Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym prowadzonym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który jest jednocześnie administratorem danych w nim zawartych.

Od 1 stycznia 2024 roku państwa członkowskie Unii Europejskiej będą mogły nałożyć na podatników obowiązek wystawiania faktu elektronicznych bez konieczności uzyskania decyzji derogacyjnej od KE. Od 2028 roku to rozwiązanie powinno być obligatoryjne w całej Unii Europejskiej, data nie jest jednak potwierdzona. System zaprezentowany przez Komisję Europejską określany jest jako VAT in Digital Age (ViDA). Ma on na celu dostosowanie obecnego systemu rozliczeń VAT do współczesnych wyzwań ery cyfrowej.

Z początkiem lipca 2024 r. zmieni się sposób poprawiania błędów w fakturach. Nikt już nie wystawi noty korygującej, i to nawet w tych wyjątkowych sytuacjach, w których faktury nie będą wystawiane przy użyciu KSeF.

Wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga zmian w przepisach wykonawczych dotyczących wystawiania faktur oraz samego korzystania z KSeF. Ministerstwo Finansów opublikowało w tym zakresie dwa projekty rozporządzeń.

Niektóre z nich trzeba będzie odpowiednio oznaczać. I w błędzie są ci, którzy sądzą, że to perspektywa dopiero 2025 r. Dokonujący zapłaty w modelu podzielonej płatności będą mieli ten dodatkowy obowiązek już wcześniej. 

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur zmieni naprawdę bardzo wiele – od sposobu pracy księgowych z dokumentem, jakim jest faktura, poprzez zmiany w uprawnieniach współpracujących podmiotów, aż po konieczność modyfikacji umów z firmami outsourcingowymi.

Często podatnicy zakładają, że bardziej efektywne będzie przekazywanie dokumentów w dotychczasowy sposób, a nie przez elektroniczny system administracji skarbowej. Aby to sobie zapewnić, muszą jednak podjąć określone działania z odpowiednim wyprzedzeniem.