Outsourcing receptą na deficyt specjalistów

W lipcu, według GUS, stopa bezrobocia w kraju wyniosła 5,9 proc. Dla porównania, przed rokiem sięgała 7 proc. To oznacza, że zatrudnienia nie ma niecałe 970 tys. osób. A będzie ich jeszcze mniej.

Znalezienie sposobu na poradzenie sobie z brakiem rąk do pracy staje się dla pracodawców priorytetem, a w dodatku nasila się presja płacowa. Rozwiązanie problemu może przynieść zainwestowanie w nowe maszyny, wymagające mniejszego nakładu pracy. Nie wszędzie jednak znajdzie ono zastosowanie, jest też kosztowne.

Alternatywą może być outsourcing, szczególnie w tych obszarach, w których wyeliminowanie czynnika ludzkiego jest trudne. Mowa m.in. o dziale księgowym, prawnym czy podatkowym. Jak wynika z ostatniego raportu KPMG, już prawie 6 na 10 podmiotów gospodarczych korzysta z pomocy zewnętrznych specjalistów w tym zakresie. Do tego im mniejsza jest firma tym bardziej popularne jest zlecanie tego rodzaju usług.

Zapewne duża w tym zasługa rozwoju tego rynku w Polsce. Rosnąca konkurencja ma przełożenie na ceny.

Jednak to nie jedyne powody, dla których firmy decydują się na zewnętrznych specjalistów od prawa, podatków i księgowości. – Skłania je do tego duża liczba nowych regulacji dotyczących obrotu gospodarczego. Bycie z nimi na bieżąco wymaga coraz więcej czasu. Firmy też rozwijają się w coraz to nowych obszarach – tłumaczy Paweł Barański, partner w dziale doradztwa podatkowego w KPMG w Polsce. Do tego dochodzą wzmożone kontrole podatkowe i związane z nimi obawy firm, że z powodu nieznajomości przepisów poniosą konsekwencje.

Eksperci nie ukrywają, że dziś jeden prawnik w firmie to za mało. Trzeba korzystać z całego ich sztabu, by być dobrze zaznajomionym z ciągle zmieniającymi się przepisami. Podobnie jest, jeśli chodzi o księgowość.

Własny dział prawny, podatkowy czy księgowy wiąże się z ogromnym wydatkiem. – Z naszych obliczeń wynika, że musielibyśmy wyłożyć na ten cel przynajmniej 300 tys. zł rocznie. Uznaliśmy, ze taniej nas wyjdzie nawiązanie stałej współpracy z kancelarią prawną. I faktycznie, koszty są o ponad połowę niższe, a przy tym zyskaliśmy dodatkową powierzchnię w firmie – tłumaczy Jan Wieczorek, właściciel rodzinnej firmy budowlanej z Mazowsza.

Z tego samego powodu na kancelarię prawną zdecydowały się Zakłady Mięsne Werbliński.

– W naszym przypadku przeważył także fakt, że z usług prawniczych nie potrzebujemy korzystać na co dzień. Nie jesteśmy dużym przedsiębiorstwem, dlatego utrzymywanie własnego działu nie ma sensu. Zwłaszcza teraz, gdy wynagrodzenia rosną, zwłaszcza specjalistów – tłumaczy Daniel Grzesiak, reprezentujący firmę.

Zlecanie usług na zewnątrz pozwala jeszcze bardziej niż kiedyś zoptymalizować koszt.

W tej chwili mówi się o oszczędnościach nawet na poziomie ponad 20 proc. w stosunku do tego, co trzeba by było wydać, inwestując we własny dział księgowy, podatkowy, czy prawny. – Firma, outsourcingując usługi na zewnątrz pośrednio otrzymuje też dostęp do rozwiązań, z których korzysta usługodawca. Tym samym odchodzą wydatki na wdrożenie nowej technologii w firmie – mówi Paweł Barański. Chodzi przede wszystkim o oprogramowanie, które automatyzuje powtarzalne czynności. Mowa np. o aplikacjach wykorzystywanych przy rejestracji czasu pracy, dzięki którym można sprawnie zarządzać grafikiem i urlopami oraz zautomatyzować wszystkie procesy kadrowo-płacowe, i aplikacjach używanych przy wypełnianiu cyklicznych dokumentów kadrowych. Odchodzą też wydatki związane z zapewnieniem bezpieczeństwa danych. Archiwizowanie dokumentów jest bowiem po stronie usługodawcy.

Outsourcing pozwala też ograniczyć konsekwencje wynikające z ewentualnego popełnienia błędu przy wypełnianiu dokumentów i opłacaniu należnych składek. Choć z reguły zawsze odpowiada zleceniodawca, wiąże go umowa z firmą outourcingową, która działa w jego imieniu. Tym samym może dochodzić od niej naprawienia powstałych szkód.

Firmy zlecające usługi na zewnątrz podkreślają, że outsourcing pozwala też na odciążenie z nadmiaru pracy, a co za tym idzie, na skupienie się na podstawowej działalności. Będzie to szczególnie widoczne, jeśli w przedsiębiorstwie większość działań niezwiązanych z głównym biznesem zostanie wydzielona na zewnątrz. To o tyle proste, ze dziś outsourcing rozwija się niemal w każdym segmencie: w IT, transporcie, usługach porządkowych, cateringu.

Pozostaje jeszcze pytanie, czy wydzielając usługi na zewnątrz, skupiać się na współpracy z jedną firmą czy kilkoma. Oba rozwiązania mają wady i zalety. Współpraca z jedną firmą gwarantuje poczucie bezpieczeństwa, wynikające z kompleksowości świadczonej usługi, oszczędność czasu, pieniędzy, bo z reguły w pakiecie jest taniej. Z drugiej strony trzeba liczyć się z dłuższym czasem reakcji oraz tym, że ograniczamy się do wiedzy i doświadczenia tylko jednego zespołu specjalistów. Zawsze też jest ryzyko, że skład zewnętrznych specjalistów zostanie ograniczony z powodu np. zmiany koniunktury na rynku.