Spendeo by Edenred - polski standard w obsłudze wydatków służbowych

Każdy przedsiębiorca stawia na rozwój firmy. Z takim założeniem nierozerwalnie wiążą się wydatki. Jeśli dołożymy do tego fakt, że coraz więcej firm działa na arenie międzynarodowej, znaczącym wydatkiem przedsiębiorstwa stają się m.in. podróże służbowe. Potwierdza to także raport The Global Business Travel Association, z którego wynika, że w 2015 r. wydatki na podróże służbowe sięgną niemal 1,2 bln dolarów, czyli wzrosną o 6,9 proc. w porównaniu z rokiem 2014. Generowane koszty dotyczą nie tylko floty samochodowej, opłat drogowych, zakupu biletów kolejowych, lotniczych, hoteli, ale również kosztów reprezentacyjnych czy naliczanych diet. Nie bez znaczenia pozostają koszty operacyjne związane z rozliczeniami, tj. konieczność utrzymywania kas, w tym również walutowych, obieg papierowej dokumentacji, ręczne naliczanie diet, dodatkowe etaty, utrzymywanie kilku narzędzi (kilka kart, kilka systemów).

Każdy wydatek trzeba rozliczyć

W Polsce większość procesów dotyczących rozliczeń wydatków służbowych odbywa się w formie dokumentacji papierowej (77 proc. autoryzacji delegacji, 82 proc. akceptacji wypłaty zaliczki, 77 proc. rozliczeń wydatków) - wynika z badań przeprowadzonych na zlecenie Edenred przez firmę Nielsen. Najczęściej stosowanym narzędziem do rozliczania jest Excel. Blisko 80 proc. firm stosuje zaliczki lub pracownicy angażują środki własne na wydatki służbowe. Wszystko to powoduje, że proces obliczania diet, rozliczania wydatków i księgowań jest długi i uciążliwy, a tym samym kosztowny. Można to jednak zmienić. Jak? Korzystając z systemu kompleksowej obsługi wydatków służbowych - Spendeo by Edenred®.

Korzyści dla firmy i pracowników

Spendeo by Edenred® to nowoczesne narzędzie dostosowane do polskiej specyfiki, które opiera się na połączeniu w jedno zintegrowane narzędzie dwóch elementów: karty płatniczej oraz platformy obsługującej proces rozliczeń między pracodawcą i pracownikiem.

Przedsiębiorcy przy pomocy jednego narzędzia mogą usprawnić wiele procesów, co pozwala na redukcję kosztów, minimalizację papierowej dokumentacji czy sprawniejsze księgowanie. Spójna i przejrzysta informacja oraz bieżąca kontrola zasadności wydatków pozwalają zaoszczędzić konkretne kwoty. Korzyści z tego systemu ma też pracownik. Realizuje on swoje zadania podczas delegacji, bez angażowania prywatnych środków lub pobierania zaliczek, za to z nowoczesną kartą płatniczą Spendeo oraz platformą, która ułatwia i przyspiesza proces rozliczeń.

Wygoda i funkcjonalność

Jak to narzędzie działa w praktyce? Wyobraźmy sobie, że pracownik wybiera się w delegację. Zgłasza na platformie Spendeo wniosek delegacyjny wraz z kwotą szacowaną na pokrycie wydatków. Po akceptacji, przydzielona zostaje mu karta płatnicza dostosowana do polityki wydatków obowiązującej w firmie. Karta Spendeo zastępuje zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówkowym. Dodatkowo karta Spendeo jest wygodną alternatywą dla kilku innych kart: paliwowych, taksówkowych czy bankowych. Pracownik podróżujący w celach biznesowych swobodnie, ale zgodnie z ustalonymi regułami, używa karty korzystając z największej na świecie sieci akceptacji MasterCard. W razie nieprzewidzianych sytuacji, np. konieczności naprawy auta, czy przedłużenia podróży, może zgłosić wniosek o doładowanie karty, który realizowany jest w czasie rzeczywistym.

Wprowadzenie Spendeo pomaga zaoszczędzić czas konieczny na rozliczanie wydatków służbowych, zarówno z punktu widzenia pracownika, jak i działów operacyjnych. Wszystkie transakcje są na bieżąco monitorowane, a płatności niezgodne z ustalonymi zasadami, są wyróżnione w systemie, co ułatwia ich wyjaśnienie. Tym samym menedżer kontroluje budżet delegacyjny swojego zespołu. Platforma porządkuje wszystkie wydatki w jednym miejscu, co pozwala pracodawcy z jednej strony na bieżącą kontrolę ich zasadności, a z drugiej przyspiesza procesy rozliczeń z pracownikiem. Ponadto dzięki konsolidacji danych Spendeo jest narzędziem analitycznym umożliwiającym m.in. analizę struktury wydatków, porównanie kosztów pomiędzy pracownikami. Analiza wydatków ponoszonych z tytułu pozyskania lub obsługi Klientów pomaga w konstruowaniu ofert czy badaniu rentowności projektów.

@RY1@i02/2015/081/i02.2015.081.13000030d.802.jpg@RY2@

Agnieszka Dolka,

dyrektor linii biznesowej ‘Expense Management’ w Edenred Polska

@RY1@i02/2015/081/i02.2015.081.13000030d.103.gif@RY2@