Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Dopóki fakturze ustrukturyzowanej nie został nadany numer KSeF, dopóty nie można przekazać jej wizualizacji nabywcy, jeżeli ten jest podatnikiem VAT – stwierdził dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Od środy 1 kwietnia 2026 r. kolejna, największa grupa podatników VAT musi wystawiać faktury przy użyciu KSeF. Taki obowiązek mają również zwolnieni z podatku, jeżeli tylko inny przedsiębiorca zażąda od nich faktury.

Od 1 kwietnia 2026 r. w Krajowym Systemie e-Faktur będą się pojawiać kolejne udogodnienia dla przedsiębiorców. Łącznie będzie ich 25 – zapowiedział Marcin Łoboda, szef Krajowej Administracji Skarbowej, podczas konferencji prasowej.

Dostęp do danych znajdujących się w Krajowym Systemie e-Faktur ma mieć nie tylko skarbówka, ale też wiele innych organów państwowych. Szczegóły transakcji poznają m.in. prokuratorzy, sądy, UOKiK, ale też… Państwowa Inspekcja Roślin i Nasiennictwa.

Na fakturze w KSeF brakuje dwóch pól - wykazaliśmy na łamach Dziennika Gazety Prawnej w artykule "Faktury w KseF są niezgodne z ustawą o VAT". Wydawałoby się, że tylko te pola dodać i problem rozwiązany. Nic bardziej mylnego, jesteśmy dopiero na etapie dyskusji.

Najmniejsze firmy, które nie mają jeszcze obowiązku wystawiania faktur w KSeF, obawiają się o bezpieczeństwo danych, o przerwy w działaniu systemu oraz błędy wynikające z nowych procedur. Inne firmy za atut wdrożenia systemu uznają rezygnację z przechowywania papierowych faktur oraz większą automatyzację procesów.

Od początku działania KSeF 2.0 nie wystąpiła jakakolwiek awaria systemu informatycznego. Odnotowano jedynie chwilowe utrudnienia w logowaniu do niego, gdy podatnik uwierzytelniał się poprzez Profil Zaufany – poinformował w odpowiedzi na poselską interpelację Zbigniew Stawicki, wiceminister finansów i zastępca Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Wprawdzie dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej wyjaśnił, w jaki sposób należy poprawić błędne dane w elemencie Podmiot3, ale pojawiają się wątpliwości, czy takie – wymuszone względami technicznymi – rozwiązanie jest zgodne z prawem. Można się więc obawiać, że rozstrzygnie to dopiero unijny trybunał.

Trwają szkolenia z KSeF dla poszczególnych branż. Niektóre informacje siłą rzeczy się powtarzają, bo dotyczą ogólnej wiedzy o KSeF i zawierają podstawowe wskazówki, od czego zacząć, żeby móc wystawiać faktury ustrukturyzowane. Ale są też informacje dedykowane dla przedsiębiorców z konkretnych branż.

Szczególnej uwagi wymaga sytuacja, gdy osoba z biura rachunkowego ma wystawiać dokumenty sprzedażowe klienta. Dla bezpieczeństwa i komfortu obu stron trzeba w umowie określić zarówno zakres niezbędnych do tego danych podatkowych, jak i sposób ich przekazywania księgowemu.

Podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo lub wykonujący czynności wyłącznie zwolnione z VAT na rzecz innych podatników będą musieli wystawiać faktury przy użyciu KSeF, jeśli wobec tych faktur nie będą miały zastosowania żadne wyłączenia lub przepisy epizodyczne pozwalające na ich wystawienie poza KSeF. Tak wyjaśniło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie jednego z wydawnictw.