zarządzania należnościami współpracuje z Krajowym Rejestrem Długów lub z firmą windykacyjną.

Gdy klient jednak nie płaci

Wielu dłużników do spłaty należności mobilizuje możliwość znalezienia się w rejestrze dłużników lub pieczęć prewencyjna. Inni potrzebują więcej czasu na zapłatę. Jeśli konsensus nie zostanie wypracowany, trzeba uruchomić procedurę windykacyjną. Jest to trzeci z elementów udanej strategii zarządzania należnościami, o jakiej pamiętać powinien każdy przedsiębiorca. Stosując dwa pierwsze elementy, czyli prewencję i monitoring, mamy olbrzymią szansę, że uniknie się konieczności dochodzenia spłaty za wystawione faktury w ten właśnie sposób, ale warto jest mieć przygotowane wcześniej procedury windykacyjne. I co ważne - przypomnienie o zapłacie faktury rozpocząć należy już w pierwszym dniu po terminie zapłaty. Pokaże to, że pamiętamy o własnych rachunkach i dbamy o ich spływ. W przypadku gdy kontrahent celowo zwleka z zapłatą, a działania upominawcze okażą się zbyt obciążające dla wewnętrznych zasobów firmy, warto jest skorzystać z usług profesjonalnej firmy windykacyjnej.

Profesjonalnie i na zlecenie

Obecnie firmy te oferują nie tylko bardzo elastyczne i indywidualne podejście do klienta, ale też oparty na szacunku stosunek do dłużnika, co jest szczególnie istotne w procesie odzyskiwania należności korporacyjnych. Rolą doświadczonego negocjatora jest znalezienie najlepszych warunków spłaty zadłużenia, aby jak najszybciej rozwiązać problem i uchronić dłużnika przed pułapką "spirali długów". Najczęściej stosowaną formą są: systemy spłat ratalnych, podpisywanie ugód lub restrukturyzacja bieżącego zadłużenia.

Głównym celem windykacji polubownej jest zatem osiągnięcie takich efektów, by dłużnik sam chciał porozumienia. To najszybsza i najtańsza droga do wyegzekwowania należności, która pozwala odzyskać pieniądze bez narażania na szwank relacji biznesowych.

- Przedsiębiorstwo, które decyduje się na współpracę z zewnętrzną firmą windykacyjną, zyskuje dodatkowy argument w negocjacjach z dłużnikiem, a także buduje swój wizerunek jako tego, który wie, jak odzyskiwać długi. Firmy zajmujące się windykacją zapewniają też wyższą ściągalność, ponieważ charakteryzują się bardziej elastycznym podejściem do problemu zadłużenia - wyjaśnia Joanna Zawadzka, dyrektor departamentu sprzedaży usług windykacyjnych w Kaczmarski Inkasso, firmy specjalizującej się w odzyskiwaniu należności na zlecenie.

Ustawą w dłużnika

Kiedy kontrahent przestaje terminowo regulować płatności, w sukurs wierzycielowi idzie również ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, która weszła w życie 28 kwietnia 2013 r. i zgodnie z którą firmy nie mogą w nieskończoność wydłużać terminów płatności. Według ustawy przedsiębiorca, który dostarczył towar lub usługę innej firmie, nie powinien czekać na wynagrodzenie dłużej niż 60 dni kalendarzowych. Termin ten można wydłużyć, jeśli przedsiębiorcy uwzględnią to w umowie i jeśli postanowienie to nie będzie rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. W przypadku gdy termin zapłaty określony w umowie jest dłuższy niż 30 dni, wierzyciel ma prawo żądać od dłużnika odsetek ustawowych. Jeśli zaś wierzyciel rozpocznie windykację, to, zgodnie z ustawą, może żądać od dłużnika zwrotu nie tylko samego długu, ale również wszystkich kosztów, jakie poniósł on, aby te pieniądze odzyskać.

- To właśnie na zapisach tej ustawy oparliśmy jeden z naszych flagowych produktów: usługę "Wezwanie do zapłaty na koszt dłużnika" - przypomina Joanna Zawadzka. - Powstała ona we współpracy z Krajowym Rejestrem Długów, ponieważ dzięki temu jesteśmy w stanie zapewnić polskim firmom pełne wsparcie przy odzyskiwaniu ich należności.

Proces odzyskiwania należności, prowadzony przez Kaczmarski Inkasso w drodze negocjacji polubownych, zostaje uzupełniony o możliwość dopisania dłużnika do Krajowego Rejestru Długów. Dzięki temu znacząco wzrasta efektywność tego procesu oraz skraca się czas odzyskania długu. Przekazanie informacji o zadłużeniu partnera biznesowego do biura informacji gospodarczej ma charakter represji za złamanie zasady uczciwości. Dodatkowo ostrzega innych przed takim nierzetelnym klientem, a przez to niejako wyklucza go z obiegu gospodarczego lub bardzo mu funkcjonowanie w nim utrudnia.

- Wykorzystywanie wielu dostępnych na rynku narzędzi nacisku na nierzetelnych partnerów ma wyraźny aspekt edukacyjny. Nie tylko pokazujemy kontrahentowi, że mamy wypracowane konkretne procedury odzyskiwania należności, ale przekazując informacje o długach do biura informacji gospodarczej, podkreślamy, że stoją za nami przepisy prawa. Skorzystanie z takiej formy ostracyzmu wyraźnie zwiększa skuteczność działań windykacyjnych. Również tych podejmowanych przez profesjonalnych negocjatorów - podkreśla Radosław Koński, dyrektor departamentu windykacji w firmie windykacyjnej Kaczmarski Inkasso.

Z doświadczeń Kaczmarski Inkasso wynika, że największe szanse odzyskania należności istnieją wtedy, kiedy od jej powstania nie upłynęło więcej niż trzy miesiące (72 proc.). Prawdopodobieństwo, że dłużnik spłaci należność, której termin przeterminowania przekracza rok, spada do 26 proc. Ważne jest więc, by na problem z brakiem płatności reagować tak szybko, jak to możliwe. Jeżeli jednak działania polubowne nie przyniosą skutku, warto pamiętać o możliwości skierowania sprawy do sądu.

Wiele lat - wiele zmian

Polska gospodarka rynkowa istnieje od 25 lat. Przez ten czas nasz kraj przeszedł wiele przemian i reform, pnąc się po europejskiej drabinie sukcesu. Krajowy Rejestr Długów, instytucja, która rozwija bezpieczeństwo finansowe w kraju, będzie obchodzić niedługo swoje dwunaste urodziny. Przez ten czas firma ta nie tylko rozszerzyła znacząco zakres swojego działania, ale zgromadziła wokół siebie tych, którzy zgadzają się z głoszonymi przez nią wartościami i dbają o bezpieczeństwo finansowe przedsiębiorstw na różnych etapach procesu obsługi należności.

- Patrząc wstecz widzę, jak wiele zmieniło się już w mentalności Polaków. Ale przed nami ciągle jeszcze długa droga, bo wciąż wielu z nas podejmuje poważne decyzje finansowe - firmowe czy osobiste, opierając je tylko na przekonaniu, że się uda. Naszym celem jest zaszczepić w Polakach świadomość, że w każdej podejmowanej decyzji ważne jest zaufanie. Ale takie, które oparte będzie na wiedzy. To pozwoli nam powiedzieć, że jesteśmy dojrzałym społeczeństwem - podkreśla Adam Łącki, prezes zarządu Krajowego Rejestru Długów.

@RY1@i02/2015/119/i02.2015.119.13000060i.803.jpg@RY2@

Zarządzanie należnościami to nie tylko windykacja

@RY1@i02/2015/119/i02.2015.119.13000060i.804.jpg@RY2@