W delegację można pojechać taniej

Zaledwie 14 proc. firm z sektora MSP ma pracowników wyspecjalizowanych w organizacji wyjazdów biznesowych – podaje Instytut Badań Rynkowych i Społecznych (IBRIS), który w ubiegłym roku przeprowadził analizę na zlecenie Diners Club Polska. W kolejnych ponad 30 proc. zleca się tego rodzaju zadania jako dodatkowy obowiązek, najczęściej osobom zatrudnionym w dziale administracyjnym, sekretarce lub asystentce zarządu. W dużych przedsiębiorstwach sytuacja jest lepsza, ale wciąż daleka od ideału. Powszechną zasadą jest, że pracownik udający się na wyjazd służbowy musi sam sobie go zorganizować, do tego często za własne pieniądze, bo dopiero po powrocie rozlicza się z poniesionych wydatków z pracodawcą. Ma to słabe strony. Przygotowanie wyjazdu zajmuje sporo czasu, bo pracownik robi to, wykonując jednocześnie inne obowiązki. Dlatego niekiedy rezerwacji biletów lotniczych, kolejowych czy noclegu robiona jest na ostatnią chwilę, poprzez pierwszy wyświetlony w wyszukiwarce portal, a więc bez porównania kosztów. Jest zatem to również rozwiązanie nieefektywne. Trudniej z tego powodu zapanować nad budżetem na podróże służbowe. Nie buduje się też z przewoźnikami czy hotelarzami bliższych relacji, które z czasem mogą przekładać się na rabaty czy preferencyjne traktowanie w przypadku dużego obłożenia.

– Korzystanie za każdym razem z tej samej sieci hotelowej pozwala wynegocjować stałą stawkę za nocleg. Ma to szczególne znaczenie, gdy wyjazd odbywa się np. w sezonie targowym, w którym ceny szybują bardzo w górę – wyjaśnia Joanna Kontkiewicz-Studzińska menedżer marketingu na Europę Centralną w firmie Amadeus Polska.

Posiadanie działu ds. podróży służbowych wiąże się z dodatkowymi nakładami. Trzeba zatrudnić fachowców, stworzyć im miejsca pracy. Zdaniem ekspertów ma to uzasadnienie w dużych przedsiębiorstwach, które miesięcznie organizują kilkadziesiąt wyjazdów dla swoich pracowników. W przypadku mniejszych firm lepszym rozwiązaniem jest outsourcing, który nie jest obecnie już tak kosztowny jak przed laty, do czego przyczynił się wzrost konkurencji na tym rynku.

Z jakim wydatkiem trzeba się liczyć? – Od planowanego budżetu będzie to prowizja na poziomie około 2 proc. Dla porównania w przypadku firm specjalizujących się w eventach stawka sięga 10 proc. – komentuje Joanna Kontkiewicz-Studzińska.

Jeśli firma wysyła pracowników w delegację przynajmniej kilka razy w miesiącu, może liczyć na specjalne traktowanie przez niektórych pośredników. Na przykład firma Polish Travel nie wymaga od takiego partnera przedpłat, a rozliczenie dokonywane jest po wykonaniu zlecenia. Można też liczyć na szybkie przygotowanie kosztorysu podróży, do tego po preferencyjnych cenach. Jak usłyszeliśmy w Polish Travel, standardem jest jeden dzień, choć niektórzy pracodawcy wymagają rezultatu już po dwóch godzinach.

Na korzyść zewnętrznych pośredników przemawia skala ich działania. Mają dostęp np. do noclegów na korzystniejszych warunkach. Nie rezerwują poza tym biletów czy pokoi hotelowych na ogólnie dostępnych serwisach, a bezpośrednio w sieciach hotelowych czy u przewoźników. To pozwala im dopasować ofertę do potrzeb klienta, ale i jego budżetu.

Otrzymuje się jeszcze coś – opiekę nad podróżującym pracownikiem. W sytuacji gdy samolot zostanie odwołany, przebukowaniem biletu na inny lot nie zajmuje się on sam, a właśnie zewnętrzny operator, co pozwala sprawniej przeprowadzić całą procedurę.

– Podam przykład z własnego życia. Podczas jednej z podróży zostałam okradziona. Biuro organizujące dla mojej firmy wyjazdy służbowe wzięło na siebie całość kosztów związanych z moim pobytem. Tym samym mogłam spokojnie kontynuować wyjazd, nie martwiąc się o to, jak ureguluję rachunki – mówi Joanna Kontkiewicz-Studzińska.

Konkurencja sprawia, ze nie tylko spadły ceny usług zewnętrznych operatorów, ale też wielu z nich nie wymaga zawierania umów na wyłączność.

Czym kierować się przy wyborze zewnętrznego pośrednika? Ważne są doświadczenie i skuteczność. Właściciele firm zwracają uwagę na jeszcze jeden aspekt: pracownik na stałe współpracujący z firmą. – W sytuacji gdy podróże organizuje za każdym razem inna osoba, nie ma ona możliwości poznania dokładnie potrzeb zleceniodawcy. Wydłuża to też całą procedurę. Bywa, że na przedstawienie oferty trzeba czekać nawet trzy dni – mówi Krzysztof Podgórski, właściciel przedsiębiorstwa specjalizującego się w eksporcie owoców i warzyw.

Wielu pośredników największym klientom oferuje nawet możliwość umieszczenia pracownika na miejscu w przedsiębiorstwie. Taki standard stosuje m.in. Global Airline Services.